Материал помещен в архив

ВОПРОС

В бухгалтерии создается много приказов о премировании. Они формируются в отдельные дела в бухгалтерии. Регистрация их в приемной руководителя неудобная и затратная по времени.

Может ли бухгалтерия регистрировать приказы о премировании в отдельном журнале?

ОТВЕТ

Может.

Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно (ч.4 подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4). Например, отдельно можно регистрировать приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.

Количественное содержание понятия «значительный объем» организация определяет самостоятельно и закрепляет в ЛПА.

Регистрационный индекс распорядительного документа - это порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением (ч.3 подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, отдельная регистрация приказов о премировании в бухгалтерии возможна и не противоречит Инструкции по делопроизводству.

Регистрационный индекс приказа о премировании - это порядковый регистрационный номер и специальное буквенное обозначение, например: 34-пр; 55-п, где литеры «пр» или «п» обозначают «премирование».

Срок хранения:

• приказов о премировании - 75 лет (подп.21.3 п.21 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140);

• регистрационно-контрольных форм приказов по личному составу, имеющих срок хранения 75 лет (в том числе и приказов о премировании), - 75 лет (подп.102.3 п.102 Перечня).

Поскольку срок хранения регистрационно-контрольных форм приказов по личному составу, имеющих срок хранения 75 лет (в том числе и приказов о премировании), составляет свыше 10 лет, регистрировать эти приказы только в электронном виде (без вывода на бумажный носитель) нельзя в силу требований ч.3 п.236 Инструкции по делопроизводству.

Возможны следующие варианты регистрации приказов:

1) в соответствующем журнале регистрации на бумажном носителе;

2) в электронном виде (в Word, Excel и др.) с последующим выводом данного журнала на бумажный носитель (в конце делопроизводственного (календарного) года) и формированием его в соответствующее дело.

12.05.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года