Материал помещен в архив

УДОСТОВЕРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Для придания юридической силы документам, создаваемым организациями, в соответствии с п.18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), необходимо использовать следующие обязательные реквизиты:

• наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

• дату;

• регистрационный индекс;

• подпись.

Помимо этого, для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии. Например, проставление грифа утверждения обязательно при оформлении номенклатуры дел, а наличие печати организации - на личных справках, выдаваемых работникам (о стаже, занимаемой должности и т. д.).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.18 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154.

Электронная цифровая подпись

Ключевым из указанных реквизитов традиционно является подпись должностного лица, проставляемая на документе.

Вместе с тем при работе с документами в электронном виде непосредственное использование собственноручной подписи для удостоверения таких документов невозможно (по крайней мере, в условиях применения современных массовых компьютерных технологий).

В качестве наиболее приемлемого аналога собственноручной подписи для удостоверения документов в электронном виде законодательство Республики Беларусь чаще всего рассматривает электронную цифровую подпись (далее - ЭЦП).

Общий порядок использования ЭЦП (применения средств ЭЦП) регламентирован Законом Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Электронная цифровая подпись рассматривается в отечественном законодательстве как наиболее надежный инструмент удостоверения документов в электронном виде, поскольку позволяет не только однозначно идентифицировать автора документа, но также подтвердить целостность (неизменность) документа и гарантировать неотказуемость автора от созданного им документа.

Проблемы применения электронной цифровой подписи

Проблема совместимости различных средств электронной цифровой подписи

Несмотря на свои сильные стороны, ЭЦП имеет ряд недостатков, в том числе с точки зрения делопроизводства и архивного дела. Один из них - проблема совместимости различных средств ЭЦП.

Опыт Республики Беларусь, а также других стран демонстрирует, что программные продукты, предназначенные для выработки и проверки ЭЦП, в ряде случаев несовместимы между собой. Это может приводить к тому, что ЭЦП, сгенерированная, например, при помощи программно-аппаратного средства от разработчика «А», не сможет быть проверена при помощи программно-аппаратного средства от разработчика «Б» (даже если средства ЭЦП от обоих разработчиков прошли сертификацию на соответствие требованиям отечественного законодательства). Более того, в некоторых случаях при подписании документов при помощи ЭЦП содержащие эти документы файлы преобразовываются в специфический формат и могут в дальнейшем воспроизводиться только той программой (системой электронного документооборота), в которую встроены средства, поддерживающие именно такую ЭЦП.

Отсутствие жесткой привязки электронной цифровой подписи к конкретному лицу

По своей сути ЭЦП не в полной мере идентична собственноручной подписи, так как ее создание при подписании документа не обусловлено особенностями личности лица, подписывающего документ (например, индивидуальными особенностями его почерка, как в случае с собственноручной подписью). Если проводить аналогии, то способ удостоверения документа при помощи ЭЦП представляет собой, скорее, аналог использования личной печати, а это обуславливает, например, возможность кражи средств выработки личной ЭЦП (носителя с сертификатом закрытого ключа и пароля доступа к нему) и (или) несанкционированного использования иным лицом.

Здесь же нужно упомянуть и о проблеме осуществления традиционных делопроизводственных операций с документами, удостоверенными при помощи ЭЦП, а также обеспечения их долговременного хранения.

Жесткая привязка электронной цифровой подписи и подписываемого файла (файлов), содержащего документ

Особенностью ЭЦП является жесткая привязка к формату компьютерного файла (файлов), содержащего документ (то есть к его бинарному содержимому). Снабжение документа ЭЦП, как правило, происходит таким образом, что ЭЦП встраивается в файл либо создается жесткая привязка ЭЦП и подписываемого файла (файлов), содержащего документ. В результате этого документ «замораживается», в связи с чем внесение в него любых изменений влечет за собой недействительность ЭЦП, даже если такие изменения не связаны с основным «человекоориентированным» содержанием (текстом) и реквизитами документа. В итоге работа с документом далее не может строиться по традиционным, привычным для работников служб документационного обеспечения управления правилам, когда все этапы работы с ним отражаются непосредственно в документе в виде различных служебных отметок, резолюций, виз и т. д.

Указанная проблема тесным образом связана с тем, что при длительном хранении документов (файлов), подписанных при помощи ЭЦП, возникает невозможность конвертации таких документов в новые, в том числе архивные, форматы без потери действительности ЭЦП и, соответственно, законной возможности подтверждения подлинности документов. Вместе с тем хранение документов в исходных специфических форматах не всегда гарантирует доступность (воспроизводимость) документов в будущем в силу появления новых и устаревания существующих форматов и программных средств, которые их поддерживают.

Срок действия сертификатов ключей электронной цифровой подписи

Срок действия сертификатов ключей ЭЦП, с использованием которых в настоящее время создаются и проверяются ЭЦП, нередко ограничен несколькими годами. Между тем срок хранения документов, подписанных ЭЦП, нередко превышает срок действительности самой ЭЦП. Срок действия сертификата ЭЦП может быть еще меньше, если он отозван в связи с компрометацией и существует вероятность подделки ЭЦП.

Небольшие сроки действия сертификатов, которые используются для выработки ЭЦП, обусловлены объективными причинами. Процедура выработки ЭЦП основана на математических алгоритмах и методах криптографии, в связи с чем развитие компьютерных технологий и широко доступных вычислительных мощностей создает потенциальную возможность подделки в будущем создаваемых сегодня ЭЦП. В перспективе это может привести к потенциальному риску подделки электронных документов и поставить под сомнение использование документов, подписанных «старыми» ЭЦП, в социальных, научных и иных целях. Особое значение данная проблема приобретает в контексте работы с документами постоянного хранения.

Таким образом, в случае использования ЭЦП в качестве средства удостоверения документов в электронном виде необходимо учитывать указанные недостатки.

Удостоверение документов в электронном виде без использования электронной цифровой подписи

В случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон, при совершении сделок допускается использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, ЭЦП либо иного аналога собственноручной подписи (п.2 ст.161 Гражданского кодекса Республики Беларусь, далее - ГК).

Таким образом, в качестве альтернативы ЭЦП гражданское законодательство рассматривает факсимильное изображение подписи (факсимиле) и иные возможные аналоги собственноручной подписи. При этом нормы ст.161 ГК устанавливают, что стороны в гражданских правоотношениях вправе самостоятельно определить, какой способ удостоверения они принимают в качестве аналога собственноручной подписи, и это решение в отношениях между ними будет иметь юридическую силу. Подобный подход нашел свое отражение также в главе 18 Инструкции по делопроизводству, нормы которой подразумевают в ряде случаев возможность обмена документами без удостоверения их при помощи ЭЦП.

Нормы ГК предоставляют сторонам гражданских правоотношений (организациям, гражданам) возможность договориться о том, что направляемые ими друг другу документы в электронном виде, не удостоверенные при помощи ЭЦП, они будут рассматривать в качестве официальных документов, обладающих для них юридической силой. Подобная договоренность должна быть отражена в соглашении (договоре), заключаемом сторонами. Законодательство не запрещает заключать подобное соглашение (договор) в устной форме, однако для подробной регламентации всех аспектов обмена документами более приемлемым представляется заключение письменного соглашения (договора).

Законодательство не содержит каких-либо специальных требований к таким соглашениям (договорам).

Соглашение (договор) целесообразно заключать с постоянными корреспондентами, электронная переписка с которыми имеет значительный объем. Стороны, заключающие соглашение (договор) об обмене юридически значимыми документами в электронном виде, должны использовать совместимые программно-технические средства, что подразумевает возможность таких средств воспроизводить пересылаемые документы без искажения содержания и формы внешнего представления.

В соглашении (договоре) необходимо по возможности подробно регламентировать порядок удостоверения и обмена документами в электронном виде. В частности, целесообразно определить:

1) адреса электронной почты, на которые (с которых) стороны будут отправлять (получать) документы;

2) категории или конкретные разновидности документов в электронном виде, которыми стороны планируют обмениваться;

3) требования к оформлению таких документов;

4) перечень оснований для отказа в регистрации и рассмотрении пересылаемых документов (например, в результате нарушения установленных требований к оформлению, при отрицательных результатах проверки подлинности и целостности поступившего документа, обнаружение в присланных файлах компьютерного вируса и т. д.). В этом случае необходимо предусмотреть направление организации-отправителю электронного сообщения об отказе в регистрации и рассмотрении документа, содержащего подробное указание причин;

5) способы удостоверения документов (простая электронная подпись, сертифицированные средства ЭЦП (с указанием конкретных наименований и производителей) или др.);

6) форматы файлов, в которых допускается пересылать документы, максимально допустимый размер файлов, а также возможность использования сжатия файлов (например, в формат ZIP или RAR).

При определении порядка удостоверения пересылаемых посредством электронной почты документов на основе соглашения (договора) в качестве альтернативы использования сертифицированных средств ЭЦП может рассматриваться технология создания и проверки цифровых подписей S/MIME, поддерживаемая широко распространенным программным обеспечением для работы с электронной почтой (Microsoft Outlook, The Bat! и др.).

В отношении внутренних документов возможность их удостоверения в электронном виде без использования ЭЦП закрепляется в Инструкции по делопроизводству и (или) иных локальных нормативных правовых актах организации. При этом согласно п.222 Инструкции по делопроизводству такая возможность предоставляется лишь в отношении справочно-информационных документов. В случае если организация решит создавать в электронном виде распорядительные и организационные документы (приказы, распоряжения, инструкции и др.), они должны быть удостоверены при помощи ЭЦП.

Справочно Для более детального изучения данной темы см. подборку «Электронный документооборот организации».

12.04.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года