ТРУДОВАЯ КНИЖКА: ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ИСПРАВЛЕНИЙ В ЗАПИСИ

Ситуация 1 В трудовую книжку своевременно не была внесена запись по предыдущему месту работы об изменении фамилии работницы. В период трудовой деятельности у другого нанимателя работница опять изменила фамилию (на прежнюю девичью). Необходимо ли вносить записи об изменениях фамилий? Если необходимо, то кто и в каком порядке это делает?

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии работника производится нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака и др.), со ссылкой на их реквизиты (п.51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция № 40; постановление № 40)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 13 октября 2017 г. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 07.08.2017 № 41 (далее - постановление № 41) из части первой п.51 Инструкции № 40 слова «свидетельство о заключении брака, о расторжении брака,» исключены.

Указанные изменения и дополнения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, индивидуального предпринимателя и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

При изменении фамилии указанные ранее сведения зачеркиваются и над ними записывается измененная фамилия. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность.

Обратите внимание! Инструкция № 40 не содержит норм, определяющих сроки внесения в трудовую книжку записи об изменении фамилии работника. Предполагается, что изменения следует внести после получения документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака).

В приведенной ситуации возможны два варианта.

Вариант 1. Предположим, что работница поменяла фамилию в связи с расторжением брака и, соответственно, паспорт, в новом паспорте ей была восстановлена прежняя фамилия (девичья). При приеме на работу с работницей был заключен письменный трудовой договор (например, контракт), после заключения которого прием ее на работу был оформлен письменным приказом нанимателя в силу части четвертой ст.25 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК), в данных документах фамилия работницы указана согласно паспорту.

При таких обстоятельствах у нового нанимателя нет необходимости вносить (задним числом) в трудовую книжку изменение фамилии, поскольку трудовая книжка, другая кадровая документация (например, приказ о приеме на работу и др.) содержат одинаковые с паспортом сведения о фамилии работницы.

Вариант 2. Рассмотрим более подробно другую ситуацию, когда нанимателю необходимо сделать определенные действия в связи со сменой работницей фамилии, например, при следующих обстоятельствах.

При вступлении в брак работница изменила фамилию. Паспорт был выдан на новую фамилию. Однако в трудовую книжку это изменение своевременно не было внесено.

Работница поменяла место работы. У нового нанимателя кадровая документация (трудовой договор, приказ о приеме на работу и др.) содержит сведения о фамилии работницы, указанной в паспорте. В связи с расторжением брака работница снова изменила фамилию на прежнюю (девичью).

Гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию, собственное имя и отчество (если таковое имеется), если иное не вытекает из законодательства (ст.18 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК)).

Согласно п.2 ст.18 ГК гражданин:

• вправе переменить свое имя в порядке, установленном законодательством. Перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем;

• обязан принимать необходимые меры для уведомления своих должников и кредиторов о перемене его имени и несет риск последствий, вызванных отсутствием у этих лиц сведений о перемене его имени;

• переменивший имя, вправе требовать внесения за свой счет соответствующих изменений в документы, оформленные на его прежнее имя.

В силу п.3 ст.18 ГК имя, полученное гражданином при рождении, а также перемена имени подлежат регистрации в порядке, установленном для регистрации актов гражданского состояния.

Приобретение прав и обязанностей под именем другого лица не допускается (п.4 ст.18 ГК).

Паспорт гражданина Республики Беларусь является документом, удостоверяющим личность (п.1 Указа Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь») (далее - Указ).

Трудовые отношения носят личный характер, поэтому с уполномоченным должностным лицом нанимателя переговоры о заключении трудового договора, согласовании условий труда работник должен вести лично. Далее, заключив трудовой договор, работник также обязан трудиться лично, выполняя обязанности работников, установленные ст.53 ТК, трудовым договором.

Обратите внимание! Нормы п.1 ст.26 ТК, обязывающие нанимателя потребовать, а гражданина предъявить документ, удостоверяющий личность, при заключении трудового договора согласуются с приведенными выше нормами ст.18 ГК и п.1 Указа. В силу правовых предписаний части второй п.14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837 (далее - Правила), застрахованное лицо (работник) обязано в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю или в представительство (филиал) Белорусского республиканского унитарного страхового предприятия «Белгосстрах» для заполнения формы ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных) (приложение 1 к Правилам (в редакции от 07.05.2014) (далее - форма ПУ-1)).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2021 г. следует руководствоваться формой ПУ-1 с изменениями, внесенными постановлением Совмина от 31.08.2021 № 498. С 21 января 2022 г. следует применять ч.2 п.14 Правил в ред. постановления Совмина от 04.12.2021 № 694.

Если в период трудовой деятельности работник изменил фамилию, то наниматель узнает об этом от работника. В целях выполнения указанной выше обязанности работник обращается к нанимателю с заявлением об изменении фамилии. Установленной формы заявления нет, поэтому на практике оно оформляется в произвольной письменной форме.

Заявление об изменении фамилии в документах предприятия в связи со сменой фамилии на девичью (пример)

ЗАЯВЛЕНИЕ

18.05.2015 № 13

В связи со сменой фамилии на девичью при расторжении брака прошу изменить в документах ОАО «Комплект» фамилию Петрова, специалист по маркетингу, на фамилию Иванова.

Заявление работника и приложенные к нему документы являются основанием для издания соответствующего приказа нанимателем.

Приказ об изменении фамилии в документах предприятия в связи со сменой фамилии на девичью (пример)

Открытое акционерное общество «Комплект»
(ОАО «Комплект»)

ПРИКАЗ

18.05.2015 № 94

г. Минск

О внесении изменений в документы

В связи со сменой фамилии на девичью при расторжении брака Петровой Мартой Ивановной

ИЗМЕНИТЬ:

В документах ОАО «Комплект» фамилию Петровой Марты Ивановны, специалиста по маркетингу, на фамилию Иванова с 18.05.2015.

При изменении фамилии сведения о работнике (его новая фамилия) будут расходиться с теми, которые указаны в трудовом договоре при указании данных о сторонах (их полное наименование), заключивших трудовой договор, а также с данными, указанными в конце договора: реквизиты, подписи сторон. Значит, во исполнение приведенного выше приказа в трудовой договор необходимо внести изменения, заключив дополнительное соглашение.

Дополнительное соглашение к контракту в связи со сменой фамилии на девичью (пример)

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к контракту от 01.08.2012 № 10

Открытое акционерное общество «Комплект» в лице директора Егорова Василия Викторовича (далее - Наниматель), действующего на основании Устава, с одной стороны и Иванова Марта Ивановна (далее - Работник) с другой стороны, вместе именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение к контракту от 01.08.2012 № 10 (далее - Соглашение) о нижеследующем.

1. В связи с изменением фамилии (паспорт МР XXXXXXX, выдан Первомайским РУВД г. Минска 20.04.2015) изменить в контракте от 01.08.2012 № 10 фамилию Петрова на фамилию Иванова.

2. Остальные условия вышеуказанного контракта остаются неизменными.

3. Соглашение составлено в двух экземплярах - по одному для каждой из Сторон.

4. Соглашение вступает в силу с 18.05.2015 и является неотъемлемой частью контракта.

Далее нанимателю необходимо совершить и другие действия, направленные на внесение изменений в документы, например, в личное дело работника.

Необходимо также уведомить ряд государственных органов и иных организаций, которые на основании полученной информации произведут соответствующие изменения в своей документации. В частности, в течение 5 рабочих дней со дня предъявления работником нанимателю паспорта с новой фамилией наниматель обязан представить в орган Фонда социальной защиты населения (далее - Фонд) форму ПУ-1 с целью получения нового свидетельства социального страхования согласно абзацу 7 п.27 Правил (часть вторая п.14 Правил).

При перечислении нанимателем заработной платы на карт-счета работника изменение фамилии вызывает необходимость внесения изменений в договор карт-счета с последующей заменой банковской пластиковой карточки.

Поскольку договор заключается между физическим лицом и банком, то в этом случае работник самостоятельно обращается в банк, а наниматель в расчетно-платежной ведомости по заработной плате обязан лишь указать новую фамилию работника на момент выдачи заработной платы.

Ситуация 2 Трудовая книжка была оформлена несколько лет назад, однако ошибка на ее титульном листе не была своевременно замечена ни первым нанимателем, ни последующими. В силу возможного многообразия обстоятельств, анализ которых может иметь значение для разрешения данной практической ситуации, ограничимся более конкретным примером. Трудовая книжка на работника заведена в 2005 году. При оформлении документов для назначения пенсии по инвалидности установлено, что на титульном листе трудовой книжки, заведенной предшествующим нанимателем, указано имя Ирэна. Согласно паспорту, выданному после приема на работу к нанимателю по последнему месту работы, имя работницы Ирэна-Данута. Какие действия должен предпринять наниматель, если у работника неверно написано имя на титульном листе трудовой книжки?

Начнем с того, что нанимателю необходимо в комплексе проанализировать правовые предписания ряда нормативных правовых актов.

Например:

• в части оформления, внесения изменений в трудовую книжку: постановление № 40, вступившее в силу с 14 сентября 2014 г., которым установлен образец трудовой книжки согласно приложению и утверждена Инструкция № 40;

• поскольку в силу п.2 Инструкции № 40 трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника, то есть документом, подтверждающим стаж работы, то в части закрепления порядка подтверждения стажа работы для назначения пенсии и правового назначения трудовой книжки: постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.12.1992 № 777 «Об утверждении Положения о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий» (далее - Положение № 777) и др.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться п.2 Инструкции № 40 в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.01.2020 № 1. Комментарий см. здесь.

1. Инструкция № 40 определяет порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем, а также внесение изменений в трудовую книжку (п.1).

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника производятся нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты (п.51 Инструкции № 40).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 13 октября 2017 г. постановлением № 41 из части первой п.51 Инструкции № 40 слова «свидетельство о заключении брака, о расторжении брака,» исключены.

Указанные изменения и дополнения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, индивидуального предпринимателя и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.

При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения указанные ранее сведения зачеркиваются и над ними записывается измененная фамилия, собственное имя, отчество и дата рождения. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность. Ссылка на документ заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, индивидуального предпринимателя и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.

Таким образом, нормы п.51 Инструкции № 40 закрепляют, что изменения указанных записей в трудовой книжке производятся нанимателем:

• при приеме на работу либо

• по последнему месту работы.

Обратите внимание! Напомним, что последним местом работы для гражданина: • работающего по трудовому договору, является наниматель, с которым он состоит в трудовых правоотношениях; • неработающего является наниматель, с которым данное лицо ранее (до увольнения) состояло в трудовых отношениях и в момент обращения по вопросу внесения изменений вышеуказанных записей у другого нанимателя не работает по трудовому договору.

В обоих случаях изменение этих записей производится на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты.

Следовательно, решать вопрос о возможности изменения собственного имени работника в приведенной ситуации должен наниматель, с которым он состоит в трудовых правоотношениях.

При решении данного вопроса нанимателю необходимо учитывать и другие нормы законодательства о труде. В частности, нормы ТК, определяющие порядок заключения трудового договора при приеме на работу. В соответствии со ст.18 ТК с работником, принимаемым на работу, должен быть заключен трудовой договор в письменной форме (например, контракт). После заключения письменного трудового договора прием работника на работу необходимо оформить письменным приказом нанимателя (часть четвертая ст.25 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться ст.18 ТК в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь.

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю наряду с другими документами документ, удостоверяющий личность (п.1 части первой ст.26 ТК). Основным документом, удостоверяющим личность, является паспорт гражданина Республики Беларусь.

Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных сведений и условий данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор (часть вторая ст.19 ТК).

Обратите внимание! При заключении трудового договора уполномоченное должностное лицо нанимателя внимательно устанавливает по паспорту личность гражданина (ст.18, часть вторая ст.19, часть четвертая ст.25, п.1 части первой ст.26 ТК). Указание данных о работнике (фамилия, собственное имя, отчество) в письменной форме трудового договора и, соответственно, в приказе о приеме на работу производится на основании паспорта.

Если собственное имя работника (Ирэна-Данута), указанное в трудовом договоре, а соответственно, и в приказе о приеме на работу, не расходится с тем, которое указано в паспорте (Ирэна-Данута), то нанимателю необходимо изменить только неверно написанное имя на титульном листе трудовой книжки.

Вместе с тем на практике бывают ситуации, когда наниматель не может своими действиями исправить имя. В частности, если собственное имя работника (Ирэна), указанное в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, расходится с тем, которое указано в паспорте (Ирэна-Данута), то проблематично изменить неверно написанное имя на титульном листе трудовой книжки без выяснения других обстоятельств (например, в период между приемом на работу и обнаружением расхождения между собственным именем, указанным в паспорте, и именем, указанным в трудовой книжке, работник поменял паспорт).

2. По мнению автора, необходимо проанализировать содержание норм п.6 Положения № 777, согласно которым если собственное имя, отчество или фамилия лица, указанные в документе, подтверждающем стаж работы, не совпадает с его собственным именем, отчеством или фамилией, указанными в документе, удостоверяющем личность, свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному лицу устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене собственного имени и других документов, содержащих необходимые сведения, либо в судебном порядке.

Кроме того, необходимо учитывать правовые предписания п.8 Положения о порядке представления и оформления документов для назначения пенсий, утвержденного приказом Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 23.05.1997 № 44 (далее - Положение),  в соответствии с Законом Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении» (далее - Закон) в части того, что к заявлению (представлению) о назначении пенсии по возрасту должны быть приложены:

• документы, подтверждающие стаж работы и стаж, дающий право на пенсию за работу с особыми условиями труда;

• справка о заработке и (или) выписка из индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе государственного социального страхования.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 августа 2019 г. действует Инструкция о порядке обращения за пенсией и организации работы и ведения делопроизводства по назначению и выплате пенсий, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 08.07.2019 № 35.

Обратимся также к полезной практике, которая сформулирована в письме Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27.08.2004 № 06-01/1513 «О порядке получения данных персонифицированного учета для назначения пенсий». В нем указано следующее: согласно Положению (с учетом изменений и дополнений, внесенных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 13.07.2004 № 87), в соответствии с Законом к документам для назначения трудовой пенсии должны быть приложены справка о заработке и (или) выписка из индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе государственного социального страхования (далее - застрахованное лицо).

Это означает, что с 9 августа 2004 г. (даты вступления в силу вышеуказанного постановления) для назначения трудовой пенсии сведения о заработке (доходе) застрахованного лица после 1 января 2003 г. подтверждаются выпиской из индивидуального лицевого счета этого лица, выдаваемой районными (городскими) отделами Фонда.

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 06.01.1999 № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» органы, осуществляющие персонифицированный учет, обязаны представлять сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах, органам, осуществляющим выплаты по государственному социальному страхованию, и застрахованному лицу (ст.11).

С учетом изложенного и в целях упрощения порядка получения указанных сведений для назначения пенсий застрахованным лицам и, соответственно, ускорения процедуры их назначения районным (городским) управлениям (отделам) по труду и социальной защите необходимо направлять в органы Фонда запросы на получение выписок из индивидуальных лицевых счетов. Указанные запросы целесообразно направлять в органы Фонда по месту обращения застрахованного лица за пенсией независимо от места его регистрации.

В этой связи автор полагает, что нанимателю при выборе алгоритма поведения следует иметь в виду собственное имя, которое будет указано в выписке из индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе государственного социального страхования.

3. Если в результате анализа приведенных выше норм наниматель придет к выводу о невозможности исправления имени на титульном листе трудовой книжки, то работнику следует обратиться в суд с заявлением об установлении факта принадлежности ему трудовой книжки.

Обратите внимание! Суд рассматривает дела об установлении факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением документов, подтверждающих членство в общественных объединениях, воинских документов, паспортов и свидетельств, выдаваемых органами, регистрирующими акты гражданского состояния) лицу, собственное имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с собственным именем, отчеством или фамилией этого лица по паспорту или свидетельству о рождении (ст.364 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь). При этом судам разъяснено, что в судебном порядке может устанавливаться факт принадлежности лицу правоустанавливающего документа, если законом не предусмотрен административный порядок его подтверждения и не имеется возможности исправления допущенной в документе ошибки органом, его выдавшим, либо иным компетентным органом (п.11 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 18.03.1994 № 1 «О судебной практике по делам об установлении фактов, имеющих юридическое значение»).

30.06.2015

Анна Чичина, юрист, главный специалист экспертно-правового управления Конституционного Суда Республики Беларусь (в отставке)