Материал помещен в архив

УЧЕТ ВИЗИТНЫХ КАРТОЧЕК

Сегодня наличие визиток не только у руководителей, но и у рядовых сотрудников стало привычной нормой и даже в какой-то степени элементом представления своего предприятия. Однако при учете затрат на изготовление визитных карточек следует обратить внимание: для кого они изготовлены и для каких целей используются.

Рекламные карточки

Итак, если это рекламная карточка, которая лежит на прилавках торговых объектов, столиках кафе и ресторанов, раздается торговыми представителями и в которой указаны виды оказываемых услуг, реализуемых товаров, телефоны и наименование организации или фамилия, имя и отчество ее представителя и другая информация, то тут все ясно. Расходы на изготовление таких карточек учитываются в составе затрат, связанных со сбытом (реализацией) продукции, товаров, работ, услуг, как расходы на рекламу, поскольку к рекламе относятся расходы по участию в выставках, ярмарках, выставках-продажах, стоимость образцов товаров, выставочных буклетов и пр., переданных в соответствии с контрактами, соглашениями и иными документами непосредственно покупателям или посредническим организациям в целях рекламы и не подлежащих возврату (подп.3.29.5 Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденных постановлением Минэкономики РБ, Минфина РБ и Минтруда и соцзащиты РБ от 30.10.2008 № 210/161/151, далее - Основные положения). Добавим, что при налогообложении прибыли расходы на рекламу, а значит, и на изготовление таких рекламных визитных карточек, учитываются в пределах норм, приведенных в приложении к Указу Президента РБ от 15.06.2006 № 398 «Об утверждении норм расходов на рекламу, маркетинговые, консультационные и информационные услуги, представительские цели, подготовку кадров». Расходы на рекламу, произведенные сверх норм, при определении облагаемой налогом прибыли не учитываются (подп.4-2.19 и 7.6 ст.3 Закона РБ от 22.12.1991 № 1330-XII «О налогах на доходы и прибыль», далее - Закон № 1330-XII).

Визитные карточки

Что касается визитных карточек для аппарата управления, то, с одной стороны, и их можно рассматривать как рекламные расходы. Ведь согласно определениям Закона РБ от 10.05.2007 № 225-З «О рекламе» реклама - это информация об объекте рекламирования, распространяемая в любой форме с помощью любых средств, предназначенная для неопределенного круга лиц (потребителей рекламы), направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и (или) его продвижение на рынке. В свою очередь, объект рекламирования - продукция, товар, работа или услуга, организация или гражданин, права, охраняемые законом интересы или обязанности организаций или граждан, средства индивидуализации организаций или граждан, товаров, результаты интеллектуальной деятельности, конкурсы, лотереи, игры, иные игровые, рекламные и иные мероприятия, пари, явления (мероприятия) социального характера. То есть в визитных карточках вроде бы присутствуют все признаки рекламы, поскольку в них содержится информация об организации, и они раздаются зачастую неопределенному кругу лиц. К тому же теперь и нормы для списания расходов на рекламу установлены достаточные, просто составь расчет и готово.

Однако с другой стороны, в контексте Основных положений реклама относится к расходам, связанным со сбытом продукции. К затратам на рекламу относятся затраты на разработку и издание рекламных изделий (иллюстрированных прейскурантов, каталогов, брошюр, альбомов, проспектов, плакатов, афиш, рекламных писем, открыток и т.п.); на разработку и изготовление эскизов этикеток, образцов оригинальных и фирменных пакетов, упаковки и т.д.; на рекламные мероприятия (объявления в печати, передача по радио и телевидению); на световую и иную наружную рекламу; на изготовление стендов, муляжей, рекламных щитов, указателей и т.п., учитываемых в бухгалтерском учете организации в качестве основных средств или другого имущества, не являющегося амортизируемым; на хранение и экспедирование рекламных материалов; на оформление витрин, выставок-продаж, выставок и ярмарок, комнат образцов; на уценку товаров, полностью или частично потерявших свое первоначальное качество при экспонировании в витринах; на проведение иных рекламных мероприятий. Аналогичное толкование содержится и в налоговом законодательстве (см. ст.3 Закона № 1330-XII).

Как видим, расходы на изготовление визитных карточек должностных лиц аппарата управления сюда не входят. Ведь если главный бухгалтер оставляет свою визитку, например, сотруднику банка, он ни коем образом не рекламирует свою продукцию, а просто налаживает деловые отношения. То же можно сказать и об иных должностных лицах. А вот к затратам, связанным с управлением производством, их вполне можно отнести. Кстати, подобное разъяснение уже дано Минфином РБ в письме от 25.07.1997 № 15-4/551: затраты на изготовление визитных карточек для должностных лиц предприятия являются затратами, связанными с управлением производством, и включаются в себестоимость продукции (работ, услуг). Нормирование затрат в данном случае не требуется.

Документальное оформление

Итак, вам нужно заказать визитные или рекламные карточки. Первый шаг - издание руководителем приказа с обоснованием причины изготовления визитных или рекламных карточек и перечнем лиц, для которых изготавливаются карточки, а также указанием количества изготавливаемых экземпляров. В приложении к приказу желательно указать и информацию, которая размещается на карточке. Обратите внимание, что информация должна быть об организации, поэтому в карточке указываются только служебные контактные телефоны и адреса. Если указываются личные мобильные телефоны сотрудника, затраты на изготовление таких карточек не будут учитываться при налогообложении прибыли, а будут отражаться в учете в составе внереализационных расходов.

Форма приказа может быть следующей.

Общество с ограниченной ответственностью «ААА»

ПРИКАЗ

20.07.2009 № 132-У

г.Минск

О визитных карточках

В связи с производственной необходимостью

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заказать изготовление визитных карточек для следующих сотрудников:

Крылова Г.Е., главный бухгалтер, - 100 экземпляров;

Пирогов И.Ю., главный инженер, - 100 экземпляров;

Арсенько П.Д., инженер-программист, - 50 экземпляров.

2. Ответственным за исполнение назначить начальника административно-хозяйственного отдела И.И.Иванова.

3. Визитные карточки раздать указанным сотрудникам, без оприходования их на склад.

Приложение: эскизы карточек на 3 листах.

Согласно Инструкции о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 17.07.2007 № 114 (далее - Инструкция № 114), при необходимости материалы могут непосредственно направляться в подразделение организации минуя склад. В этом случае материалы отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад.

Перечень материалов, которые могут завозиться непосредственно в подразделения организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации.

Стоимость материалов, отпущенных для управленческих нужд, относится на соответствующие счета учета этих расходов (п.51 Инструкции № 114).

Когда визитные карточки не поступают на склад, документы на отпуск не составляются. На фактически израсходованные материалы составляется соответствующий документ, как правило, акт списания товарно-материальных ценностей, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и стоимость товарно-материальных ценностей. На основании акта расхода производится списание визитных карточек и отнесение их стоимости на затраты производства.

Порядок составления акта расхода материалов (в т.ч. его форма), а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией.

Примерная форма акта может быть следующей.

Порядок отражения в учете

Согласно Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89, учет визиток следует вести на счете 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» (организация в своей учетной политике может закрепить и иной субсчет).

При приобретении и выдаче визиток в учете производятся записи:

Порядок документального оформления и отражения в учете рекламных карточек аналогичен вышеприведенному, за исключением того, что их стоимость относится к расходам на рекламу и подлежит нормированию. В настоящее время установлены следующие нормы расходов на рекламу:

Списание на затраты рекламных карточек отражается записями:

31.08.2009 г.

Маргарита Згировская, аудитор

От редакции: В Закон РБ от 10.05.2007 № 225-З «О рекламе» на основании законов РБ от 09.11.2009 № 55-З (с 30 ноября 2009 г.), от 28.12.2009 № 95-З (с 25 января 2010 г.) и от 03.01.2013 № 15-З внесены изменения и доролнения.

С 1 января 2010 г. Закон РБ от 22.12.1991 № 1330-XII «О налогах на доходы и прибыль» на основании Закона РБ от 29.12.2009 № 72-З утратил силу.

С 1 ноября 2010 г. Указ Президента РБ от 15.06.2006 № 398 «Об утверждении норм расходов на представительские цели» на основании Указа Президента РБ от 27.09.2010 № 495 утратил силу.

С 27 ноября 2010 г. постановление Минэкономики РБ, Минфина РБ и Минтруда и соцзащиты РБ от 30.10.2008 № 210/161/151 «Об утверждении Основных положений по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг)» на основании постановления Минэкономики РБ, Минфина РБ и Минтруда и соцзащиты РБ от 20.10.2010 № 145/114/149 утратило силу.

С 27 января 2011 г. постановление Минфина РБ от 17.07.2007 № 114 «Об утверждении Инструкции о порядке бухгалтерского учета материалов» на основании постановления Минфина РБ от 12.11.2010 № 133 утратило силу.

С 1 января 2012 г. постановление Минфина РБ от 30.05.2003 № 89 «Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета» на основании постановления Минфина РБ от 29.06.2011 № 50 утратило силу.