Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Удостоверение и применение электронных копий документов на бумажном носителе

Ольга Барталевич
старший научный сотрудник отдела информационных компьютерных технологий Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации

05.10.2021

Большинство учреждений и организаций ведут смешанный документооборот, при котором в обращении могут находиться также электронные копии документов временного (свыше 10 лет), а также постоянного сроков хранения. Как правильно изготовить, удостоверить, учитывать, хранить копию таких документов на бумажном носителе, пояснил автор.

Что такое электронная копия документов на бумажном носителе

Следует различать:

1) электронные отображения документов на бумажных носителях, соответствующие оригиналу и созданные для обращения внутри организации средствами СЭД или обеспечивающие возможность полнотекстового поиска в СЭД (далее - электронные отображения);

2) электронные копии документов на бумажном носителе (далее - электронная копия), оформленные и удостоверенные в соответствии с требованиями Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией № 19 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Электронная копия - документ в электронном виде (как правило, графический), содержательная часть которого соответствует подлиннику документа на бумажном носителе (п.208 терминологического словаря «Электронный документооборот: термины и определения», утв. приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 19.10.2015 № 39).

Когда применяется электронная копия

Электронная копия применяется взамен оригинала документа на бумажном носителе, созданного в организации или полученного ею:

• при исполнении документа с использованием средств СЭД;

• при отправке посредством электронной почты, информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота;

• для публикации на официальном сайте организации, информационном портале (ч.2 п.53 Инструкции  № 19).

При поступлении в организацию электронной копии досылка оригинала традиционной почтой не требуется. Поступившая электронная копия приравнивается к ЭД: регистрируется, подлежит исполнению и хранится согласно общим требованиям по работе с ЭД в организации.

В ЛПА организации (например, инструкции по делопроизводству организации либо инструкции по работе с ЭД организации) необходимо закрепить порядок изготовления, удостоверения и использования электронных копий, который должен отражать не только общие требования, но и особенности работы в конкретной организации.

Как изготовить электронную копию

Процесс изготовления электронных копий включает:

1) создание электронных отображений;

2) контроль качества полученных электронных отображений;

3) удостоверение электронных копий (ч.1 п.55 Инструкции № 19).

Создание электронных отображений путем сканирования

Чаще всего электронные отображения делопроизводитель создает путем сканирования оригиналов документов на бумажном носителе.

Бумажный документ перед сканированием должен быть зарегистрирован средствами СЭД, содержать все реквизиты, отметки, подписи и печати.

При сканировании необходимо обеспечить получение электронных отображений, содержащих четко различимые текст, изображения внешних особенностей оригинала, если таковые есть на бумажном документе.

Каждый лист документа располагается строго вертикально или горизонтально. Должны быть видны все края листа. Обороты листов оригинала, не содержащие текста или изображений, копируются, если на них имеются какие-либо пометки, оттиски штампов, нумерация.

Не допускается наличие посторонних предметов, скрывающих часть листа, и эффектов, возникших в процессе сканирования (бликов, густых теней, муара и другие эффекты).

Если оригинал изготовлен в черно-белом изображении на белом фоне, электронное отображение может быть черно-белым. Если оригинал содержит элементы иных цветов (пометки, подписи, оттиски печатей, логотипы, изображение Государственного герба и другие элементы) и (или) цветной фон, электронное отображение должно быть цветным (п.58 Инструкции № 19).

В ЛПА целесообразно:

• указать технические требования к процедуре сканирования исходя из возможностей сканирующего оборудования;

• определить режим для создания цветных и черно-белых отображений.

Допустимое значение разрешения (цифра «dpi» - количество пикселей на дюйм) и глубина цвета (черно-белый - 1 бит, серый - 8 бит, цветной - 24 бит) - важные параметры сканирования.

Программное обеспечение для сканера должно давать пользователю возможность выбрать эти параметры, а не просто выбрать между непонятными режимами типа «текст» или «рисунок».

Основные режимы сканера

Обратите внимание! 24-bit Color/RGB (цветной 24 бита) используется при сканировании цветных документов. Черно-белые документы предпочтительно сканировать в режиме Black & White либо 8-bit grayscale.

Необходимо соблюдать единый размер сканов в рамках одного многостраничного документа. Все отображения страниц должны быть одного формата и приблизительно одинакового размера по высоте и ширине.

Отображения большеформатных или малоформатных страниц, отличных по размеру от основной части документа, должны сохранять оригинальные пропорции (то есть будут отличаться по размеру сканов).

На одном скане должно отображаться не более одного документа (одной страницы многостраничного документа), каждый документ сканируется отдельно (обороты сканируются только в случае наличия отметок).

При этом разрешение должно быть не ниже 300 dpi. Более высокое (не выше 600 dpi) разрешение применяется в исключительных случаях для очень плохих оригиналов с трудночитаемым текстом или с очень мелким шрифтом.

Для формата TIF/TIFF следует установить сжатие LZW, а для формата JPEG - с сохранением 80 % качества при сжатии.

Обратите внимание! На отсканированном отображении должно присутствовать только изображение страницы документа с отступом от границы изображения не менее 0,5 см со всех четырех сторон.

Контроль качества полученных электронных отображений

Сотрудник, сканирующий документ, должен визуально проконтролировать качество сканирования и учесть цветокоррекцию и настройки яркости и контрастности.

Яркость, тон, глубина и насыщенность цвета сканов должны быть единообразны в пределах одного документа, не должно быть резких перепадов яркости, насыщенности, контрастности и др. При низком качестве документ повторно сканируется.

При сохранении файла следует следить за указанием места расположения папки, если нет рабочей и именной папки - создать их.

Каждому файлу присваивается уникальное имя, позволяющее однозначно соотнести его с оригиналом на бумажном носителе, как правило - путем включения в имя файла регистрационного индекса документа (п.59 Инструкции № 19).

Предпочтительнее использовать латинский алфавит при написании имени файла. Вместо пробела ставится нижнее подчеркивание / тире.

Пример 111_04_36_Prikaz_o_premirovanii.

Удостоверение электронных копий

Электронная копия удостоверяется путем подписания ЭЦП с применением личного ключа лица, изготовившего электронные отображения и проверившего их качество.

По решению руководителя организации электронная копия дополнительно может удостоверяться ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация.

Лицо (лица), уполномоченное организацией удостоверять электронную копию, определяется ЛПА организации или распорядительным документом ее руководителя (п.62 Инструкции № 19).

Перед удостоверением электронной копии электронные отображения всех страниц оригинала должны быть преобразованы в один файл в формате PDF/A1 или PDF/A2, если изначально они были созданы в ином графическом формате. В один файл могут быть включены основной документ и приложения, а также электронное отображение резолюции, выполненной на отдельном листе (ч.1 п.61 Инструкции № 19).

Перед объединением важно, чтобы файлы имели одинаковый формат, размер, разрешение и названия с последовательной нумерацией. Там, где нужно цветное отображение, - было цветное, где серое, - серое или черно-белое.

Объединение в один файл двух и более документов, имеющих разные регистрационные индексы, допускается только в случае, если оригиналы включены в одно дело, которое к моменту создания электронных копий переплетено, листы пронумерованы. В этом случае электронная копия должна содержать электронные отображения обложки и всех листов дела (ч.2 п.61 Инструкции № 19).

Как учитываются электронные копии

Электронные копии учитываются средствами СЭД.

В регистрационно-контрольную карточку оригинала в бумажном виде вносятся:

• дата изготовления электронной копии;

• имя файла;

• указание на место хранения;

• наименование должности, инициалы и фамилия лица, изготовившего электронную копию.

Сведения об электронной копии, включаемые в регистрационно-контрольную карточку, наносятся на оригинал документа на бумажном носителе на нижнем поле (при отсутствии свободного места - на обороте) первого листа документа штампом, вручную либо при наличии технической возможности - в виде штрих-кода (п.63 Инструкции № 19).

Пример 11.11.2020 11_02_03_spravka_ivanov.pdf \\SERVER-CENTER\Documents\Spravki Секретарь Коршунова И.А.

Сколько хранятся электронные копии

Электронные копии находятся на оперативном хранении в течение сроков, предусмотренных для оригиналов. При передаче оригиналов на хранение в архив организация самостоятельно определяет целесообразность передачи электронных копий в архив или их уничтожения (п.65 Инструкции № 19).

Обратите внимание! Бумажные оригиналы временного срока хранения, не подлежащие передаче на хранение в архив и не используемые в делопроизводстве организации, с которых были сделаны электронные копии, можно уничтожить в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации.