Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

УВЕДОМЛЕНИЕ: ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

Уведомление относится к системе организационно-распорядительной документации.

При подготовке документа может использоваться Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД).

Содержание (текст) унифицированной формы может изменяться составителем документа в зависимости от практической необходимости, поскольку УСОРД является методическим документом.

При составлении уведомлений (независимо от того, используется ли унифицированная форма документа из УСОРД) применяют реквизиты, состав, место расположения и правила оформления, которые установлены Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Кроме того, при оформлении уведомления необходимо руководствоваться:

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Бланк

Если необходимо составить уведомление, направляемое в дальнейшем юридическому лицу или гражданину, не являющемуся работником организации, то используют бланк организации (бланк для письма).

Если же уведомление предназначено для работников организации, используют общий бланк.

Справочно Подробнее см.: • пособие «Бланки документов: виды, требования к оформлению реквизитов».

Оформление реквизитов

Уведомление в обязательном порядке должно содержать наименование автора документа, т.е. организации. Наименование вышестоящей организации обозначает ведомственную принадлежность организации - автора документа. При наличии вышестоящей организации указывают ее полное официальное наименование.

Наименование организации - автора документа должно точно соответствовать наименованию, отраженному в уставе организации (учредительном договоре). Сокращенное наименование организации можно указывать в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Обратите внимание! Наименование структурного подразделения указывают в уведомлении в случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи уведомления.

Название вида документа помещают ниже наименования организации - автора документа и выше реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс» и пишут прописными буквами без разрядки: УВЕДОМЛЕНИЕ.

Датой уведомления является дата его подписания. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года. День месяца проставляет должностное лицо, подписывающее документ.

Даты подписания, а также даты, содержащиеся в тексте уведомления, оформляют цифровым способом, например: 30.09.2014.

Регистрационный индекс уведомления состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, другими условными обозначениями.

Пример (данные условные) Регистрационный индекс уведомления наряду с порядковым регистрационным номером включает индекс дела по номенклатуре № 4-19/85, где 4-19 - индекс дела по номенклатуре; 85 - порядковый номер.

Уведомление должно иметь заголовок, который формулируется по общим правилам составления заголовков к документам, например: «Об увольнении», «О согласии на увольнение работника», «О продлении трудового договора» и т.д.

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля. Помещают заголовок в левом верхнем углу документа под обозначением автора, регистрационного индекса, даты и места составления или издания документа. В письмах заголовок оформляют под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа». Точка в конце заголовка не ставится.

В уведомлении обязательно должен быть указан адресат. В зависимости от того, кому адресовано уведомление, состав реквизита «Адресат» может включать:

• наименование учреждения;

• наименование структурного подразделения;

• наименование должности (профессии) работника;

• фамилию, имя, отчество работника;

• почтовый адрес.

Каждую из составных частей адресата печатают с новой строки. Знаки препинания между ними не ставят, но сохраняют в середине строк.

В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат может быть оформлен несколькими способами.

1. Адресат - организация. Наименование адресата указывают в именительном падеже.

Пример (данные условные)   Профсоюзный комитет ОАО «Свет»

2. Адресат - работник. Следует указать наименование должности, включающее наименование структурного подразделения. Фамилию получателя пишут в дательном падеже:

Пример (данные условные)   Начальнику отдела кадров Гарелику А.В.

Текст уведомления состоит из двух частей. В первой излагают условия или причины создания документа, во второй - предложения, готовые решения, выводы или просьбы.

К уведомлению могут прилагаться документы. Например, уведомление работнику о заключении нового трудового договора (контракта) может иметь в качестве приложения соответствующий трудовой договор (контракт).

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают под текстом перед реквизитом «Подпись» и отделяют его от текста 1,5-2 интервалами. Реквизит включает в себя слово «Приложение», название прилагаемого документа, а также количество его листов и экземпляров.

Слово «Приложение» пишут не отступая от границы левого поля листа документа строчными буквами, кроме заглавной, а слова «листы» и «экземпляры» - сокращенно «л.» и «экз.». В том случае, если прилагается лишь один экземпляр, информацию о количестве экземпляров разрешено не указывать. После слова «Приложение» ставится двоеточие, а само слово остается открытым.

Если название приложения упоминается в тексте уведомления, то в отметке о наличии приложения указывают только количество листов и экземпляров.

Пример Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если название приложения в тексте не упоминается, печатают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров.

Пример Приложение: трудовой договор с Гареликом А.М. на 5 л. в 2 экз.

Уведомление подписывает руководитель организации либо руководитель структурного подразделения (например, в организации право подписи уведомлений делегировано начальнику отдела кадров).

Уведомления, оформляемые на бланке для письма, должны содержать реквизит «Отметка об исполнителе». Его проставляют в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа (ниже подписи). Абзацный отступ при этом не делают, знаки препинания, тире между цифрами не ставят.

Пример Пушкарев 240 81 18

Отметка об исполнителе может включать индекс структурного подразделения, в котором работает исполнитель письма, инициалы (для машинисток), дату создания документа, имя файла.

Пример 4 Пушкарев 240 81 18 ск 30.09.2014 Согласование с профкомом.doc

При подготовке письма на компьютере отметку об исполнителе печатают шрифтом размера 9 пт.

Уведомления, адресованные работникам, составляют, как правило, в двух экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «С уведомлением ознакомлен» или «Экземпляр уведомления получил», которая включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении.

Если уведомление было составлено в 2 экземплярах, в дело подшивают экземпляр работодателя (с отметкой работника о получении им своего экземпляра).

Обратите внимание! В статьях Трудового кодекса Республики Беларусь не всегда есть указание на необходимость письменного уведомления работников. Например, о том, что сотрудников надо уведомить о реорганизации. Рекомендуется специалистам по кадрам оформлять такие уведомления во избежание трудовых споров с работниками.

Пример уведомления о заключении нового контракта

О заключении нового контракта

Срок контракта от 01.11.2013 № 26, заключенного между ОДО «Свет» и Вами, истекает 29.10.2014.

Предлагаем Вам заключить новый контракт сроком на 3 года с 01.11.2014 по 30.10.2017 на прежних условиях.

Просим сообщить в письменной форме о Вашем согласии или несогласии на продление трудовых отношений на предложенных условиях до 15.10.2014.

С уведомлением ознакомлен.

Правовые последствия отказа от продолжения трудовых отношений мне понятны.

Пример уведомления профсоюзу о согласии на увольнение работника

О согласии на увольнение Ермакова В.А.

Срок действия контракта от 01.11.2014 № 31, заключенного между ОДО «Свет», в лице директора Деревятко Алексея Ивановича, и Ермаковым Владимиром Анатольевичем, начальником технологического отдела, на 3 года, истекает 31.10.2014.

Ермаков В.А. 29.09.2014 был письменно предупрежден о предстоящем увольнении в связи с истечением срока действия контракта.

В связи с изложенным просим дать согласие на увольнение Ермакова Владимира Анатольевича, начальника технологического отдела, в связи с истечением срока контракта (п.2 ст.35 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Приложение: уведомление Ермакова В.А. от 30.09.2014 № 7 на 1 л. в 1 экз.

4 Мартынов 240 81 18

ск 30.09.2014 Согласование с профкомом.doc

15.10.2014

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года