Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

УЧЕТ ОТДЕЛЬНЫХ ПРЕДМЕТОВ В БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ: ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

Документальное оформление поступления отдельных предметов

Материальные ценности (включая отдельные предметы) поступают на склад организации на основе заключенных договоров поставки, купли-продажи.

Отгружая товар покупателю, продавец оформляет транспортные документы (товарно-транспортные накладные, путевые листы и др.). На каждое грузовое место продавец составляет сопроводительные документы (счет-фактура, спецификация, опись, упаковочный ярлык, кипная карта и др.), свидетельствующие о наименовании и количестве товара, соответствующего этому грузовому месту.

Принятый покупателем товар должен быть им осмотрен в срок, определенный законодательством, договором поставки. В этот же срок покупатель (получатель) обязан проверить количество и качество принятых товаров в порядке, установленном законодательством или договором поставки, и о выявленных несоответствиях или недостатках товаров незамедлительно письменно уведомить поставщика (п.2 ст.483 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Общий порядок и правила приемки товаров по количеству и качеству по договорам (включая внешнеторговые договоры) купли-продажи или мены, а также условия, необходимые для проведения объективной и достоверной их приемки, определены Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 № 1290 (далее - Положение № 1290).

Приемка товаров по количеству и качеству проводится в целях подтверждения выполнения продавцом обязательств по поставке товаров в количестве и качестве, соответствующих условиям договора (п.5 Положения № 1290).

Применение Положения № 1290 нельзя рассматривать как обязательное требование ко всем участникам договора, поскольку им законодатель предоставляет право выбора: использовать нормы Положения № 1290 или разработать свои правила и включить их в договор (пп.1, 2 Положения № 1290). Положение № 1290 не исключает возможности установления в отдельных отраслях экономики специфики, учитывающей особенности приемки некоторых групп товаров.

Если при приемке товаров по количеству и качеству будут выявлены недостача товара или его ненадлежащее качество, то результаты приемки оформляются актом, составляемым в день их выявления. Акт подписывается всеми лицами, участвующими в приемке товаров. Перед подписью лиц, участвующих в приемке, указывается о предупреждении этих лиц об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности (п.39, части первая и четвертая п.41 Положения № 1290).

Акт утверждается руководителем юридического лица, осуществлявшего приемку товаров, не позднее следующего дня после составления акта. Если приемка товаров производилась в выходной или праздничный день, акт приемки утверждается в первый рабочий день после выходного или праздничного дня (п.43 Положения № 1290).

Лицо, выразившее несогласие с содержанием акта, обязано изложить в письменном виде свое мнение (прилагается к акту), о чем в акте делается соответствующая отметка. При отказе лица, принимавшего участие в приемке товаров, от подписания акта в нем делается запись об этом (части вторая и третья п.41 Положения № 1290).

В п.40 Положения № 1290 содержится перечень сведений, которые должны быть отражены в акте. К акту прилагаются документы, предусмотренные п.44 Положения № 1290.

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 (далее - постановление № 360) утвержден обязательный к применению перечень первичных учетных документов с указанием государственных органов, которые должны утвердить формы этих первичных документов. В настоящее время все формы, предусмотренные в перечне, утверждены соответствующими государственными органами.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться перечнем первичных учетных документов в ред. постановления Совмина от 30.12.2022 № 962.

К числу обязательных для применения форм при приемке и оприходовании материальных ценностей (включая отдельные предметы) относятся товарно-транспортная накладная и товарная накладная.

Справочно Формы товарно-транспортной накладной и товарной накладной, а также Инструкция о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной утверждены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58.

Другие первичные учетные документы (за исключением форм, утвержденных постановлением № 360) могут утверждаться республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь либо руководителем организации. Организация вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления (п.4 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»; далее - Закон № 57-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. ст.10 Закона № 57-З изложена в новой редакции Законом от 11.10.2022 № 210-З.

Первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения:

1) наименование документа, дату его составления;

2) наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

3) содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

4) должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными (п.2 ст.10 Закона № 57-З).

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа (часть первая п.7 ст.10 Закона № 57-З).

Если при приемке отдельных предметов установлены количественные (недостачи или излишки) и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщиков, отдельные предметы приходуются на склад организации на основании акта приемки по количеству и качеству.

Форма акта приемки по количеству и качеству должна быть предусмотрена в учетной политике организации.

При отсутствии расхождений отдельные предметы приходуются по документам поставщиков (товарно-транспортным накладным, товарным накладным).

На первичном документе по оприходованию на склад организации предметов мягкого инвентаря делается отметка о произведенной маркировке названных предметов за подписью лиц, участвующих в этом процессе. Предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом в присутствии руководителя организации и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования организации (часть вторая п.4 Инструкции по бухгалтерскому учету отдельных предметов в составе оборотных средств бюджетными организациями, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 01.04.2004 № 63; далее - Инструкция № 63).

Документальное оформление отпуска отдельных предметов со склада в эксплуатацию

Первичные документы по оформлению отпуска предметов со склада в эксплуатацию (как и другие первичные документы) должны быть предусмотрены в учетной политике организации в соответствии с требованиями Закона № 57-З.

При выдаче со склада предметов мягкого инвентаря на них ставится маркировочный штамп с указанием года и месяца выдачи их в эксплуатацию. Маркировочные штампы хранятся у руководителя организации (его заместителя) или у главного бухгалтера (его заместителя). Порядок учета белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви внутри организации устанавливается ведомственными инструкциями (части третья, четвертая и девятая п.4 Инструкции № 63).

Локальными документами в организациях здравоохранения предусмотрено на каждом предмете рядом с маркировкой проставлять штамп-метку, содержащий условное обозначение отделения, в пользование которого такое белье выдается. Это необходимо для усиления ответственности за его использование. Штампы хранятся у кастелянши.

В организациях, имеющих в своем составе контингент, обеспечиваемый в соответствии с законодательством одеждой, обувью, головными уборами (например, учащиеся в учреждениях образования), выдача их отражается в индивидуальных карточках формы 452. В целях контроля при выдаче карточек материально ответственному лицу они регистрируются в книге-реестре индивидуальных карточек формы 453.

Документальное оформление выдачи работникам организации средств индивидуальной защиты

С целью обеспечения охраны труда работников на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также связанных с загрязнением и (или) выполняемых в неблагоприятных температурных условиях, работникам выдаются необходимые средства индивидуальной защиты в соответствии с установленными нормами (п.5 ст.226 Трудового кодекса Республики Беларусь).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. ст.226 вышеназванного Кодекса исключена Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Нормы закреплены в главе 5 Закона Республики Беларусь от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда».

Общие правила обеспечения работников СИЗ определены Инструкцией о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.2008 № 209 (далее - Инструкция № 209).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 10 мая 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 209 в ред. постановления Минтруда и соцзащиты от 27.06.2019 № 30 с учетом изменений, внесенных постановлением Минтруда и соцзащиты от 24.04.2024 № 23. Комментарии см. здесь.

Выдача работникам организации в индивидуальное пользование и возврат ими СИЗ отражаются в личной карточке учета средств индивидуальной защиты (приложение 2 к Инструкции № 209). Карточка открывается на каждого работника в одном экземпляре и хранится у материально ответственного лица.

Допускается ведение учета средств индивидуальной защиты на электронных носителях (часть вторая п.51 Инструкции № 209).

Средства индивидуальной защиты подлежат возврату в случаях (п.30 Инструкции № 209):

• окончания носки;

• увольнения работника до окончания сроков носки;

• перевода работника на другую работу (у того же нанимателя), для которой выданные средства индивидуальной защиты не предусмотрены типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи средств индивидуальной защиты работникам (далее - типовые нормы).

Средства индивидуальной защиты, возвращенные работниками и пригодные для использования, применяются по назначению (выдаются другим работникам) только после стирки, химчистки, дезинфекции и ремонта. Срок их носки устанавливается в зависимости от степени изношенности и заносится в личную карточку (п.52 Инструкции № 209).

Средства индивидуальной защиты, возвращенные работниками и непригодные для использования, списываются и направляются для ремонта СИЗ, находящихся в эксплуатации, а также для производственных нужд или сдаются на переработку как вторичное сырье. В тех случаях, когда отдельные виды средств индивидуальной защиты не могут быть приняты для использования в качестве вторичного сырья, они утилизируются (п.50 Инструкции № 209).

Если увольняющийся работник не возвращает средства индивидуальной защиты, по которым не истекли сроки носки, он должен возместить их остаточную стоимость. Аналогичный порядок установлен при переводе работника (не возвратившего СИЗ) у того же нанимателя на другую работу, для которой выданные средства индивидуальной защиты не предусмотрены типовыми нормами (п.31 Инструкции № 209).

Дежурные СИЗ коллективного пользования выдаются работникам только на время выполнения тех работ, для которых они предусмотрены, или закрепляются за определенными рабочими местами и передаются от одной смены другой. В этих случаях средства индивидуальной защиты выдаются под ответственность уполномоченных должностных лиц (мастеров и др.) (п.44 Инструкции № 209).

Если работники вынуждены приобретать средства индивидуальной защиты и осуществлять уход за ними за свой счет, нанимателю предоставлено право компенсации работникам понесенных ими расходов (п.61 Инструкции № 209).

В республике утверждены типовые нормы выдачи средств индивидуальной защиты и типовые отраслевые нормы.

Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи средств индивидуальной защиты предусматривают обеспечение работников СИЗ независимо от того, к какой отрасли экономики относятся производства, цехи, участки и виды работ, а также независимо от форм собственности организаций (п.5 Инструкции № 209).

Организации имеют право самостоятельно формировать нормы бесплатного обеспечения работников средствами индивидуальной защиты. При их разработке следует руководствоваться типовыми отраслевыми нормами бесплатной выдачи средств индивидуальной защиты (п.22 Инструкции № 209).

Организация вправе предусматривать по коллективному договору, трудовому договору выдачу работникам средств индивидуальной защиты сверх типовых норм (п.18 Инструкции № 209).

Типовые нормы бесплатной выдачи средств индивидуальной защиты работникам общих профессий и должностей для всех отраслей экономики утверждены постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.09.2006 № 110. Согласно названному постановлению работники организаций независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, профессии и должности которых предусмотрены в этих Типовых нормах, обеспечиваются указанными в них средствами индивидуальной защиты, если нормы выдачи средств индивидуальной защиты по этим профессиям и должностям не предусмотрены в соответствующих отраслевых нормах.

Документальное оформление списания отдельных предметов

Списание отдельных предметов, находящихся в эксплуатации, производится при полном их износе на основании актов, утвержденных руководителем организации (часть вторая п.3 Инструкции № 63).

При списании пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря учитываются сроки их службы, утвержденные министерствами и другими органами государственного управления для организаций своей системы (часть вторая п.5 Инструкции № 63).

Для списания разбитой посуды ведется журнал регистрации боя посуды формы 325. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением журнала и ежеквартально (ежемесячно) составляет акт на списание разбитой посуды, который утверждается руководителем организации (часть третья п.3 Инструкции № 63).

Акты на списание отдельных предметов (как и другие первичные документы) должны составляться в соответствии с требованиями Закона № 57-З.

Справочно Форма акта о списании отдельных предметов в составе оборотных средств утверждена приказом Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь от 06.06.2016 № 155-од согласно приложению 5.

Материально ответственные лица представляют в бухгалтерию первичные учетные документы по приходу и расходу материальных ценностей (включая отдельные предметы) с реестром сдачи документов формы 442. После проведенной в присутствии материально ответственного лица проверки правильности оформления представленных первичных учетных документов данный реестр с подписью работника бухгалтерии возвращается обратно материально ответственному лицу (часть четвертая п.15 Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.02.2005 № 15).

08.09.2017

Анна Чернюк, доцент