Пособие - навигатор от 28.03.2022
Автор: Пупкевич Т.

Текст документа: оформляем правильно

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив

Текст документа: оформляем правильно

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

28.03.2022

Обратите внимание!

С 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

В ближайшее время материал будет приведен в соответствие с нормами новой редакции.

В материале приведены требования к оформлению текста документа.

Эти требования содержат:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83;

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Справочно

Организационно-распорядительная документация - документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (подп.3.2.4 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18).

В состав организационно-распорядительной документации входят такие виды документов, как:

• постановление;

• распоряжение;

• приказ;

• решение;

• инструкция;

• положение;

• правила;

• протокол;

• акт;

• письмо;

• докладная и объяснительная записки;

• заявление;

• представление.

Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований (п.67 Инструкции по делопроизводству).

Основные признаки

Содержание

Норма

Язык делопроизводства и документации

Русский и белорусский

Пункт 69 Инструкции по делопроизводству

Язык документов, направляемых за пределы республики

Составляются на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке

Построение предложений

Согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков преимущественным является употребление простых распространенных предложений

Пункт 70 Инструкции по делопроизводству

Употребление терминов и определений

Употребляются установленные действующими стандартами и терминологическими словарями

Пункт 71 Инструкции по делопроизводству

Неупотребление определенных слов и выражений

В тексте документа не допускается употребление:
- просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;
- иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;
- нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
- аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;
- ненормативной лексики

Пункт 72 Инструкции по делопроизводству

Структура сложных по содержанию документов

Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.
Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки

Пункт 73 Инструкции по делопроизводству;
п.6 СТБ 6.38-2016

Форма текста

Тексты документов оформляются как:
- связный текст;
- анкета;
- таблица;
- комбинированный (в виде соединения этих форм)

Пункт 75 Инструкции по делопроизводству;
п.6 СТБ 6.38-2016

Изложение текста в распорядительных документах

Организации, действующие на принципах единоначалия

Коллегиальные органы

Пункт 76 Инструкции по делопроизводству

Излагается от первого лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др.

Излагается от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и др.

Требования к оформлению документов при использовании технических средств (компьютера)

Все организации

Республиканские органы госуправления и иные госорганизации, подчиненные Правительству

Интервал в тексте

На бланках формата А4 - одинарный интервал, на бланках формата А5 - точно 14 пт.

Справочно

Система измерения шрифта не совпадает с метрической системой и использует в качестве единицы измерения пункт (point).
Применяются две системы измерений, различающиеся размером пункта:
1) система Дидо (Didot point system), где 1 пт равен 0,375 9 мм;
2) англо-американская система (Anglo-American point system), где 1 пт равен 0,351 4 мм. При компьютерном наборе используется англо-американский типографский пункт

Пункт 77 Инструкции по делопроизводству;
п.8 СТБ 6.38-2016

Размер шрифта, выравнивание текста в документе

Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Текст выравнивается по ширине листа

По установленным в компьютерах шаблонам, размер шрифта - 15 пт

Пункт 78 Инструкции по делопроизводству;
п.8 СТБ 6.38-2016

Размер шрифта, выравнивание текста в таблице

Текст выравнивается по необходимости, с переносом слов.
Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается)

Пункт 79 Инструкции по делопроизводству

Размер шрифта текста и межстрочный интервал - до 11 пт

Допускается уменьшать размер шрифта до 13 пт

Расположение реквизитов

Реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт.
Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов на компьютере - 73 мм

Пункты 81, 82 Инструкции по делопроизводству

От границы левого поля печатаются:
- реквизиты: «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа), слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии», «Гриф согласования»;
- наименование должности в реквизите «Подпись»;
- слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

Отступы от границы левого поля, мм	Реквизит документа
80	«Адресат»
100	«Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения»
120	«Подпись»
140	«Код организации» и «Код документа»
160	«Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи (инициалы, фамилия) в реквизите «Подпись» при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297×210)

В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся.
В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются

Пункты 83, 84, 89 Инструкции по делопроизводству;
п.8 СТБ 6.38-2016

Заголовок к тексту

Если превышает 5 строк, его допускается продлевать до 120 мм от границы левого поля.
При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - 160 мм от границы левого поля

Пункт 86 Инструкции по делопроизводству

Слова «Примечание», «Основание», «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения»

В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения» печатаются от границы левого поля и оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается точно 14 пт (при наборе на компьютере)

Пункт 88 Инструкции по делопроизводству

Знаки препинания

В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются

Пункт 89 Инструкции по делопроизводству

Выделения, прописные буквы

Выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку в документах не допускаются.
В справочно-информационных документах допускается делать выделения наиболее важных смысловых частей текста курсивом или полужирным начертанием.

Справочно

К справочно-информационным документам относятся: акт, протокол, письмо, докладная и объяснительная записки, заявление, представление, уведомление и др. (подп.3.2.4 п.3 СТБ 2059-2013).
Прописными буквами печатаются:
1) реквизит «Название вида документа»;
2) слова:
- «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» - в грифах согласования и утверждения;
- «ПРИКАЗЫВАЮ» - в приказах;
- «ПОСТАНОВЛЯЕТ» - в постановлениях;
- «РЕШИЛ» - в решениях;
- «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» - в распоряжениях и указаниях;
- «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» - в протоколах;
3) фамилии работников в текстах приказов по личному составу;
4) названия глав в организационных документах

Пункт 90 Инструкции по делопроизводству

Перенос слов

Текст документов и многострочных реквизитов оформляется без переноса слов

Пункт 90 Инструкции по делопроизводству

Оформление на двух и более листах

Листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10-15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта - Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании.
Первый лист не нумеруется.
Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.
Документы со сроком хранения до 3 лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа

Пункт 91 Инструкции по делопроизводству

Размер шрифта - не менее 13 пт

Размер шрифта номеров листов - 14 пт

После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.