Материал помещен в архив

УВЕДОМЛЕНИЕ: ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

Уведомление относится к системе организационно-распорядительной документации.

При подготовке документа может использоваться Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Содержание (текст) унифицированной формы может изменяться составителем документа в зависимости от практической необходимости, поскольку УСОРД является методическим документом.

При составлении уведомлений (независимо от того, используется ли унифицированная форма документа из УСОРД) применяют реквизиты, состав, место расположения и правила оформления, установленные СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Кроме того, при оформлении уведомления следует руководствоваться положениями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Бланк

Если необходимо составить уведомление, направляемое в дальнейшем юридическому лицу или гражданину, не являющемуся работником организации, то используется бланк организации (бланк для письма).

Если же уведомление предназначено для работников организации, используется общий бланк.

Оформление реквизитов

Уведомление в обязательном порядке должно содержать наименование автора документа, то есть организации. Наименование вышестоящей организации обозначает ведомственную принадлежность организации - автора документа. При наличии вышестоящей организации указывают ее полное официальное наименование.

Наименование организации - автора документа должно точно соответствовать наименованию, отраженному в уставе организации (учредительном договоре). Сокращенное наименование организации можно указывать в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

Обратите внимание! Наименование структурного подразделения указывают в уведомлении в случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи уведомления.

Название вида документа оформляется на общем бланке ниже наименования организации (структурного подразделения) - автора документа и выше реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс». Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки: УВЕДОМЛЕНИЕ. При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.

На письмах название вида документа не указывается.

Датой уведомления является дата его подписания. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года. День месяца проставляет должностное лицо, подписывающее документ.

Даты подписания, а также даты, содержащиеся в тексте уведомления, оформляют цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 10.11.2017.

Регистрационный индекс уведомления состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, другими условными обозначениями.

Пример (данные условные) Регистрационный индекс уведомления наряду с порядковым регистрационным номером включает индекс дела по номенклатуре № 4-19/85, где 4-19 - индекс дела по номенклатуре; 85 - порядковый номер.

Уведомление должно иметь заголовок, который формулируется по общим правилам составления заголовков к документам, например: «Об увольнении», «О согласии на увольнение работника», «О продлении трудового договора» и т. д.

Заголовок к тексту пишут строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля. Помещают заголовок в левом верхнем углу документа под обозначением автора, регистрационного индекса, даты и места составления или издания документа. В письмах заголовок оформляют под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа». Точка в конце заголовка не ставится.

В уведомлении обязательно должен быть указан адресат.

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели (часть вторая п.51 Инструкции по делопроизводству).

В зависимости от того, кому адресовано уведомление, состав реквизита «Адресат» может включать:

• наименование учреждения;

• наименование структурного подразделения;

• наименование должности (профессии) работника;

• фамилию, имя, отчество работника;

• почтовый адрес.

Каждую из составных частей адресата печатают с новой строки. Знаки препинания между ними не ставят, но сохраняют в середине строк.

В зависимости от того, кому адресуется документ, адресат может быть оформлен несколькими способами.

1. Адресат - организация. Наименование адресата указывают в именительном падеже.

Пример (данные условные)     Профсоюзный комитет ОАО «Свет»

2. Адресат - работник. Следует указать наименование должности, включающее наименование структурного подразделения. Фамилию получателя пишут в дательном падеже.

Пример (данные условные)   Начальнику отдела кадров Гарелику А.В.

Текст уведомления состоит из двух частей. В первой излагают условия или причины создания документа, во второй - предложения, готовые решения, выводы или просьбы.

К уведомлению могут прилагаться документы. Например, уведомление работнику о заключении нового трудового договора (контракта) может иметь в качестве приложения соответствующий трудовой договор (контракт).

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Реквизит включает в себя слово «Приложение», название прилагаемого документа, а также количество его листов и экземпляров (п.56 Инструкции по делопроизводству).

Слово «Приложение» пишут, не отступая от границы левого поля листа документа, строчными буквами, кроме заглавной, а слова «листы» и «экземпляры» - сокращенно «л.» и «экз.». В том случае, если прилагается лишь один экземпляр, информацию о количестве экземпляров разрешено не указывать. После слова «Приложение» ставится двоеточие, а само слово остается открытым.

Если название приложения упоминается в тексте уведомления, то в отметке о наличии приложения указывают только количество листов и экземпляров.

Пример Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если название приложения в тексте не упоминается, печатают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров.

Пример Приложение: трудовой договор с Гареликом А.М. на 5 л. в 2 экз.

Уведомление подписывает руководитель организации либо руководитель структурного подразделения (например, в организации право подписи уведомлений делегировано начальнику отдела кадров).

Уведомления, оформляемые на бланке для письма, должны содержать реквизит «Отметка об исполнителе». Его проставляют в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа (ниже подписи).

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания (часть третья п.63 Инструкции по делопроизводству).

Пример Пушкарев 240 81 18

При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации.

Пример 4 Пушкарев 240 81 18 10.11.2017 С:/Согласование с профкомом.doc

При подготовке письма на компьютере отметку об исполнителе печатают шрифтом размера 9 пт.

Уведомления, адресованные работникам, составляют, как правило, в двух экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «С уведомлением ознакомлен» или «Экземпляр уведомления получил», которая включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении.

Если уведомление было составлено в двух экземплярах, в дело подшивают экземпляр работодателя (с отметкой работника о получении им своего экземпляра).

Обратите внимание! В статьях Трудового кодекса Республики Беларусь не всегда есть указание на необходимость письменного уведомления работников. Например, о том, что сотрудников надо уведомить о реорганизации. Специалистам по кадрам рекомендуется оформлять такие уведомления во избежание трудовых споров с работниками.

Справочно Воспользуйтесь примерами форм: • уведомление профсоюзу о согласии на увольнение работника.

11.12.2017

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года