Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС (ООО «СИ»): В делопроизводстве организации в одно дело сформированы все документы, имеющие отношение к заработной плате, которые по отдельности имеют различные сроки хранения.

Следует ли разбивать данные документы по разным делам или можно объединить их в одно дело и установить максимальный срок хранения - 75 лет?

ОТВЕТ: Документы по начислению заработной платы работникам, имеющие разные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. Однако срок хранения может увеличить экспертная комиссия.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (часть вторая п.170 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Соответственно, документы по начислению заработной платы работникам, имеющие разные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. Однако экспертная комиссия организации имеет право увеличить срок хранения документов исходя из специфики деятельности организации и документов, образующихся в процессе ее деятельности (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, - по согласованию с соответствующим государственным архивом), что закреплено в п.56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143. При этом принятое решение должно быть закреплено в протоколе заседания экспертной комиссии организации.

23.12.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Завершение делопроизводственного года»