Материал помещен в архив

УЧЕТ РАСХОДОВ НА ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫЕ МАТЕРИАЛЫ ПО СЛУЖЕБНОМУ ЛЕГКОВОМУ АВТОТРАНСПОРТУ

Налоговый учет

От редакции «Бизнес-Инфо» Материал ссылается на Налоговый кодекс Республики Беларусь в редакции до 1 января 2019 г. С 1 января 2019 г. вышеназванный Кодекс изложен в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З. В части налогообложения материал актуален на дату его написания.

Расходы на ГСМ по всем единицам служебного легкового автотранспорта, связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитывают при налогообложении прибыли (ст.130 Налогового кодекса Республики Беларусь, далее - НК). При этом следует иметь в виду, что при налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке (подп.1.7 п.1 ст.131 НК).

Действие подп.1.7 п.1 ст.131 НК распространяется в том числе на топливо, израсходованное при эксплуатации механических транспортных средств (часть вторая п.1 письма Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 27.03.2012 № 2-2-23/637 «О некоторых вопросах исчисления и уплаты налога на прибыль»).

Нормы расхода топлива на механические транспортные средства, суда, машины, механизмы и оборудование (нормы расхода топлива) установлены постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 06.01.2012 № 3.

В случае отсутствия установленной нормы расхода топлива до ее установления учет расхода топлива при эксплуатации механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования в Республике Беларусь производится по временной норме на срок не более 6 месяцев.

В случае отсутствия контрольного расхода топлива, установленного заводом-изготовителем, временная норма расхода топлива при эксплуатации механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования устанавливается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем (п.7 Инструкции о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31.12.2008 № 141).

Повышение и понижение норм расхода топлива осуществляются в случаях и порядке, предусмотренных данной Инструкцией.

При учете расходов на ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо учитывать нормы налогового законодательства.

Письмом Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 12.09.2011 № 2-2-9/1632 «О затратах, учитываемых при налогообложении» разъяснено следующее.

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п.1 ст.130 НК).

Одновременно в ст.131 НК определен состав затрат, не учитываемых при налогообложении, а в ст.129 НК - расходы, являющиеся внереализационными.

Следовательно, если произведенные организацией расходы связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, не поименованы в ст.131 НК и не являются внереализационными расходами, они могут быть включены в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении.

Таким образом, расходы организации на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, при соблюдении приведенных ниже условий:

1) соглашение между организацией и ее работником по использованию им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в том числе порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;

2) документально подтвержден факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника;

3) факт использования работником своего транспортного средства для нужд нанимателя, связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Документы, подтверждающие расходы ГСМ

Факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника должен быть подтвержден документально. Таким документом является путевой лист.

При этом следует отметить, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п.1 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», далее - Закон).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. ст.10 Закона изложена в новой редакции Законом от 11.10.2022 № 210-З.

Формы путевого листа легкового автомобиля, путевого листа автобуса, путевого листа автобуса, осуществляющего перевозки пассажиров в регулярном сообщении, индивидуального предпринимателя установлены постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 29.03.2012 № 25.

Форма путевого листа при выполнении автомобильных перевозок грузов приведена в приложении 1 к Инструкции о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138.

Некоторые организации ошибочно списывают топливо только на основании данных путевых листов.

Первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения:

• наименование документа, дату его составления;

• наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными (ст.10 Закона).

Вышеназванные формы путевых листов не содержат стоимостных показателей израсходованного топлива, следовательно, они не могут являться первичным учетным документом для списания топлива на затраты.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет ГСМ необходимо вести в соответствии с требованиями главы 4 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. действует Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Запасы», утв. постановлением Минфина от 28.12.2022 № 64. Комментарий см. здесь.

Стоимость ГСМ, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10 «Материалы», субсчет «Топливо в баках транспортных средств», в зависимости от направления их использования.

Основанием для списания ГСМ на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет ГСМ, делается соответствующая отметка (п.83 названной Инструкции).

Таким образом, для списания стоимости топлива на затраты организации необходимо составлять накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива. Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст.10 Закона. Разработанные организацией для применения формы первичных учетных документов включаются в учетную политику.

Расходы на ГСМ по автотранспорту, используемому в предпринимательской деятельности, следует отражать в бухгалтерском учете на основании норм Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102, и Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50, следующим образом:

Данные расходы учитываются при налогообложении прибыли.

Аналогичные подходы применяются и при учете расходов на ГСМ при использовании собственных, арендованных легковых автомобилей (при условии осуществления таких расходов за счет арендодателя в соответствии с условиями договора аренды), и легковых автомобилей, полученных в безвозмездное пользование.

Справочно Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива, других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов (ст.607 Гражданского кодекса Республики Беларусь, далее - ГК). Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст.617 ГК). Ссудополучатель обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы по ее содержанию, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (ст.649 ГК).

Внесение исправлений в данные путевых листов

Нередко организации допускают ошибки при заполнении путевых листов.

С учетом того что путевые листы не являются первичными учетными документами, поскольку не содержат всех необходимых реквизитов для признания их первичными учетными документами, а также не являются бланками строгой отчетности, у организаций возникает вопрос: каким образом следует вносить исправления в данные путевых листов?

По мнению автора, поскольку первичные документы для списания топлива составляются на основании путевых листов, то вносить исправления в данные путевых листов нужно как в данные первичных учетных документов.

В настоящее время такой порядок определен не для всех первичных учетных документов.

В первичных учетных документах (за исключением первичных учетных документов, которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств, и первичных учетных документов, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления.

Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы (за исключением первичных учетных документов, формы которых утверждаются Национальным банком Республики Беларусь) определяется Министерством финансов Республики Беларусь (п.8 ст.10 Закона).

В настоящее время такой порядок определен, например, для бланков строгой отчетности п.4 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196. Этим порядком целесообразно руководствоваться и при внесении исправлений в первичные учетные документы, не являющиеся бланками строгой отчетности, по которым законодательством не определен порядок внесения исправлений.

Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее. Исправление ошибочных записей осуществляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм, текста и надписи над зачеркнутым исправленных текста и суммы таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Одновременно лицом, осуществившим исправление, производится оговорка «Исправлено» с указанием даты, основания поправки, фамилии и инициалов лица, ее осуществившего (п.4 названной Инструкции).

20.09.2017

Виталий Раковец, аудитор общества с ограниченной ответственностью «АудитИнком»