Материал помещен в архив

ВОПРОС: В архиве организации на хранении находятся документы финансово-хозяйственной деятельности организации (бухгалтерские и кассовые документы со сроком хранения 3 года за 2009-2011 годы). Основная часть документов подлежит уничтожению, так как сроки их хранения истекли.

Однако перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), предусмотрено уничтожение указанных документов только после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. В организации налоговая проверка не проводилась, а для хранения документов нет места.

Каким образом можно списать документы, не нарушив законодательство?

ОТВЕТ: Списание документов производится при соблюдении ряда условий.

Плательщики налогов обязаны обеспечивать в течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения (подп.1.11 п.1 ст.22 Налогового кодекса Республики Беларусь).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. следует руководствоваться подп.1.14 п.1 ст.22 вышеназванного Кодекса, изложенного в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З.

Основным актом законодательства Республики Беларусь, устанавливающим сроки хранения указанных документов, является Перечень.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 115 внесены изменения в Перечень. Комментарий см. здесь.

Перечнем определены сроки хранения управленческих документов, в том числе документов бухгалтерского учета и отчетности. Для большинства указанных документов установлены временные (до 10 лет) сроки хранения (например, 3 года, 5 лет).

1. Исчисление сроков хранения таких документов начинается не до, а после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Пример Если документы со сроком хранения 3 года образовались в деятельности организации в 2009 году, а проверка соблюдения налогового законодательства налоговыми органами была проведена в 2012 году, то указанные документы могут быть выделены к уничтожению не ранее 1 января 2016 г. Соответствующая норма закреплена в графе 5 «Пояснение» Перечня.

2. Для выделения таких документов к уничтожению является наличие оформленных и утвержденных в установленном порядке описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий год. Данное требование закреплено в пп.207 и 211 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).

Пример Документы со сроком хранения 3 года, образовавшиеся в деятельности организации в 2009 году, при условии проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства в 2012 году могут быть уничтожены не ранее 1 января 2016 г. только в том случае, если в организации подготовлены и утверждены описи дел постоянного хранения и по личному составу, в которые включены документы постоянного хранения и по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации в 2009 году.

Условие о выделении документов временного хранения к уничтожению после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства установлено не только для документов бухгалтерского учета и отчетности, но и для ряда документов, относящихся к другим подсистемам управленческой документации (например, приказов о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)).

Таким образом, организация обязана обеспечивать сохранность образовавшихся в ее деятельности документов бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения в течение установленных сроков после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, даже в тех случаях, когда указанные документы утратили для организации практическое значение и не имеют научно-исторической ценности.

3. Если проверка соблюдения налогового законодательства налоговыми органами не проводится в течение длительного срока, а объем документов достаточно велик, то организация вправе обратиться в налоговые органы с просьбой провести такую проверку.

4. При отсутствии в организации площадей для хранения таких документов можно также обратиться в государственный архив либо организацию, оказывающую услуги по временному (так называемому депозитарному) хранению документов. В таких случаях услуги по временному хранению документов оказываются на договорной основе за плату.

Справочно Информацию о системе государственных архивных учреждений можно найти здесь: http://archives.gov.by/index.php?id=6.

Документы временного (до 10 лет) хранения, в том числе документы бухгалтерского учета и отчетности, архивными документами по сути не являются, так как передаче в архив организации подлежат только дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации (пп.204 и 205 Инструкции).

19.05.2016

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела