Пособие от 24.05.2019
Автор: Дернович Е.

Учет документов в архиве организации


СОДЕРЖАНИЕ

 

Учетные документы архива организации

Реестр описей

Лист фонда

 

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

 

Дополнительная информацияУстановить закладкуКомментарии УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы (часть первая п.205 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

Учет документов в архиве организации основывается на трех принципах:

1) централизации, что предполагает ведение и хранение учетных документов в специализированном подразделении архива или у специально назначенного лица, ответственного за ведение этого учета;

2) преемственности учетных документов, что означает регламентацию и унификацию системы учетной документации и требований к ее ведению на всех стадиях работы с документами;

3) динамичности - своевременное составление учетных документов и оперативное внесение в них изменений.

Наименьшей единицей учета в архиве является дело, которое еще называют единицей хранения.

Единицами учета документов в электронном виде являются: электронное дело и документ в электронном виде (п.30 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20).

На дела составляются описи, которые относятся к определенному архивному фонду или архивной коллекции. Учет документов осуществляется путем присвоения архивным делам учетных номеров, являющихся частью архивного шифра (п.209 Правил работы архивов).

Архивный шифр состоит из номеров архивного фонда или архивной коллекции, описи и дела. Для идентификации определенного документа в архиве организации к архивному шифру добавляют номера листов дела.

Учетные документы архива организации

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам, в которых фиксируется поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов (часть первая п.211 Правил работы архивов).

 


Перечень основных и вспомогательных учетных документов в архиве организации

Учетные документы В архиве:
всех организаций организации, являющейся источником комплектования государственного архива организации, хранящей документы двух и более фондов организации, имеющей два и более архивохранилища организации, хранящей документы определенной категории
Основные Книга учета поступления и выбытия документов;
сводные описи дел;
описи дел структурных подразделений;
реестр описей;
номенклатура дел организации;
лист-заверитель дела (в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу);
внутренняя опись документов дела (составляется к особо ценным, личным, судебным, следственным делам, делам, сформированным по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела, к электронным делам);
лист фонда;
карточка архивного фонда
Паспорт архива организации Список фондов Паспорт архивохранилища Опись особо ценных дел;
опись микрофотокопий страхового фонда;
книга учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования
Вспомогательные Карточки и книга учета движения фондов;
карточки и книга описей;
карточки и книга дел;
книга учета дел по личному составу;
книга учета документов, переданных в другие архивы;
книга учета дел, выделенных к уничтожению, и др.

 

Порядок ведения многих учетных документов, таких как номенклатура дел, описи дел и др., подробно описан в Правилах работы архивов.

Часть учетных документов начинает выполнять предназначенную для них функцию при значительном объеме документов, находящихся на хранении в архиве. Например, реестр описей ведется в архиве для учета сводных описей и соответственно больше необходим при значительном количестве таких описей в архиве.

Реестр описей

Реестр описей дел составляют по форме согласно приложениям 27 и 28 к Правилам работы архивов.

 

Бизнес-Инфо

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться приложениями 27 и 28 к Правилам работы архивов в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118.

 

справочно

Справочно

Пример реестра описей см. здесь.

 

На 1 января каждого года к реестру описей составляется итоговая запись, в которой указывается количество поступивших и выбывших в течение года описей и общее количество описей, учитываемых по реестру описей. Номер фонда присваивается при первом поступлении документов организации в государственный архив.

Лист фонда

Также для учета документов в архиве организации ведется лист фонда, который составляется на каждый архивный фонд (архивную коллекцию) при первом поступлении документов фонда (коллекции) в архив организации по форме согласно приложению 26 к Правилам работы архивов.

Под первым поступлением документов фонда в архив подразумевается первая передача документов из структурного подразделения в архив организации по описи структурного подразделения, которые будут учитываться в разделе «Учет неописанных документов».

Опись дел структурных подразделений составляется ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет (п.84 Правил работы архивов). Они должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года.

 

Бизнес-Инфо

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. гл.11 (пп.83-96) Правил работы архивов исключена постановлением № 118.

 

пример ситуация

Пример

Если организация образовалась в 2007 году, то описи структурных подразделений на документы 2007 года должны быть составлены в 2008 году, а переданы документы в архив организации по этим описям в 2009 году, соответственно, лист фонда будет заведен в 2009 году.

 

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности).

Может возникнуть ситуация, когда первое поступление документов фонда будет производиться не по описям структурных подразделений, а по сводным описям. Это возможно при передаче документов ликвидированной организации в архив вышестоящей организации. Тогда в архиве вышестоящей организации заводится лист фонда на фонд подчиненной ликвидированной организации.

В графе 2 «Название фонда» листа фонда указывается название архивного фонда, которое содержит официальное полное наименование организации, включая ее организационно-правовую форму, официальное сокращенное наименование организации (в круглых скобках), официальное полное наименование вышестоящей организации. Все последующие изменения в название фонда вносятся в лист фонда по мере поступления в архив организации документов фонда.

В разделе 1 «Учет неописанных документов» фиксируются сведения о неописанных документах фонда. При этом к неописанным документам относятся все документы, не включенные в сводную опись (годовой раздел сводной описи). Иными словами, документы, включенные в опись дел структурных подразделений, считаются неописанными.

После научно-технической обработки фонда и утверждения сводной описи (годового раздела сводной описи) указанные документы снимаются с учета как неописанные и учитываются в следующем разделе листа фонда. Основанием для снятия с учета документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, принятых в архив по описям дел структурных подразделений, является сводная опись (годовой раздел сводной описи), составленная на их основе.

В разделе 2 «Учет описанных документов» отражаются сведения о поступлении и выбытии документов по каждой описи дел фонда.

При поступлении документов указываются дата записи, номер сводной описи дел, в которую включены поступившие документы, крайние даты дел, включенных в сводную опись (годовой раздел сводной описи), название сводной описи и аннотация документов, количество поступивших дел.

При выбытии документов указываются дата записи, номер сводной описи дел, название, дата и номер документа, на основании которого выбыли документы, количество выбывших дел, в том числе отдельно - количество выбывших дел, включенных в сводные описи, утвержденные экспертно-методической комиссией государственного архива (экспертно-проверочной комиссией структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).

Для фиксации наличия (остатка) дел после внесения сведений о поступлении и выбытии документов в лист фонда подсчитывается их общее количество по каждой сводной описи и по фонду в целом.

Лист фонда пересоставляется только в том случае, если он неисправимо поврежден. При этом в правом верхнем углу старого и нового листов фонда делается запись «Лист пересоставлен», указываются дата пересоставления, наименование должности и подпись работника, пересоставившего лист. Старый лист фонда помещается в дело фонда.

Листы фондов и их продолжения не подшиваются, а хранятся в папке с клапанами (п.216 Правил работы архивов).

 

Бизнес-Инфо

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 28 января 2020 г. в ч.1 п.216 Правил работы архивов внесено изменение постановлением Минюста от 22.11.2019 № 214. Изменение не повлияло на суть материала.

 

справочно

Справочно

Пример заполнения листа фонда см. здесь.

 

Таким образом, наличие учетных документов в архиве организации и соблюдение принципа динамичности в первую очередь позволяет максимально быстро осуществить поиск необходимых документов, а также представить сведения о состоянии архива по требованию вышестоящей организации или государственного архива. Смена работника архива осуществляется с наименьшими временными и трудовыми затратами, так как на основе учетных документов быстро составляется акт приема-передачи дел.

В случае реорганизации или ликвидации организации роль учетных документов архива только увеличивается, так как соответствующий архив представляет сведения о сдаче субъектом хозяйствования на хранение документов при ликвидации, а сдать документы на хранение можно только по учетным документам.

 

24.05.2019

 

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела