Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Требования к удостоверению и сохранности некоторых разновидностей учетно-регистрационных форм: журналов, книг

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

08.02.2024

В Республике Беларусь нет единого НПА, который содержит требования, предписывающие обязательную нумерацию, прошнуровывание, скрепление подписью и (или) печатью (при ее использовании) учетно-регистрационных форм (журналов, книг).

Разделы материала:

Журналы (книги), не подлежащие нумерации, прошнуровыванию, скреплению подписью и (или) печатью

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, не предусмотрена необходимость нумерации, прошнуровывания, скрепления подписью и (или) печатью (при ее использовании) журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе приказов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Справочно В организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) входящие, исходящие и внутренние документы допускается регистрировать в журналах регистрации документов (подп.139.9 п.139 Инструкции № 4).

Указанные журналы, как правило, ведутся до их полного заполнения и в процессе ведения, после завершения делопроизводством не подлежат прошивке (прошнуровке).

Указанные технические процедуры также не выполняются в отношении:

• журнала (книги) учета личных дел (приложение 5 к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2 (ч.1 п.20 Инструкции № 2)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться п.13 и приложением 4 к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29;

• журнала (книги) учета личных дел государственных гражданских служащих, который ведется на бумажном или электронном носителе по форме согласно приложению 2 к Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121 (п.10 Инструкции № 121).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2025 г. п.10 Инструкции № 121 после слов «учета личных дел» дополнен словами «государственных гражданских служащих» постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29;

• журнала учета бланков документов с изображением Государственного герба (Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утв. постановлением Совмина от 31.07.2000 № 1172);

• книги замечаний и предложений, журнала учета личного приема граждан, журнала регистрации письменных обращений граждан.

Отсутствие норм, обязывающих нумеровать, прошнуровывать, скреплять подписью и (или) печатью (при ее использовании) конкретную учетно-регистрационную форму (журнал, книгу), предоставляет организациям право самостоятельно определять необходимость выполнения соответствующих технических процедур с закреплением в ЛПА.

Журналы (книги), подлежащие нумерации, прошнуровыванию, скреплению подписью и (или) печатью

В то же время законодательство содержит нормы, обязывающие проведение указанных технических действий в отношении некоторых разновидностей учетно-регистрационных форм (журналов, книг).

Как правило, после прошивки (шнуровки) узел крепится к оборотной стороне последнего листа журнала, книги (не к внутренней стороне обложки) бумажной пломбой.

Бумажная пломба обычно представляет собой фрагмент белой бумаги прямоугольной формы размером 8×5 см. На ней присутствует соответствующая отметка, например: «Пронумеровано и прошнуровано _______ листов, собственноручная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия)» или «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью на _______ листах. Собственноручная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия)» и др.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению 3 к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 (ч.2 п.79 Инструкции № 40).

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) (ч.6 п.79 Инструкции № 40).

Журнал учета деклараций о доходах и имуществе

Работник кадровой службы государственного органа (организации), должностное лицо обязаны зарегистрировать декларацию о доходах и имуществе не позднее дня ее представления (получения по почте) в журнале учета деклараций о доходах и имуществе по форме согласно приложению 1 к Положению о порядке проверки и хранения деклараций о доходах и имуществе, утв. постановлением Совмина от 16.01.2016 № 19.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписью руководителя (заместителя руководителя) государственного органа (организации), должностного лица (абз.5 ч.3 п.3 Положения № 19).

Журнал учета выдачи служебных удостоверений

Служебное удостоверение выдается под роспись в журнале учета выдачи служебных удостоверений, который ведется по форме согласно приложению 8 к Положению о порядке выдачи и использования служебных удостоверений в государственных органах (организациях), утв. Указом от 18.03.2008 № 159, с разъяснением правил пользования этим удостоверением (п.9 Положения № 159).

Указанный журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен подписью руководителя (заместителя руководителя) государственного органа (организации) либо подчиненной ему организации или территориального органа и гербовой печатью (ч.2 п.16 Положения № 159).

Журналы регистрации инструктажей по охране труда

Журналы регистрации вводного инструктажа по охране труда, регистрации инструктажа по охране труда, регистрации целевого инструктажа по охране труда, оформленные на бумажном носителе, должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя организации либо уполномоченного должностного лица нанимателя. При этом указывается количество страниц в журнале (цифрами и прописью) (п.34 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 28.11.2008 № 175).

Журнал регистрации противопожарных инструктажей

Журнал регистрации противопожарных инструктажей должен быть пронумерован, прошнурован и заверен подписью руководителя субъекта хозяйствования либо уполномоченным должностным лицом. При этом указывается количество страниц в журнале (цифрами и прописью). Допускается регистрация повторного, внепланового и целевого противопожарных инструктажей в электронном документе (ч.2 п.13 Инструкции о порядке подготовки работников по вопросам пожарной безопасности и проверки их знаний в данной сфере, утв. постановлением МЧС от 21.12.2021 № 82).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.