В 2019 году при формировании описи дел (договора уступки) за 2017 год обнаружилось задвоение номеров договоров в журнале регистрации договоров: № 182 от 02.02.2017 Иванова А.А.; № 182 от 02.02.2017 Сидорова А.А. Как поступить в данной ситуации? 12.04.2019 автор Дернович Е.

Вопрос-ответ от 12.04.2019
Автор: Дернович Е.

В 2019 году при формировании описи дел (договора уступки) за 2017 год обнаружилось задвоение номеров договоров в журнале регистрации договоров: № 182 от 02.02.2017 Иванова А.А.; № 182 от 02.02.2017 Сидорова А.А. Как поступить в данной ситуации?

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Содержание

Вопрос-ответ от 12.04.2019
Автор: Дернович Е.

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В 2019 году при формировании описи дел (договора уступки) за 2017 год обнаружилось задвоение номеров договоров в журнале регистрации договоров: № 182 от 02.02.2017 Иванова А.А.; № 182 от 02.02.2017 Сидорова А.А.

Как поступить в данной ситуации?

ОТВЕТ: Отразить ошибку нумерации в листе-заверителе дела.

Указанная ошибка не может быть исправлена, поскольку вторые экземпляры договоров получены контрагентами. Однако она должна быть отражена в учетных документах.

Так, в листе-заверителе дела, который составляется для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их формирования и физического состояния, должно быть указано о ее наличии.

Пример оформления

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___

В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________________ лист(ов),

(цифрами и прописью)

в том числе: __________________________________________________________________

литерные номера листов: _______________________________________________________

пропущенные номера листов: ___________________________________________________

+ листов внутренней описи: ____________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела		Номера листов
1		2
Договор уступки № 182 от 02.02.2017 с Ивановой А.А. и договор уступки № 182 от 02.02.2017 с Сидоровой А.А. имеют одинаковые регистрационные индексы		150-151

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись	Подпись	Расшифровка подписи
		Дата

Справочно

Составление внутренней описи дела и его листа-заверителя необходимо при его полном оформлении. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после их завершения делопроизводством (п.71 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

12.04.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела