Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Диана Василевская
специалист по делопроизводству

25.01.2022

ВОПРОС

В бюджетной организации нет своей бухгалтерии и юридической службы, есть в центре обеспечения деятельности бюджетных организаций (далее - Центр).

Как в таком случае правильно подавать приказы в бухгалтерию (на отпуск, прием, увольнение и др.)? Нужно отдавать оригинал (печатать приказ в трех экземплярах, подписывать и отдавать один экземпляр в бухгалтерию) или ксерокопию приказа?

ОТВЕТ

Можно передавать как копию, так и выписку из приказа с учетом следующего.

Копия документа - документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (подп.3.1.29 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18)).

Разновидность копии документа - выписка, копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (ч.3 п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением от 30.08.2022 № 113 в ч.3 п.64 Инструкции № 4 слово «реквизитов» заменено словом «текста». Комментарии см. здесь.

Один из наиболее распространенных способов получения копий документов, который описан и в самом вопросе, - это изготовление копий одновременно с подлинником путем распечатывания нескольких экземпляров документа. Изготовленные таким образом второй и последующие экземпляры документа называются размноженными. При этом первый экземпляр документа после его подписания, регистрации и др. становится подлинником, а остальные экземпляры - копиями.

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации (ч.2 п.64 Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением № 113 в ч.2 п.64 Инструкции № 4 слова «Для придания копии документа юридической силы она» заменены словами «Копия документа». Комментарии см. здесь.

Справочно Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (ч.2 п.18 Инструкции № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением № 113 в ч.2 п.18 Инструкции № 4 слово «силу» заменено словом «значимость» . Комментарии см. здесь.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает:

• слово «Верно»;

• наименование должности лица, заверившего копию;

• его собственноручную подпись;

• расшифровку подписи и дату заверения (ч.5 п.64 Инструкции № 4).

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных ЛПА организации (п.15 Инструкции № 4).

Таким образом:

• организация должна передавать в бухгалтерию Центра копии приказов, заверенные в вышеуказанном порядке. При этом можно передавать не копии, а выписки из приказа (в случае, если приказ сложный, то есть им оформляется несколько распорядительных действий, а в бухгалтерию необходимо подать только часть приказа, касающуюся одного работника);

• полномочиями заверять копии документов, в том числе приказов, может быть наделен работник организации (например, секретарь и др.) путем включения указанной функции в должностную инструкцию, издания соответствующего приказа и др.;

• алгоритм передачи документов должен определяться Центром и организацией самостоятельно.

Рассматриваемый вопрос мог бы регулироваться в договоре об оказании услуг для обеспечения деятельности бюджетной организации, заключаемом между организацией и Центром. Однако типовая форма такого договора, уст. постановлением Совмина от 31.12.2019 № 948, предусматривает только регулирование состава и сроков представления документов.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.