Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Копии приказов по личному составу: варианты заверения для внутреннего пользования, выписка из приказа

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

04.07.2023

Ситуация Бухгалтерия организации сначала требовала делать по два оригинала приказа по личному составу. Теперь настаивает, что нужно внизу приказа перед реквизитом «Исполнитель» писать: «Создан в 2 экз., один в дело, второй в бухгалтерию». В приказах оформляем реквизит исполнителя: «В дело 06-04. Фамилия и дата». Все копии приказов передаем в бухгалтерию под подпись. Как делать правильно?

Передавать в бухгалтерию копии приказов по личному составу, в том числе выписки из приказов по личному составу.

В законодательстве отсутствует прямая норма, запрещающая подписывать второй (третий и последующий) экземпляр приказа по личному составу. По мнению автора, данные экземпляры будут копиями, подлежащими заверению в установленном порядке.

Справочно Подлинник официального документа - первый или единственный экземпляр официального документа (подп.3.1.26 п.3.1 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18).

Подлинник приказа по личному составу должен создаваться в организации в одном экземпляре.

При подписании распорядительных документов подписывается первый экземпляр документа (ч.18 п.57 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

1. В практической деятельности организации (в данном случае при передаче в иное структурное подразделение) целесообразно создавать и использовать копии приказа по личному составу (подлинника приказа по личному составу).

Справочно Копия документа - документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (подп.3.1.29 п.3.1 СТБ 2059-2013).

Способы изготовления, порядок заверения копий документов и возможность использования различных видов копий установлены в п.64 Инструкции по делопроизводству.

Возможны следующие варианты заверения копии документа для внутреннего пользования:

• копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства (ч.10 п.64 Инструкции по делопроизводству).

Исключение составляют копии документов, изготовленных на гербовом бланке, тиражированные средствами оперативной полиграфии госоргана, иной госорганизации. В этом случае каждая изготовленная таким способом копия должна заверяться печатью (п.9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утв. постановлением Совмина от 31.07.2000 № 1172);

• размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи (ч.11 п.64 Инструкции по делопроизводству).

В этом случае может использоваться любая печать: печать организации (в том числе гербовая), печать структурного подразделения (например, «Отдел кадров», «Канцелярия» и т. п.) или печать, указывающая на ее целевое предназначение (например, «Для документов» и т. п.);

• заверять в порядке, предусмотренном чч.5-6 п.64 Инструкции по делопроизводству: отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Проставление печати при этом не оговаривается. В этом случае копия документа должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации, если законодательством не установлено иное.

Формы документов • Приказ о заверении копий документов (пример).

2. Отличительная особенность выписки от других видов копий в том, что она воспроизводит не весь текст документа, а его часть.

Справочно Выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке (п.3.1.31 СТБ 2059-2013). Выписка из документа - копия документа, воспроизводящая часть его текста, заверенная в установленном порядке (ч.3 п.64 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме • Оформление выписки из документов. • Всё по одной теме. Оформление документов в организации. • Приказы по личному составу за 2018 год находились на хранении в архиве учреждения, подшиты, но не пронумерованы, обнаружено отсутствие нескольких приказов. Однако эти приказы сохранены в электронном варианте (в формате Word). Руководитель учреждения поменялся. Можно ли изготовить дубликат приказа по личному составу?

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.