Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу

13.10.2021

ВОПРОС

В чьи обязанности входит переплет дел в учреждении образования при передаче их в архив: архивариуса или подразделений (отдел кадров, приемная, учебная часть, бухгалтерия и т. д.)?

ОТВЕТ

Подшивка дел, передаваемых в архив, должна быть осуществлена работниками подразделений, ответственными за делопроизводство, а переплетные работы должны осуществляться централизованно по решению руководителя.

Должностные обязанности архивариуса учебного заведения определены в выпуске 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех видов деятельности», утв. постановлением Минтруда от 30.12.1999 № 159.

Положения ЕКСД необходимо применять с учетом требований НПА по делопроизводству и архивному делу, в частности:

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюстом от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь;

• Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюстом от 24.05.2012 № 143.

На основании этих НПА можно выделить основные должностные обязанности архивариуса:

• участие в разработке номенклатуры дел организации, проверка правильности формирования и оформления дел при их передаче в архив организации;

• прием на хранение от структурных подразделений организации документов, законченных делопроизводством, подготовка сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

• организация учета поступивших на хранение в архив документов;

• создание научно-справочного аппарата к документам архива;

• участие в работе по экспертизе научной и практической ценности документов, подготовка актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;

• выполнение комплекса работ по обеспечению сохранности архивных документов;

• использование документов архива в части выдачи архивных справок и архивных копий по поступающим запросам;

• подготовка дел постоянного хранения к передаче в государственный архив (для организаций, являющихся источниками комплектования государственного архива).

Как видим, переплет дел при передаче их в архив учреждения образования в обязанности архивариуса не входит. А вот ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях учебного заведения (отдел кадров, приемная, учебная часть, бухгалтерия и т. д.) следует учитывать, что оформление дел, в том числе для передачи в архив организации, производится работниками структурных подразделений, в которых эти дела формируются.

При передаче дел в архив выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел устраняются работниками структурных подразделений (п.180 Инструкции № 4 и п.70 Правил № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) и гл.11 (пп.83-96) Правил № 143 исключены постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, а сами эти описи составляются в структурных подразделениях под методическим руководством архива организации (архивариуса) (пп.192, 194 и 204 Инструкции № 4 и п.86 Правил № 143).

Полное оформление передаваемых в архив организации дел предусматривает в том числе их подшивку или переплет (п.183 Инструкции № 4 и п.73 Правил № 143).

Так как дела оформляются в структурных подразделениях (учебная часть, отдел кадров, бухгалтерия и др.), в которых они были сформированы, то подшивка дел, передаваемых в архив учебного заведения, должна быть осуществлена работниками этих подразделений, то есть лицами, ответственными за делопроизводство.

Что касается переплета, то данный вид работы по оформлению дел не может быть выполнен самостоятельно ни силами работников структурных подразделений, ни силами работников архива. Поэтому руководитель учебного заведения должен принять решение о проведении переплетных работ централизованно, определить их сроки для всех структурных подразделений, дела которых подлежат передаче в архив.

Дополнительно по теме • Хранение документов в организации.