Материал помещен в архив

ВОПРОС

В 2020 году при проверке выявлено личное дело работника, не зарегистрированное в журнале учета личных дел, заведенное в 2010 году.

Как в такой ситуации зарегистрировать в журнале обнаруженное личное дело?

ОТВЕТ

Нормативные правовые акты не дают точного ответа на этот вопрос. Решение принимается кадровой службой организации.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п.5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Таким образом, личное дело считается сформированным после включения в него копии распорядительного документа (решения, приказа, распоряжения, иного акта) о приеме на работу (назначении на должность).

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5 к Инструкции № 2 (часть первая п.20 Инструкции № 2).

Форма журнала (книги) учета личных дел согласно приложению 5 к Инструкции № 2 имеет в том числе графы:

• дата постановки на учет (графа 3);

• отметка о снятии с учета (графа 4).

Датой постановки на учет личного дела является дата его регистрации в книге (журнале) учета личных дел.

Дата постановки на учет может отличаться от даты распорядительного документа (решения, приказа, распоряжения, иного акта) о приеме на работу (назначении на должность).

Датой снятия с учета является дата передачи личного дела из кадровой службы в архив.

Справочно Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (часть вторая п.204 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Возможные варианты решения вопроса:

1) регистрация личного дела под следующим свободным порядковым номером, то есть личное дело, заведенное в 2010 году, будет зарегистрировано в 2020 году;

2) регистрация его под литерным номером.

Если обнаруженные ошибки в нумерации листов дела незначительны, то используются литерные номера листов. Например: 15а, 15б и др. (части седьмая, восьмая п.185 Инструкции № 4).

В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной строкой) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера) (п.198 Инструкции № 4).

Если личное дело исходя из даты его заведения должно было быть зарегистрировано в книге (журнале) учета личных дел под номером 242, то его можно зарегистрировать под номером 242а. Это позволит избежать наличия двух личных дел с одинаковыми номерами.

Окончательное решение, как поступить в рассматриваемой ситуации, принимается кадровой службой организации.

25.06.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела