Материал помещен в архив

Трудовые договоры (контракты) и уведомления на продление: храним правильно

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

07.02.2023

Ситуация В организации ведутся личные дела только на специалистов и руководителей. Контракты всех работников хранятся отдельно в папках по структурным подразделениям. К контракту при его продлении или заключении составляется уведомление и работник пишет заявление. Эти уведомления и заявления прикрепляются к контрактам и так хранятся. В личное дело работника включается копия приказа на продление или заключение контракта. Нужно ли по окончании пятилетнего срока контракта, перед тем как контракт сдать в архив предприятия на 3 года, эти заявления и уведомления от контракта отколоть и включить в личное дело?

Не нужно.

Заявления о заключении нового трудового договора (контракта), о продлении трудового договора (контракта) и уведомления работнику о заключении нового трудового договора (контракта), о продлении трудового договора (контракта) не включаются в состав личного дела работника.

Срок хранения:

• трудовых договоров, контрактов - 3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (контрактов с государственными служащими - 55 лет) (п.676 Перечня № 140);

• заявлений о заключении нового трудового договора (контракта), о продлении трудового договора (контракта), уведомлений работнику о заключении нового трудового договора (контракта), о продлении трудового договора (контракта) - 3 года (п.679 Перечня № 140).

Обратите внимание! Особые правила, регулирующие порядок формирования в дела трудовых договоров, контрактов с работниками, не установлены, за исключением контрактов с госслужащими, которые обязательно включаются в личные дела и в их составе передаются на хранение в архив организации (абз.7 ч.1 п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121).

Следовательно, возможны варианты ведения таких дел.

Трудовые договоры, контракты, заключенные с работниками, можно формировать:

• в личное дело;

• отдельное дело по фамилиям работников в алфавитном порядке или по хронологии в пределах делопроизводственного года.

Если кадровой службой организации (специалистом по кадрам) принято решение хранить трудовые договоры, контракты в личном деле работника, в последующем их не нужно извлекать и формировать в отдельное дело. В данном случае срок хранения трудового договора, контракта будет составлять 55 лет ЭПК (аналогично сроку хранения личного дела работника).

В любом случае для документов, послуживших основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу, не вошедших в состав личных дел, необходимо завести отдельное дело, в которое будут включены в том числе заявления о заключении нового трудового договора (контракта), продлении трудового договора (контракта), уведомления работнику о заключении нового трудового договора (контракта), продлении трудового договора (контракта) в соответствии с номенклатурой дел организации.

Пример   Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов по перечню Примечание 1 2 3 4 5   6. Отдел кадров       …         6-21 Трудовые договоры, контракты с работниками общества и дополнительные соглашения к ним   3 года п.676 После окончания срока действия трудовых договоров, контрактов …       6-25 Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.)   3 года п.679   …

Формы документов • Обложка дела с контрактами работников общества (пример). • Обложка дела с документами, послужившими основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшими в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.) (пример).

В случае если в дело с трудовыми договорами, контрактами включены заявления о заключении нового трудового договора (контракта), продлении трудового договора (контракта), уведомления работнику о заключении нового трудового договора (контракта), продлении трудового договора (контракта), срок хранения такого дела будет составлять 3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов. В данном случае заявления и уведомления можно будет выделить к уничтожению только после истечения срока хранения трудового договора, контракта.

Дела с трудовыми договорами, контрактами относятся к категории дел временного (до 10 лет) хранения, и после завершения делопроизводством они остаются частично оформленными:

• документы хранятся в скоросшивателях;

• листы не нумеруются;

• пересистематизация документов в деле не проводится;

• внутренние описи и заверительные надписи не составляются;

• обложка дела не дооформляется (п.182 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! Дела с трудовыми договорами, контрактами не подлежат передаче в архив организации.

Указанные дела в течение установленного срока находятся на оперативном хранении в том структурном подразделении, в котором были сформированы, и после истечения срока хранения подлежат уничтожению.

Справочно Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (ч.2 п.213 Инструкции № 4).

По усмотрению кадровой службы организации (специалиста по кадрам) в личное дело работника могут также включаться копии приказов о (об):

• продлении трудовых договоров (контрактов);

• заключении новых трудовых договоров (контрактов);

• изменении условий трудовых договоров (контрактов);

• переводе на контрактную форму найма.

Дополнительно по теме • Как оформить обложку дела с контрактами работников? Можно ли контракты за несколько лет сгруппировать в одном деле и уничтожить по истечении срока хранения?

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.