Материал помещен в архив

ВОПРОС: В 2017 году были уволены работники, фамилии которых начинаются с букв «Т», «Б» (личные дела № 13 и № 1 соответственно), а приняты на работу граждане, фамилии которых начинаются с букв «С», «К», «Г» (в календарном порядке).

Какие номера следует присвоить личным делам принятых в 2017 году работников, если дела хранятся в организации в алфавитном порядке? Как заполнить номера личных дел уволенных работников?

ОТВЕТ: Вновь заводимым личным делам при их постановке на учет целесообразно присваивать новые порядковые номера.

Личные дела работников подлежат строгому учету, для чего ведется журнал (книга) учета личных дел согласно установленной форме, а на обложке личного дела указывается регистрационный индекс дела согласно этому журналу (книге) (пп.18 и 20 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция).

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п.19 Инструкции).

Так, организация вправе самостоятельно определять, каким образом систематизировать личные дела, хранящиеся в кадровой службе организации.

Что касается порядка присвоения регистрационных индексов (номеров) личным делам, то Инструкция, иные акты законодательства этот вопрос не регулируют. Представляется, что для организации качественного учета личных дел заводимым личным делам при их постановке на учет целесообразно присваивать новые порядковые номера.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

29.03.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела