Материал помещен в архив

ВОПРОС: В чем разница между терминами «автоматизированная система документационного обеспечения управления» (АС ДОУ) и «система электронного документооборота» (СЭД)?

ОТВЕТ: Термин АС ДОУ имеет более широкое значение.

Термин «автоматизированная система документационного обеспечения управления» применяется в:

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству (например, в части четвертой п.3);

• Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19, далее - Инструкция по работе с электронными документами (например, в п.1).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.1 Инструкции по работе с электронными документами изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117.

При этом некоторые нормативные правовые акты оперируют производными от понятия «система электронного документооборота» терминами.

Так, под понятием «ведомственная система электронного документооборота» понимается автоматизированная информационная система в государственном органе или иной организации, обеспечивающая обмен документами без использования бумажных носителей с применением ЭЦП и включающая программно-технические средства, используемые для создания, обработки, хранения, передачи и защиты электронных документов». Это определение содержится в подп.5¹.1 п.5 Указа Президента Республики Беларусь от 08.11.2011 № 515 «О некоторых вопросах развития информационного общества в Республике Беларусь».

Термины «автоматизированная система электронного документооборота» (АСЭД) и СЭД употребляются в пп.13, 21 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.13 и 21 Правил № 20 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 116.

Понятие «системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота» применяется также в Инструкции по делопроизводству и Инструкции по работе с электронными документами.

Справочно Автоматизированная система документационного обеспечения управления - автоматизированная система, предназначенная для автоматизации документационного обеспечения управления в конкретной организации (учреждении) на основе системы электронного документооборота. Система электронного документооборота: • информационная система, реализованная на основе специализированного комплекса программно-технических средств, в том числе на основе облачного сервиса, обеспечивающая процессы создания, обращения и централизованного оперативного хранения, а также подтверждение подлинности и целостности электронных документов и (или) иных документов в электронном виде; • понятие, используемое как эквивалент автоматизированной системы документационного обеспечения управления (п.153 Терминологического словаря «Электронный документооборот: термины и определения», утвержденного приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.10.2015 № 39).

Таким образом, термины АС ДОУ и СЭД не противоречат друг другу и могут использоваться как эквивалентные. При этом термин АС ДОУ имеет более широкое значение, чем СЭД, поскольку включает в себя не только специальное программное обеспечение (СЭД), но и службу документационного обеспечения управления, локальные правовые акты организации в сфере архивного дела и делопроизводства и т. д. Иными словами, СЭД является базой для создания АС ДОУ в конкретной организации.

21.08.2019

Дмитрий Варнашов, документовед