Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Утверждение, согласование, подписание документов в электронном виде, электронных документов

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

27.03.2025

В материале на примерах рассмотрено, как утверждать, согласовывать и подписывать документы в электронном виде, электронные документы.

Данная тема изложена в разделах:

Понятие документа в электронном виде и электронного документа

Справочно Документ в электронном виде (ДЭВ) - документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств (абз.13 ч.1 ст.2 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»). Электронный документ (ЭД) - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абз.16 ст.1 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Так, средства ЭЦП должны быть сертифицированы удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь.

Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов (ч.1 п.201 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на: • печатях; • угловых штампах; • бланках документов (абз.4 ч.1 ст.10 Закона от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»). Так, при подготовке ДЭВ бланк документа не используется.

Справочно Бланк документа - лист бумаги стандартного формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (абз.4 ч.1 п.3 Инструкции № 4).

В ДЭВ при оформлении реквизитов «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Виза», «Подпись», в состав которых входит собственноручная подпись, все составные части таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре ДЭВ (общей части ЭД).

Справочно Формуляр документа - совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на бумажном носителе или в форме внешнего представления ДЭВ (абз.33 ч.1 п.3 Инструкции № 4). Общая часть ЭД состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть ЭД состоит из одной или нескольких ЭЦП (ст.17 Закона № 113-З).

В качестве эквивалента собственноручной подписи используются ЭЦП или иные аналоги собственноручной подписи (ч.1 п.202 Инструкции № 4).

Допускается подписывать, согласовывать, утверждать внутренние ДЭВ без использования ЭЦП, если иное не установлено законодательством, при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ (ч.2 п.202 Инструкции № 4).

Реквизит «Гриф утверждения»

Утверждение документа в электронном виде (ДЭВ)

Все элементы реквизита «Гриф утверждения» ДЭВ, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа.

Внесение даты утверждения в состав реквизита «Гриф утверждения» в формуляре ДЭВ допускается в случае, если это не нарушает целостности ДЭВ.

Пример   УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Перспектива» __________ И.И.Иванов 18.04.2025

В иных случаях в формуляр ДЭВ могут вноситься лишь составные части даты (месяц и (или) год), известные до утверждения ДЭВ.

Пример   УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Перспектива» __________ И.И.Иванов __.04.2025

В качестве эквивалента собственноручной подписи используются аналоги собственноручной подписи, предусмотренные законодательством.

Утверждение электронного документа (ЭД)

В состав реквизита «Гриф утверждения» ЭД вносятся наименование должности служащего лица, которое будет утверждать ЭД, его инициалы и фамилия (п.30 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19).

Пример   УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Перспектива» __________ И.И.Иванов

В качестве эквивалента собственноручной подписи при утверждении ЭД используется ЭЦП.

Дата утверждения ЭД отражается в особенной части ЭД. Сведения о лице, утвердившем ЭД (наименование должности служащего, инициалы, фамилия), вносятся в регистрационно-контрольную карточку.

Реквизит «Гриф согласования»

Внешнее согласование проекта ДЭВ (ЭД) осуществляется путем рассылки проекта ДЭВ (ЭД) в согласующие организации.

Согласование документа в электронном виде

При внешнем согласовании ДЭВ (кроме ЭД) согласующая организация направляет письмо о согласовании проекта ДЭВ. После получения писем или протоколов о согласовании от всех согласующих организаций в проект формуляра ДЭВ вносятся сведения об их датах и регистрационных индексах.

Пример СОГЛАСОВАНО Письмо Национального банка Республики Беларусь 05.06.2025 № 11-19/7569

Сведения о лицах, подписавших письма о согласовании ДЭВ (наименования должностей служащих, инициалы, фамилии), и даты согласования вносятся в РКК.

Согласование электронного документа

Согласование проекта ЭД осуществляется посредством подписания:

1) общей части проекта ЭД ЭЦП лица, согласующего документ, либо

2) письмом (протоколом).

При варианте 1 согласования проект общей части ЭД подписывается ЭЦП согласующего лица и возвращается в организацию, его подготовившую. После получения от согласующих организаций согласованных проектов общая часть проекта ЭД подписывается (утверждается) лицом, уполномоченным на его подписание (утверждение). Все ЭЦП включаются в особенную часть ЭД, или формируется лист согласования с использованием средств АС ДОУ.

Сведения о лицах, согласовавших проект ЭД (наименования должностей служащих, инициалы, фамилии), и даты согласования вносятся в РКК средствами АС ДОУ. В состав реквизита «Гриф согласования» в общей части ЭД вносятся наименование должности служащего лица, которое будет согласовывать ЭД, его инициалы и фамилия.

Пример СОГЛАСОВАНО Начальник Минского районного отдела _________ Е.В.Николаев

Вариант 2 согласования проекта ЭД осуществляется аналогично внешнему согласованию ДЭВ.

После получения писем о согласовании от всех согласующих организаций в проект общей части ЭД вносятся сведения об их датах и регистрационных индексах (п.36 Инструкции № 19).

Проект ЭД подписывается (утверждается) лицом, уполномоченным на его подписание (утверждение). Сведения о лицах, подписавших письма о согласовании (наименования должностей служащих, инициалы, фамилии), и даты согласования вносятся в РКК средствами АС ДОУ.

В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП или иные аналоги собственноручной подписи, предусмотренные законодательством.

Реквизит «Виза»

Визирование документа в электронном виде

При оформлении внутреннего согласования ДЭВ все составные части реквизита «Виза», за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре ДЭВ.

Дата визирования вносится в формуляр ДЭВ полностью в случае, если это не нарушает целостности ДЭВ.

Пример Главный инженер _________ П.А.Свиридов 14.05.2025   Начальник отдела кадров _________ Е.В.Громова 14.05.2025

В иных случаях в формуляр ДЭВ вносятся части даты (месяц и (или) год), известные до согласования.

Пример Заместитель директора _________ В.И.Медведев __.05.2025   Главный инженер _________ П.А.Свиридов __.05.2025

В качестве эквивалента собственноручной подписи при внутреннем согласовании ДЭВ используются аналоги собственноручной подписи, предусмотренные законодательством.

Визирование электронного документа

Внутреннее согласование проекта ЭД осуществляется с использованием средств АС ДОУ.

Отметка о согласовании ЭД (виза) включается в РКК или оформляется отдельным листом согласования с использованием средств АС ДОУ.

Сведения о лицах, согласовавших проект ЭД (наименования должностей служащих, инициалы, фамилии), и даты согласования средствами АС ДОУ вносятся в РКК.

В случаях, если внутреннее согласование проекта ЭД осуществляется путем подписания общей части его проекта, ЭЦП включаются в особенную часть проекта ЭД (п.35 Инструкции № 19).

В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП или иные аналоги собственноручной подписи, предусмотренные законодательством.

Реквизит «Подпись»

При подписании ДЭВ (ЭД) все составные части реквизита «Подпись», за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре ДЭВ (общей части ЭД).

Пример Директор предприятия   А.Б.Иванов   или   Председатель   Е.С.Петров       Секретарь   Н.М.Воронова

В качестве эквивалента собственноручной подписи при подписании:

• ЭД используется ЭЦП. Подписание осуществляется путем выработки ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является лицо, указанное в общей части ЭД в реквизите «Подпись»;

• ДЭВ используются иные аналоги собственноручной подписи, предусмотренные законодательством.

Таким образом, подлинность ДЭВ может подтверждаться с использованием:

• сертифицированной ЭЦП;

• иных видов электронных (цифровых) подписей (например, несертифицированной ЭЦП, простой электронной подписи);

• иных аналогов собственноручной подписи (например, использование логина и пароля, средств факсимиле; отправка документа с официального адреса электронной почты, доступ к которому имеет только уполномоченное лицо организации, и др.);

• цифровой рукописной подписи, которая является собственноручной подписью клиента и не является ее аналогом (п.26 Указа от 18.04.2019 № 148 «О цифровых банковских технологиях»).

Справочно Цифровая рукописная подпись - собственноручная подпись клиента, учиненная с помощью соответствующих программных средств (включая планшеты, дисплеи) для подтверждения целостности и подлинности подписываемого документа в электронном виде (абз.20 ч.1 п.19 постановления Совмина от 30.12.2020 № 773 «О реализации Указа Президента Республики Беларусь от 18 апреля 2019 г. № 148»).

При этом программно-технические средства должны однозначно идентифицировать работника, а также фиксировать даты совершения действий в электронном виде, при необходимости - точное время их совершения.

Дополнительно по теме • Допускается ли аналог собственноручной подписи на приказах, в том числе, по личному составу?