УЧЕТ ПРОЕЗДНЫХ БИЛЕТОВ, ПРИОБРЕТЕННЫХ ДЛЯ КОМАНДИРОВАННЫХ РАБОТНИКОВ В БЕЗНАЛИЧНОМ ПОРЯДКЕ

Ситуация Организация намерена по безналичному расчету приобрести для командированных работников железнодорожные билеты в г.Москву. В связи с этим у бухгалтера организации возникли вопросы: • какие документы необходимо оформить для приобретения билетов? • как правильно оприходовать и отразить в учете получение билетов? • необходимо ли при служебных командировках за границу составлять авансовый отчет, если работник получал на проезд не денежные средства, а билеты, приобретенные по безналичному расчету?

Для оформления железнодорожных билетов по безналичному расчету подается заявка

Проездной документ (билет) - перевозочный документ установленного образца, удостоверяющий заключение договора перевозки пассажира железнодорожным транспортом общего пользования. Такое определение содержится в п.5 Правил перевозок пассажиров и багажа железнодорожным транспортом общего пользования в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 21.04.2008 № 57.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 августа 2015 г. следует руководствоваться Правилами перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа железнодорожным транспортом общего пользования, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17.07.2015 № 609 (далее - Правила № 609).

Для оформления проездных документов (билетов) по безналичному расчету юридическое лицо подает заявку в организацию Белорусской железной дороги, осуществляющую оформление проездных документов (билетов) (далее - станция БЖД), с оплатой по безналичному расчету. В заявке должны быть обязательно заполнены все поля с указанием достаточной и достоверной информации. Заполненная форма заявки должна быть передана лично, выслана по факсу либо передана посредством электронной почты не позднее, чем за 24 ч до отправления поезда.

Не позднее 3 ч с момента получения заказа (заявки) станция БЖД подтверждает по телефону (факсу) факт бронирования либо отказа в предоставлении мест. При отсутствии подтверждения факта бронирования заказ считается непринятым. На основании заявки билетным кассиром производится бронирование мест и выписывается счет-фактура на сумму стоимости проезда и сумму за услуги по оформлению (возврату), переоформлению билета на проезд и бронированию мест в двух экземплярах. Провозные платежи взимаются по тарифам, действующим на день оформления счета-фактуры. Один экземпляр счета-фактуры остается в билетной кассе станции БЖД, другой выдается для оплаты юридическому лицу. Оформление и оплата проездных документов (билетов) осуществляется до 24:00 дня выписки счета-фактуры. При оплате в последующие сутки при изменении стоимости проездных документов (билетов) на возникшую разницу выставляется дополнительный счет-фактура, подлежащий оплате.

Количество мест 4 (четыре)

Оформление проездного документа (билета) в страны Содружества Независимых Государств и Балтии осуществляется на основании сведений о документе, удостоверяющем личность (п.1 постановления Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 14.05.2007 № 26 «О порядке оформления проездных документов в международном железнодорожном сообщении»). При оформлении льготного проезда обязательно предъявление оригинала документа, дающего право на льготу.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 августа 2015 г. порядок оформления проездных документов изложен в главе 2 Правил № 609.

Излишне перечисленные юридическим лицом суммы за проездные документы (билеты) отражаются в акте оказанных услуг, составляемом представителем станции БЖД. Оплата юридическим лицом полученного счета-фактуры должна быть произведена в безналичном порядке на счет, указанный в счете-фактуре, до момента оформления проездных документов в указанный срок.

Для получения проездных документов (билетов) представителем юридического лица в билетную кассу должны быть представлены:

• оригинал заявки;

• копия платежного документа с отметкой банка, подтверждающего оплату счета-фактуры;

• доверенность от имени юридического лица на получение проездных документов (билетов);

• документ, удостоверяющий личность получателя и указанный в доверенности.

При выдаче представителю юридического лица проездных документов (билетов) билетный кассир передает ему оригинал счета-фактуры и после оформления проездных документов (билетов) составляет акт оказанных услуг, который подписывается исполнителем и представителем юридического лица.

Возврат причитающихся сумм на расчетный счет юридического лица за вычетом тарифа за оформление (возврат), переоформление билета на проезд и бронирование мест (за каждое место) осуществляется бухгалтерией отделения БЖД, к которому относится станция БЖД, выписавшая счет-фактуру на основании обращения юридического лица. К обращению должны быть приложены оригиналы неиспользованных проездных документов (билетов), документов, подтверждающих возврат мест.

Получение и выдача железнодорожных билетов подлежат документальному оформлению и учету

Получение железнодорожных билетов целесообразно отражать в приходно-расходной книге, заполнение которой ведется на основании первичных учетных документов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 сентября 2016 г. постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58 установлена новая форма ТН-2 товарной накладной.

Согласно типовому плану счетов бухгалтерского учета и п.16 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50, почтовые марки, оплаченные железнодорожные билеты и другие аналогичные документы могут учитываться на отдельном субсчете к счету 10 «Материалы». Учет таких документов осуществляется в сумме фактических затрат на их приобретение. Поэтому приобретенные железнодорожные билеты можно учитывать, например, на счете 10, субсчете 13 «Денежные документы».

Приобретение и учет железнодорожных билетов в бухгалтерском учете отражаются записями:

Примечание. Тарифы на услуги при оформлении проездных документов (билетов) в билетных кассах Белорусской железной дороги установлены постановлением Министерства экономики Республики Беларусь от 06.03.2014 № 16 «О тарифах на услуги транспортных терминалов».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 марта 2017 г. действует постановление Министерства антимонопольного регулирования и торговли Республики Беларусь от 20.02.2017 № 13, которым установлены предельные максимальные тарифы на услуги транспортных железнодорожных терминалов, на услуги транспортных автомобильных терминалов, оказываемые пассажирам на пассажирском терминале и на услуги транспортных автомобильных терминалов, оказываемые автомобильным перевозчикам (при междугородных автомобильных перевозках пассажиров в регулярном сообщении) на пассажирском терминале.

Проездные билеты, выданные под отчет работнику, подлежат включению в авансовый отчет

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;

• по найму жилого помещения;

• за проживание вне места жительства (суточные);

• иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом. Такие нормы предусмотрены ст.95 Трудового кодекса Республики Беларусь.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ст.95 вышеназванного Кодекса внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Закреплено, что порядок и размеры возмещения расходов, гарантии и компенсации при служебных командировках как в пределах Республики Беларусь, так и за границу устанавливаются Правительством Республики Беларусь.

Аналогичные требования указаны в п.8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. действует постановление Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках».

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение расходов, указанных в п.8 Инструкции № 115, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь.

Наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет. В приведенной ситуации проездные билеты представляют собой документ, подтверждающий оплату проезда непосредственно нанимателем. Работник в свою очередь должен подтвердить факт использования билетов.

Факт составления авансового отчета в части предоставленных работнику проездных документов подтверждается еще и тем, что работник обязан отчитаться по командировке.

Отчет об использовании полученных денежных средств и проездных билетов по своей сути представляет собой хозяйственную операцию. Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п.1 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»). Таким первичным учетным документом при командировках и будет являться авансовый отчет об использовании выданных денежных средств и денежных документов.

Следует обратить особое внимание, что расходы по проезду к месту командировки и обратно к постоянному месту работы возмещаются при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д.) (п.13 Инструкции № 115).

Списание на затраты в составе командировочных расходов стоимости проездных билетов, оплаченных в безналичном порядке, должно также производиться при их обязательном представлении к отчету.

Таким образом, работник обязан составить и представить в установленные сроки авансовый отчет, вернуть оригинал проездных билетов, ранее приобретенных по безналичному расчету.

В бухгалтерском учете организации на основании отчета командированного работника производятся записи:

10.11.2014

Татьяна Сукристик, аудитор