Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

18.01.2022

ВОПРОС

В адрес организации поступило заявление от гражданина (бывшего работника) о предоставлении личного дела. В заявлении указаны только Ф.И.О. и адрес, куда направить документ.

Обязана ли организация предоставить личное дело работнику? Нужно ли при этом истребовать документ, удостоверяющий личность?

ОТВЕТ

Выдача личного дела гражданину НПА не предусмотрена. Однако организация может предоставить личное дело для ознакомления или выдать копии документов, содержащихся в нем.

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации.

Обратите внимание! Личные дела уволенных работников включаются в опись дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении.

Предоставление личного дела для ознакомления осуществляется в соответствии с законодательством в сфере архивного дела.

Так, архив осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, предоставляет документы пользователям для работы в читальном зале (абз.8 п.6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Выдача дел для ознакомления осуществляется с разрешения руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) (ч.2 п.309 Правил № 143).

Выдача копий документов осуществляется на основании постановления Совмина от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц».

Юридические лица всех форм собственности, если иное не предусмотрено актами законодательства, выдают копии исходящих от них документов обратившимся к ним гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц (п.1 постановления № 1256).

При этом выдача копии документа осуществляется обратившемуся лицу (его представителю) при его личном присутствии (ч.3 п.2 постановления № 1256).

Непосредственно выдача личного дела возможна по запросу организации (ч.3 п.309 Правил № 143, п.21 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.