Материал помещен в архив

УЧЕТ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК В БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

В материале приведена методика учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, установленная Министерством финансов Республики Беларусь (далее - Минфин) для бюджетных организаций, в сравнении с методикой учета, действующей в коммерческих организациях, а также проведен анализ нормативно-правовых документов, подтверждающих, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним являются бланками строгой отчетности.

Сравнительный анализ методик учета бланков трудовых книжек в бюджетных и коммерческих организациях

Учет бланков трудовых книжек в бюджетных организациях

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним учитываются в бюджетных организациях на субсчете 132 «Денежные документы», то есть являются денежными документами (часть первая п.28 Методических указаний о порядке учета денежных средств организациями, финансируемыми из бюджета, утвержденных приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 17.12.1999 № 364, далее - Методические указания № 364).

Справочно На субсчете 132 (кроме бланков трудовых книжек и вкладышей к ним) учитываются оплаченные талоны на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки госпошлины, облигации займа (сданные больными на хранение) и др. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам (части первая и четвертая п.28 Методических указаний № 364).

Денежные документы поступают на ответственное хранение в кассу организации. Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются кассовыми ордерами, на которых ставится штамп «фондовый» или делается такая надпись от руки красным карандашом.

Учет этих операций ведется отдельно от операций по денежным средствам. Регистрация приходных и расходных фондовых ордеров ведется в конце журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов на отдельных листах (части вторая и третья п.28 Методических указаний № 364).

Методика учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в бюджетных организациях установлена в приложении 1 к письму Министерства финансов Республики Беларусь от 10.04.2008 № 02-2-28/57 «О порядке зачисления средств в бюджет» (далее - письмо № 02-2-28/57).

Примечание. Редакция обращает внимание, что порядок бухгалтерского учета бланков трудовых книжек, относящихся в соответствии с законодательством к бланкам документов с определенной степенью защиты, установлен в Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее - Инструкция № 196). Положения Методических указаний № 364 и письма № 02-2-28/57 применяются в части, не противоречащей Инструкции № 196 (письмо Министерства финансов Республики Беларусь от 11.09.2015 № 1-1-32/46/П-301).

Справочно Дополнительно предлагаем изучить материал этого же автора «Документальное оформление и учет бланков строгой отчетности в бюджетных организациях».

Начиная с 2008 года в республике проводится работа по привлечению в соответствующие бюджеты средств (в счет компенсации расходов республиканского и местных бюджетов), получаемых организациями, финансируемыми из бюджета (включая бюджетные организации). В перечень получаемых организациями средств, подлежащих внесению в доход соответствующего бюджета в счет компенсации его расходов, включены средства, получаемые от работников за трудовые книжки.

В 2015 году работа по привлечению в доход бюджета средств, подлежащих поступлению в качестве возмещения затрат государства (включая средства, получаемые от работников за трудовые книжки), продолжается в соответствии с Законом Республики Беларусь от 30.12.2014 № 225-З «О республиканском бюджете на 2015 год» (далее - Закон о бюджете на 2015 г.). В счет компенсации расходов республиканского бюджета в его доходы зачисляются средства, в том числе в иностранной валюте, согласно приложению 11 к Закону о бюджете на 2015 г. (п.2 ст.16 Закона о бюджете на 2015 г.). В счет компенсации расходов местных бюджетов в доходы соответствующих местных бюджетов зачисляются средства согласно приложению 13 к Закону о бюджете на 2015 г. (п.6 ст.23 Закона о бюджете на 2015 г.).

Примечание. Поскольку в Инструкции № 196 не приведен порядок отражения в бухгалтерском учете операций по расчетам с работниками за бланки трудовых книжек, редакция предлагает отражать данные операции следующим образом:

Учет бланков трудовых книжек в коммерческих организациях

В коммерческих организациях бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к бланкам строгой отчетности (бланкам документов с определенной степенью защиты), а учет денежных документов и бланков строгой отчетности ведется на счете 10 «Материалы», что подтверждается ссылками на нормативные документы, приведенные в таблице 1.

Бланки трудовых книжек - бланки строгой отчетности

Нормативно-правовые документы

Для обоснования (подтверждения) того, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к бланкам строгой отчетности (бланкам документов с определенной степенью защиты), обратимся к нормам следующих нормативно-правовых документов:

• Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция № 40);

• постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты» (далее - постановление № 1846);

• Положения об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки, утвержденного постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 01.03.2002 № 29 (далее - Положение № 29).

Нормы Инструкции № 40

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты (часть первая п.81 Инструкции № 40).

Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в соответствии с п.84 Инструкции № 40 (таблица 2).

При выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя (п.77 Инструкции № 40).

Кадровая служба или другое структурное подразделение, должностное лицо нанимателя обязаны вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению к Инструкции № 40.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним) (п.79 Инструкции № 40).

Обратите внимание! Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним предназначена для регистрации движения трудовых книжек, принятых от работников и выданных работникам, а не для учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты (часть вторая п.81 Инструкции № 40).

Нормы постановления № 1846

Постановлением № 1846 в Республике Беларусь создан Государственный реестр бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты (далее - Государственный реестр).

Бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документы с определенной степенью защиты (далее - бланки и документы) подлежат обязательной регистрации в Государственном реестре, учету при их изготовлении и использовании. Использование, бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов осуществляются в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности (подп.3.1 п.3 постановления № 1846).

К бланкам и документам относится полиграфическая продукция, изготовленная с элементами (средствами) защиты от подделки, соответствующая требованиям, определяемым Минфином по согласованию с Министерством внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь, и (или) нумерацией (идентификационным номером), нанесенной при ее изготовлении, которая изготавливается, распространяется, используется и уничтожается в установленном законодательством порядке.

Решение об отнесении полиграфической продукции к бланкам и документам принимается:

• Президентом Республики Беларусь;

• Правительством Республики Беларусь;

• республиканскими органами государственного управления и иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь;

• другими государственными органами и организациями в пределах их компетенции, в том числе областными, Минским городским исполнительными комитетами, а также юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в рамках осуществляемой ими деятельности (подп.3.2 п.3 постановления № 1846).

Ведение Государственного реестра постановлением № 1846 возложено на Минфин.

Государственный реестр является открытым и подлежит публикации на сайте Минфина (www.minfin.gov.by).

В Государственный реестр по состоянию на 1 сентября 2015 г. (как и ранее) включен бланк трудовой книжки (http://www.minfin.gov.by/ru/gosznak/state_register_securities/).

Нормы Положения № 29

Во исполнение требований постановления № 1846 утверждены Положение № 29, а также Положение о проведении экспертизы бланков строгой отчетности на соответствие требованиям, предъявляемым к уровню их защищенности от подделки, утвержденное постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.03.2002 № 4, которым установлено, что экспертиза проводится Научно-исследовательским институтом проблем криминологии, криминалистики и судебной экспертизы Министерства юстиции Республики Беларусь.

К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие элементы (средства) защиты от подделки, соответствующие Положению № 29, и (или) идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении (часть вторая п.2 Положения № 29).

Бланки строгой отчетности по функциональному назначению подразделяются на 16 видов бланков (документов), одни из которых - бланки (документы), удостоверяющие умение, знание, образование, трудовой стаж (п.22 Положения № 29).

Распределение бланков строгой отчетности по функциональному назначению и уровню защиты их от подделки определяется согласно приложению 2 к Положению № 29, в котором приведен перечень бланков строгой отчетности по каждому виду бланков (документов). К бланкам строгой отчетности, удостоверяющим умение, знание, образование, трудовой стаж, отнесена (наряду с другими бланками) трудовая книжка и вкладыш к трудовой книжке.

Таким образом, согласно Положению № 29 трудовая книжка и вкладыш к трудовой книжке являются бланками строгой отчетности, а согласно Методическим указаниям № 364 - денежными документами.

Заключение

Исходя из норм рассмотренных выше нормативно-правовых документов следует, что бланки трудовых книжек и вкладышей к ним относятся к бланкам строгой отчетности, бухгалтерский учет которых осуществляется в соответствии с Инструкцией № 196.

В настоящее время продолжает действовать методика бухгалтерского учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, определенная Минфином в Методических указаниях № 364 и письме № 02-2-28/57.

По мнению автора, бухгалтер бюджетной организации на основании абзаца 16 ст.1 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» может принять решение учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним в составе бланков строгой отчетности, что должно быть отражено в положении об учетной политике.

01.10.2015

Анна Чернюк, доцент