Материал помещен в архив

Уведомление: порядок составления и оформления

В системе организационно-распорядительной документации выделяется группа справочно-информационных документов. Один из таких документов - уведомление.

В нормативных правовых актах нет определения термина «уведомление». В то же время уведомление как вид документа (код 910) включено в таблицу 2 общегосударственного классификатора Республики Беларусь (ОКРБ 010-95) «Унифицированные документы», утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29.09.1995 № 10.

Таким образом, уведомление обоснованно может применяться в практической деятельности организаций (например, при документировании трудовых отношений).

Уведомление: определение и сфера применения

Уведомление - документ, посредством которого лицо оповещает специально уполномоченный орган о деятельности, предполагаемой к осуществлению, в целях получения разрешения.

Справочно В состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (далее - УСОРД), включены следующие унифицированные формы уведомлений: • уведомление работнику о заключении нового трудового договора (контракта); • уведомление работнику о переводе на контрактную форму найма; • уведомление работнику о продлении трудового договора (контракта); • уведомление работнику об увольнении; • уведомление профсоюзу об увольнении работника; • уведомление работнику об отзыве из отпуска. Помимо трудовых отношений, уведомление применяется для документирования иных управленческих ситуаций, а также при взаимодействии с государственными органами (например, уведомление о переходе на упрощенную систему налогообложения, об изменении местонахождения юридического лица и др.). Таким образом, уведомление применительно к трудовым отношениям можно определить как документ, посредством которого наниматель информирует работника (первичную профсоюзную организацию при ее наличии) об изменении существенных условий труда, увольнении, отзыве из отпуска и др.

Особенности оформления уведомлений

При оформлении уведомлений необходимо руководствоваться:

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83).

Уведомления могут оформляться на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 × 297 мм) и А5 (148 × 210 мм) (часть первая п.24 Инструкции по делопроизводству).

При составлении и оформлении уведомлений используются следующие реквизиты:

• наименование организации;

• название вида документа;

• место составления или издания;

• дата документа;

• регистрационный индекс;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения;

• подпись;

• отметка об ознакомлении с документом.

Справочно Отметка об ознакомлении с документом не включена в состав реквизитов, применяемых при оформлении организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению отметки Инструкцией по делопроизводству и СТБ 6.38-2016 не установлены.

Реквизиты «Наименование организации», «Название вида документа», ограничительные линии для реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс», в также «Место составления» указываются в заголовочной части документа в левом верхнем углу.

Пример Общество с ограниченной ответственностью «БелТрансПроект»   УВЕДОМЛЕНИЕ   ____________ № _________   г. Минск

Реквизит «Адресат» оформляется в соответствии с требованиями п.51 Инструкции по делопроизводству. Так, в случае адресования уведомления работнику полностью указывается наименование структурного подразделения, должность (профессия) работника, которому адресовано уведомление, а также его фамилия, имя, отчество (если таковое имеется).

Пример Общество с ограниченной ответственностью «БелТрансПроект»   УВЕДОМЛЕНИЕ   ____________ № _________   г. Минск Главному специалисту отдела кадрового администрирования Гашиной О.П.

Заголовок уведомления формулируется его составителем. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа (часть третья п.54 Инструкции по делопроизводству).

Заголовок уведомления должен отвечать на вопрос «о чем?».

Пример Об увольнении Об отзыве из отпуска О продлении контракта О переводе на контрактную форму найма О заключении нового контракта

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения (часть пятая п.56 Инструкции по делопроизводству).

Пример Приложение: проект контракта на 5 л. в 1 экз.

Уведомление подписывается руководителем организации (иным уполномоченный должностным лицом).

Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (часть третья п.57 Инструкции по делопроизводству).

Пример Директор общества Подпись П.Д.Махинов

Трудовое законодательство требует знакомить работника с определенными документами под роспись. Ознакомление оформляется отметкой об ознакомлении с документом, которая включает в себя:

• наименование вида документа, с которым происходит ознакомление;

• слово «ознакомлен» («ознакомлена», «ознакомлены» и др.);

• собственноручную подпись и ее расшифровку;

• дату.

Отметка об ознакомлении проставляется на лицевой стороне последнего листа уведомления.

Пример С уведомлением ознакомлена Подпись О.Д.Пеганова 15.10.2020

Отметка об ознакомлении может быть оформлена в иной форме в зависимости от управленческой ситуации.

Пример На заключение нового трудового контракта согласна. Подпись О.П.Гашина 15.10.2020

Датой уведомления является дата его подписания (часть вторая п.46 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.2 п.46 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Регистрационным индексом уведомления как информационно-справочного документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного (календарного) года, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел (подп.142.6 п.142 Инструкции по делопроизводству).

Пример 55 55/05-19

Уведомления регистрируются на регистрационно-контрольной карточке или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания. При незначительном объеме уведомления допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов (подп.142.2 п.142 Инструкции по делопроизводству).

При значительном объеме возможно ведение отдельного журнала регистрации уведомлений.

Срок хранения уведомлений

Срок хранения уведомлений (на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД) составляет 3 года (п.644 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.679 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Справочно Примеры оформления уведомлений на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, см. здесь.

23.10.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела