Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Утрата и хищение книги замечаний и предложений

Екатерина Дернович
юрист, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

02.05.2024

Что делать в случае утраты, хищения книги замечаний и предложений, а также ответственность и порядок хранения книги рассмотрели в разделах:

Ответственность за хранение книги

Книга замечаний и предложений - документ единого образца, предназначенный для внесения замечаний (заявлений и жалоб) и (или) предложений о деятельности организации, ИП, реализующих товары, выполняющих работы, оказывающих услуги, качестве реализуемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг (абз.14 ст.1 Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»).

Ответственными за хранение книги замечаний и предложений являются:

• руководитель организации или уполномоченное им лицо;

• ИП (п.18 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утв. постановлением Совмина от 16.03.2005 № 285).

Назначение уполномоченного лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений, должно быть закреплено в приказе либо ином распорядительном документе (распоряжении, постановлении, решении).

Формы документов • Приказ о назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений (пример).

Организация и ИП определяют необходимое для выдачи им количество книг в соответствии с перечнем сфер реализации организациями, ИП товаров, выполнения работ, оказания услуг, в которых ведется книга замечаний и предложений (п.8 Положения № 285).

Обратите внимание! Место нахождения книги (книг) должно соответствовать адресу ее (их) места нахождения, содержащемуся в электронном банке данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции (ч.2 п.12 Положения № 285). Отсутствие книги замечаний и предложений или непредъявление книги замечаний и предложений по первому требованию гражданина влекут наложение штрафа в размере до 4 БВ (ч.2 ст.10.10 КоАП).

При проведении проверок деятельности организаций и ИП контролирующими (надзорными) органами в порядке, предусмотренном законодательством, проверяется соблюдение ими порядка ведения и хранения книги. О выявленных нарушениях требований Закона № 300-З и Положения № 285 по ведению книги, рассмотрению изложенных в ней замечаний и предложений, составленных актах проверки или протоколах об административных правонарушениях должностными лицами контролирующих (надзорных) органов вносятся в книгу соответствующие записи (ч.1 п.19 Положения № 285).

Утрата книги

Работнику, который обнаружил утрату книги замечаний и предложений, необходимо составить докладную записку руководителю организации.

Справочно Докладная записка - информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п.118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Формы документов • Докладная записка об утрате книги замечаний и предложений (пример).

На основе докладной записки руководитель организации издает приказ о создании комиссии для проведения проверки по факту утраты книги замечаний и предложений.

Формы документов • Приказ о создании комиссии по проведению проверки по факту утраты книги замечаний и предложений (пример).

При обнаружении фактов порчи (повреждения, брака), утраты книги не позднее рабочего дня, следующего за днем обнаружения указанных фактов, организацией или ИП в налоговый орган представляется соответствующий акт, в котором указываются регистрационный номер книги, адрес ее места нахождения, причина порчи (повреждения, брака), утраты книги (п.10 Положения № 285).

Формы документов • Акт утраты книги замечаний и предложений организацией (пример). • Акт утраты книги замечаний и предложений ИП (пример).

В случае утраты новая книга выдается реализующей организацией после внесения налоговым органом в порядке, предусмотренном в пп.10 и 11 Положения № 285, в электронный банк данных информации о книге с признаком «Недействительно» (ч.3 п.9 Положения № 285).

Хищение книги

При обнаружении факта хищения книги замечаний и предложений в налоговый орган представляется документ, подтверждающий обращение в орган внутренних дел по факту ее хищения.

Налоговый орган не позднее рабочего дня, следующего за днем получения соответствующего акта либо документа, подтверждающего обращение в орган внутренних дел по факту хищения книги замечаний и предложений, передает в электронный банк данных информацию о книге с признаком «Недействительно» (п.11 Положения № 285).

Новая книга замечаний и предложений выдается в случаях:

• заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении;

• порчи (повреждения, брака) книги;

• утраты книги;

• хищения книги (пп.3-7 Положения № 285).

В случае заполнения всех страниц книги новая книга выдается при предъявлении реализующей организации использованной книги.

В иных вышеперечисленных случаях новая книга выдается реализующей организацией после внесения налоговым органом в порядке, предусмотренном в пп.10 и 11 Положения № 285, в электронный банк данных информации о книге с признаком «Недействительно» (ч.3 п.9 Положения № 285).

Хранение книги

Книга замечаний и предложений после окончания ведения хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года - в течение 5 лет в архиве организации или у ИП (п.34 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, утв. постановлением Совмина от 30.12.2011 № 1786).

Копии ответов гражданам хранятся вместе с книгой по месту ее ведения (п.17 Положения № 285).

Срок хранения книги замечаний и предложений определен и п.89 Перечня № 140 - «5 лет после окончания ведения и передачи в архив организации».

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (примечание 7 к Перечню № 140).

Пояснение «После окончания ведения» применяется, как правило, при исчислении сроков хранения регистрационно-контрольных форм (книг, журналов и т. п.) и означает, что установленный Перечнем № 140 срок хранения соответствующих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания ведения соответствующей регистрационно-контрольной формы.

Дополнительно по теме • Как поступить с книгой замечаний и предложений в случае ликвидации организации? • Согласно постановлению Совмина от 19.12.2022 № 877 «Об изменении постановлений Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. № 285 и от 30 декабря 2011 г. № 1786» организация не входит в перечень организаций, в которых ведется книга замечаний и предложений. Необходимо ли издать приказ об отмене ведения книги замечаний и предложений в организации? Каков порядок отзыва книг из пунктов оказания услуг? • Что делать с книгой замечаний и предложений организации, если книга уже не ведется? Сколько книгу следует хранить и где?

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.