УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы (п.205 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

Учет документов в архиве организации основывается на трех принципах:

1) централизации, что предполагает ведение и хранение учетных документов в специализированном подразделении архива или у специально назначенного лица, ответственного за ведение этого учета;

2) преемственности учетных документов, что означает регламентацию и унификацию системы учетной документации и требований к ее ведению на всех стадиях работы с документами;

3) динамичности - своевременное составление учетных документов и оперативное внесение в них изменений.

Наименьшей единицей учета в архиве является дело, которое еще называют единицей хранения. На дела составляются описи, которые относятся к определенному архивному фонду или архивной коллекции. Учет документов осуществляется путем присвоения архивным делам учетных номеров, являющихся частью архивного шифра. Архивный шифр состоит из номеров архивного фонда или архивной коллекции, описи и дела. Для идентификации определенного документа в архиве организации к архивному шифру добавляют номера листов дела.

Учетные документы архива организации

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам, в которых фиксируется поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов (п.211 Правил работы архивов).

Порядок ведения многих учетных документов, таких как номенклатура дел, описи дел и др., подробно описан в Правилах работы архивов.

Необходимо отметить, что часть учетных документов начинает выполнять предназначенную для них функцию при значительном объеме документов, находящихся на хранении в архиве. Например, реестр описей ведется в архиве для учета сводных описей и соответственно больше необходим при значительном количестве таких описей в архиве.

Справочно Реестр описей дел составляют по форме согласно приложениям 24 и 25 к Правилам работы архивов. До принятия новых Правил работы архивов в 2012 г. реестр описей относился к вспомогательным учетным документам, необходимость ведения которого определялась работниками архива.

На 1 января каждого года к реестру описей составляется итоговая запись, в которой указывается количество поступивших и выбывших в течение года описей и общее количество описей, учитываемых по реестру описей. Номер фонда присваивается при первом поступлении документов организации в государственный архив.

Лист фонда

Также для учета документов в архиве организации ведется лист фонда, который составляется на каждый архивный фонд (архивную коллекцию) при первом поступлении документов фонда (коллекции) в архив организации по форме согласно приложению 26 к Правилам работы архивов.

Справочно Под первым поступлением документов фонда в архив подразумевается первая передача документов из структурного подразделения в архив организации по описи структурного подразделения, которые будут учитываться в разделе «Учет неописанных документов».

Опись дел структурных подразделений составляется ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет (п.84 Правил работы архивов). Они должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года.

Пример Если организация образовалась в 1997 г., то описи структурных подразделений на документы 1997 г. должны быть составлены в 1998 г., а переданы документы в архив организации по этим описям в 1999 г., соответственно лист фонда будет заведен в 1999 г.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности).

Может возникнуть ситуация, когда первое поступление документов фонда будет производиться не по описям структурных подразделений, а по сводным описям. Это возможно при передаче документов ликвидированной организации в архив вышестоящей организации. Тогда в архиве вышестоящей организации заводится лист фонда на фонд подчиненной ликвидированной организации.

В графе 2 «Название фонда» листа фонда указывается название архивного фонда, которое содержит официальное полное наименование организации, включая ее организационно-правовую форму, официальное сокращенное наименование организации (в круглых скобках), официальное полное наименование вышестоящей организации. Все последующие изменения в название фонда вносятся в лист фонда по мере поступления в архив организации документов фонда.

В разделе 1 «Учет неописанных документов» фиксируются сведения о неописанных документах фонда. При этом к неописанным документам относятся все документы, не включенные в сводную опись (годовой раздел сводной описи). То есть документы, включенные в опись дел структурных подразделений, считаются неописанными.

После научно-технической обработки фонда и утверждения сводной описи (годового раздела сводной описи) указанные документы снимаются с учета как неописанные и учитываются в следующем разделе листа фонда. Основанием для снятия с учета документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, принятых в архив по описям дел структурных подразделений, является сводная опись (годовой раздел сводной описи), составленная на их основе.

В разделе 2 «Учет описанных документов» отражаются сведения о поступлении и выбытии документов по каждой описи дел фонда.

При поступлении документов указываются дата записи, номер сводной описи дел, в которую включены поступившие документы, крайние даты дел, включенных в сводную опись (годовой раздел сводной описи), название сводной описи и аннотация документов, количество поступивших дел.

При выбытии документов указываются дата записи, номер сводной описи дел, название, дата и номер документа, на основании которого выбыли документы, количество выбывших дел, в т.ч. отдельно - количество выбывших дел, включенных в сводные описи, утвержденные экспертно-методической комиссией (далее - ЭМК) государственного архива (экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).

Для фиксации наличия (остатка) дел после внесения сведений о поступлении и выбытии документов в лист фонда подсчитывается их общее количество по каждой сводной описи и по фонду в целом.

Лист фонда пересоставляется только в том случае, если он неисправимо поврежден. При этом в правом верхнем углу старого и нового листов фонда делается запись «Лист пересоставлен», указываются дата пересоставления, наименование должности и подпись работника, пересоставившего лист. Старый лист фонда помещается в дело фонда (часть восемнадцатая п.216 Правил работы архивов).

Листы фондов и их продолжения не подшиваются, а хранятся в папке с клапанами.

Таким образом, одна из функций архива организации - учет принятых документов и дел - реализуется путем ведения комплекса взаимосвязанных учетных документов. Наличие предусмотренных Правилами работы архивов учетных документов в архиве организации и соблюдение принципа динамичности в первую очередь позволяет максимально быстро осуществить поиск необходимых документов. Также это позволяет предоставить сведения о состоянии архива по требованию вышестоящей организации или государственного архива. Смена работника архива осуществляется с наименьшими временными и трудовыми затратами, так как на основе учетных документов быстро составляется акт приема-передачи дел. В случае реорганизации или ликвидации организации роль учетных документов архива только увеличивается, так как соответствующий архив представляет сведения о сдаче субъектом хозяйствования на хранение документов при ликвидации, а сдать документы на хранение можно только по учетным документам.

16.07.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела