Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Учет результатов инвентаризации в бюджетных организациях

Наталья Клясова
экономист

24.11.2022

В материале рассмотрен порядок отражения в бухучете бюджетной организации выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием активов и обязательств организации и данными бухучета согласно нормативным документам.

Эти вопросы разъяснены в разделах:

Порядок проведения инвентаризации

Активы и обязательства организации подлежат инвентаризации (п.1 ст.13 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Справочно Активы - имущество, возникшее в организации в результате совершенных хозяйственных операций, от которого организация предполагает получение экономических выгод.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. абз.2 ст.1 Закона № 57-З дополнен словами «иные объекты, признаваемые активами в соответствии с законодательными актами» Законом от 11.10.2022 № 210-З.   Обязательства - задолженность организации, возникшая в результате совершенных хозяйственных операций, погашение которой приведет к уменьшению активов или увеличению собственного капитала организации (абз.2 и 8 ст.1 Закона № 57-З).

При проведении инвентаризации фактическое наличие активов и обязательств организации сопоставляется с данными бухгалтерского учета (п.1 ст.13 Закона № 57-З).

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации включается в учетную политику организации (абз.6 п.4 ст.9 Закона № 57-З).

Единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств (в том числе активов, числящихся в бухгалтерском учете за балансом), оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете установлен Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утв. постановлением Минфина от 30.11.2007 № 180 (п.1 Инструкции № 180).

Дополнительно об оформлении инвентаризации см. здесь.

При реорганизации организации путем присоединения одной организации к другой инвентаризация активов и обязательств проводится у присоединяемой организации. По результатам инвентаризации составляется передаточный акт и баланс (ч.2 п.6 Инструкции № 180).

Проведение инвентаризации активов и обязательств организации обязательно (п.2 ст.13 Закона № 57-З):

• при реорганизации или ликвидации организации;

• перед составлением годовой отчетности;

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

• при возникновении чрезвычайных ситуаций;

• в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Дополнительно по теме • Инвентаризация активов и обязательств - 2022.

Сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности

Установлены следующие сроки проведения инвентаризации активов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п.7 Инструкции № 180):

Сроки проведения инвентаризаций (годовых, в течение года), перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации (ч.3 п.8 Инструкции № 180).

Инвентаризация в филиалах (обособленных подразделениях), выделенных на отдельный баланс, проводится в порядке и сроки, установленные юридическим лицом, их создавшим (п.9 Инструкции № 180).

Периодичность проведения инвентаризаций

Установлена следующая периодичность проведения инвентаризаций активов и обязательств (ч.1 п.8 Инструкции № 180):

Установленное выше количество проводимых в течение года обязательных инвентаризаций может быть увеличено по решению руководителя организации (ч.2 п.8 Инструкции № 180).

Республиканские органы государственного управления, иные организации, подчиненные Совмину, осуществляющие методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики, устанавливают особенности проведения инвентаризации отдельных видов активов (п.11 Инструкции № 180).

Так, в целях обеспечения сохранности пищевых продуктов организацией здравоохранения не менее одного раза в квартал проводится инвентаризация пищевых продуктов (п.37 Инструкции о порядке организации диетического питания, утв. постановлением Минздрава от 21.11.2019 № 106).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2023 г. следует руководствоваться ст.35 Инструкции № 106 в ред. постановления Минздрава от 10.02.2023 № 28.

Инвентаризационные комиссии

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ (приложение 1 к Инструкции № 180), в котором должно быть определено:

• какие активы и обязательства подлежат инвентаризации и по какой причине;

• дата ее начала и окончания;

• состав инвентаризационной комиссии;

• срок сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию.

В крупных организациях создаются (ч.3, 6 и 7 п.12 Инструкции № 180):

Материально ответственные лица (п.13, ч.1 п.20 Инструкции № 180):

• не включаются в состав инвентаризационной комиссии для проверки находящихся у них в подотчете товарно-материальных ценностей, денежных средств;

• обязательно должны участвовать в проверке ТМЦ.

Председателем рабочей инвентаризационной комиссии не должен назначаться один и тот же работник два раза подряд у одних и тех же материально ответственных лиц (п.13 Инструкции № 180).

Обязанности инвентаризационных комиссий

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

Порядок отражения в бухгалтерском учете и отчетности выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием активов и обязательств организации и данными бухгалтерского учета устанавливается Минфином (п.3 ст.13 Закона № 57-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. п.3 ст.13 Закона № 57-З исключен Законом № 210-З.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором было принято решение руководителя организации по регулированию инвентаризационных разниц, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете (ч.1 п.77 Инструкции № 180).

Дополнительно по теме • Перед составлением годовой отчетности за 2020 год организация часть активов инвентаризировала в ноябре. Решение по результатам инвентаризации руководитель принял в том же месяце. Инвентаризацию денежных средств и обязательств организация провела в декабре. Решение по результатам инвентаризации этих активов руководитель принял в январе 2021 г. Может ли организация результаты годовой инвентаризации отразить в бухгалтерском учете в разных календарных месяцах?

Отражение результатов инвентаризации запасов

Из корреспонденции счетов по операциям учета материальных запасов Методических указаний о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, утв. приказом Минфина от 11.12.1997 № 59 (пп.9-11, 22, 27, 32, 33):

1) излишки материальных запасов при принятии их на бухгалтерский учет относятся на увеличение доходов (источников финансирования);

2) недостача материальных запасов и (или) их порча в пределах норм естественной убыли, а также недостача, произошедшая сверх норм естественной убыли (если виновные лица не были установлены или суд отказал во взыскании с них), списываются на уменьшение доходов (источников финансирования);

3) недостача материальных запасов, произошедшая сверх норм естественной убыли, относится на виновных лиц.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации материальных запасов

Справочно Правила расчета размера вреда определены Положением о порядке определения размера вреда (в том числе реального ущерба), причиненного государству, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям противоправными действиями, утв. постановлением Совмина от 07.12.2016 № 1001.

Отражение результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов

Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов установлен:

• Инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств в бюджетных организациях, утв. постановлением Минфина от 31.10.2012 № 60;

• Инструкцией по бухгалтерскому учету нематериальных активов в бюджетных организациях, утв. постановлением Минфина от 30.04.2012 № 25.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов

Обратите внимание! В Инструкции № 25 операция по списанию недостач нематериальных активов, выявленных при инвентаризации, не предусмотрена. Ее следует предусмотреть по аналогии с порядком отражения недостач основных средств согласно Инструкции № 60. При списании недостач за счет виновного лица следует предусмотреть разные бухгалтерские записи в зависимости от того, за счет каких источников был приобретен нематериальный актив.

Отражение результатов инвентаризации отдельных предметов в составе оборотных средств

Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета результатов инвентаризации отдельных предметов в составе оборотных средств установлен Инструкцией по бухгалтерскому учету отдельных предметов в составе оборотных средств бюджетными организациями, утв. постановлением Минфина от 01.04.2004 № 63.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации отдельных предметов в составе оборотных средств

Предметы стоимостью до 1 БВ за единицу (комплект) (за исключением посуды, кухонного и столового инвентаря) при отпуске их в эксплуатацию записываются на уменьшение фонда отдельных в составе оборотных средств (Д-т 260 - К-т 070) (ч.7 п.2 Инструкции № 63).

Названные предметы, которые при передаче в эксплуатацию были списаны и не числятся в составе активов организации по данным бухгалтерского учета, продолжают учитываться в рамках оперативного учета. Эти предметы необходимо не только учитывать, но и проверять их фактическое наличие по сравнению с данными оперативного учета.

Учет движения отдельных предметов в составе оборотных средств ведется бухгалтерией и материально ответственными лицами, которым выданы материальные ценности, по наименованиям предметов и количеству:

• в ведомостях оперативного (количественного) учета движения отдельных предметов, находящихся в эксплуатации (форма 412), или

• в книге складского учета материалов (форма М-17).

Работники бухгалтерии периодически проверяют фактическое наличие предметов в составе оборотных средств с записями в форме 412 или форме М-17. О сверке записей на последней странице названных форм производится запись с указанием даты и подписи работника, производившего сверку (ч.8 и 9 п.2 Инструкции № 63).

Отражение результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженностей, денежных средств и документов

Результаты инвентаризации зачисляются на уменьшение (увеличение) бюджетного финансирования или внебюджетных источников в зависимости от того, за счет каких источников приобретались активы, недостача (излишек) которых обнаружена при инвентаризации (п.75 Инструкции № 180).

Обратите внимание! В п.75 Инструкции № 180 речь идет лишь о порядке отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации активов (кроме основных средств, нематериальных активов, отдельных предметов в составе оборотных средств, дебиторской задолженности, бланков строгой отчетности).

В отношении порядка списания в бюджетных организациях сумм дебиторской задолженности (активов) и кредиторской задолженности (обязательств) с истекшим сроком исковой давности, выявленных при инвентаризации, указания Минфина отсутствуют.

Если в отношении конкретных хозяйственных операций, отдельных составляющих активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов организации в законодательстве Республики Беларусь не установлен порядок их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, такой порядок разрабатывается организацией самостоятельно с применением профессионального суждения исходя из требований, установленных законодательством Республики Беларусь (п.5 ст.9 Закона № 57-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. из п.5 ст.9 Закона № 57-З слова «Республики Беларусь» исключены Законом № 210-З.

В учетной политике организации может быть предусмотрена методика учета списания дебиторской и кредиторской задолженности, предложенная ниже.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности

Порядок отражения на счетах бухгалтерского учета результатов инвентаризации денежных средств, денежных документов на основании п.75 Инструкции № 180 приведен ниже.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации денежных средств, денежных документов

Отражение результатов инвентаризации бланков строгой отчетности

Результаты инвентаризации бланков строгой отчетности необходимо отразить в бухгалтерском учете бюджетной организации на основании Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утв. постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2025 г. действует Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Бланки и документы с определенной степенью защиты», утв. постановлением Минфина от 31.12.2024 № 88.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации бланков строгой отчетности