Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Утрата и хищение книги замечаний и предложений

Ответственность за хранение книги

Книга замечаний и предложений - документ единого образца, предназначенный для внесения замечаний (заявлений и жалоб) и (или) предложений о деятельности организации, индивидуального предпринимателя, качестве производимых (реализуемых) ими товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг (абзац 13 ст.1 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 января 2023 г. постановлением Совмина от 19.12.2022 № 877 дополнено постановление Совмина от 16.03.2005 № 285 формой книги замечаний и предложений согласно приложению 1. Комментарий см. здесь. С 2 января 2023 г. Законом от 28.06.2022 № 176-З внесены изменения в абз.13 ст.1 Закона № 300-З: «книга замечаний и предложений - документ единого образца, предназначенный для внесения замечаний (заявлений и жалоб) (далее, если не определено иное, - замечания) и (или) предложений о деятельности организации, индивидуального предпринимателя, реализующих товары, выполняющих работы, оказывающих услуги, качестве реализуемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг». Комментарий см. здесь.

Ответственными за хранение книги замечаний и предложений являются:

• руководитель организации или уполномоченное им лицо;

• индивидуальный предприниматель (п.18 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285, далее - постановление № 285, Положение № 285).

Назначение уполномоченного лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений, должно быть закреплено в приказе либо ином распорядительном документе (распоряжении, постановлении, решении).

Организация и индивидуальный предприниматель определяют необходимое для выдачи им количество книг в соответствии с перечнем мест реализации организациями, индивидуальными предпринимателями товаров, выполнения работ, оказания услуг, в которых ведется книга замечаний и предложений, утвержденным постановлением № 285 (п.8 Положения № 285).

Обратите внимание! Место нахождения книги (книг) должно соответствовать адресу ее (их) места нахождения, содержащемуся в электронном банке данных (часть вторая п.12 Положения № 285). Отсутствие книги замечаний и предложений влечет предупреждение или наложение штрафа в размере от 4 до 10 базовых величин (ст.9.24 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. отсутствие книги замечаний и предложений или непредъявление книги замечаний и предложений по первому требованию гражданина влекут наложение штрафа в размере до 4 БВ (ч.2 ст.10.10 КоАП от 06.01.2021 № 91-З).

Утрата книги

Работнику, который обнаружил утрату книги замечаний и предложений, необходимо составить докладную записку руководителю организации.

Справочно Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п.118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

В канцелярии установлено, что книга замечаний и предложений отсутствует. Считаю необходимым создать комиссию для выяснения причин утери книги замечаний и предложений и ее поиска.

На основе докладной записки руководитель организации издает приказ о создании комиссии для проведения проверки по факту утраты книги замечаний и предложений.

В целях проведения проверки по факту утраты книги замечаний и предложений в ООО «Фот» на основании п.10 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе:

Председатель - заместитель директора Петров А.В.

2. Комиссии установить причины утраты книги замечаний и предложений, составить акт и представить его на утверждение до 20.11.2020.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Петрова А.В.

При обнаружении фактов порчи (повреждения, брака), утраты книги не позднее рабочего дня, следующего за днем обнаружения указанных фактов, организацией или индивидуальным предпринимателем в налоговый орган по месту постановки на учет представляется соответствующий акт, в котором указываются регистрационный номер книги, адрес ее места нахождения, причина порчи (повреждения, брака), утраты книги (п.10 Положения № 285).

В результате проведения комиссией проверки по факту утраты книги замечаний и предложений в ООО «Фот» установлено отсутствие книги замечаний и предложений АД № 0028088 (дата выдачи 04.07.2018), находящейся по адресу: г. Минск, ул. Чичерина, 15-210. Также комиссия установила, что секретарь приемной руководителя Беляцкая Е.А., ответственная за ведение книги замечаний и предложений на основании приказа о назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений от 15.08.2019 № 546, не обеспечила сохранности книги замечаний и предложений.

Предпринятые меры по розыску книги замечаний и предложений положительных результатов не дали.

Составлен в трех экземплярах:

1-й экз. - в дело № 1-21;

2-й экз. - в дело № 2-16;

3-й экз. - в налоговый орган.

Хищение книги

При обнаружении факта хищения книги замечаний и предложений в налоговый орган представляется документ, подтверждающий обращение в орган внутренних дел по факту ее хищения.

Налоговый орган не позднее рабочего дня, следующего за днем получения соответствующего акта либо документа, подтверждающего обращение в орган внутренних дел по факту хищения книги замечаний и предложений, передает в электронный банк данных информацию о книге с признаком «Недействительно».

Новая книга замечаний и предложений выдается с соблюдением требований, указанных в пп.3-7 Положения № 285, в случаях:

• заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении;

• порчи (повреждения, брака) книги;

• утраты книги;

• хищения книги.

В случае заполнения всех страниц книги новая книга выдается при предъявлении реализующей организации использованной книги.

В иных вышеперечисленных случаях новая книга выдается реализующей организацией после внесения налоговым органом в порядке, предусмотренном в пп.10 и 11 Положения № 285, в электронный банк данных информации о книге с признаком «Недействительно» (п.9 Положения № 285).

Хранение книги

Книга замечаний и предложений после окончания ведения хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года - в течение 5 лет в архиве государственного органа, иной организации или у индивидуального предпринимателя (п.34 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 января 2023 г. из п.34 Положения № 1786 слова «государственного органа, иной» исключены постановлением № 877. Комментарий см. здесь.

Копии ответов гражданам хранятся вместе с книгой по месту ее ведения (п.17 Положения № 285).

26.11.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела