Материал помещен в архив

ВОПРОС: В делопроизводстве организации все исходящие письма формируются в одно дело.

Какой срок хранения следует установить этому делу - 3 года или 10 лет?

Аналогично объединяются в одно дело все документы, имеющие отношение к заработной плате, но данные документы по отдельности имеют различные сроки хранения.

Обязательно ли их разбивать по разным делам или можно объединить в одно и установить максимальный срок хранения - 75 лет?

ОТВЕТ: Требования к формированию дел установлены в главе 11 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела (п.170 Инструкции).

Дела с перепиской формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса (запрос-ответ) (п.172 Инструкции).

Аналогичные требования закреплены в Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5.

Следовательно, нормативные правовые акты Республики Беларусь не допускают объединения в одном деле документов, имеющих различные сроки хранения, в т.ч. не допускается формирование дел с перепиской по принципу «входящие - исходящие». Дела с перепиской должны формироваться по вопросно-логическому принципу, а тематическое содержание документов дела должно отражаться в его заголовке, формулируемом по правилам, установленным подп.165.2 п.165 Инструкции. При этом отдельно выделяется дело с перепиской по основной деятельности, для которого согласно ст.25 перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень-2001), устанавливается срок хранения «постоянно». Сроки хранения иных дел с перепиской устанавливаются на основании Перечня-2001, а также Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82, и, как правило, не превышают 10 лет.

Аналогичные требования содержатся в законодательстве и для формирования дел с документами по начислению заработной платы. Например, лицевые счета работников должны формироваться в самостоятельные дела и систематизироваться по алфавиту фамилий (п.172 Инструкции). Срок хранения такого дела - 75 лет (ст.473 Перечня-2001). Отдельно от них должны формироваться расчетно-платежные ведомости по заработной плате, срок хранения которых 3 года (ст.464 Перечня-2001).

15.06.2011 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: С 22 января 2012 г. в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденную постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, на основании постановления Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 внесены изменения и дополнения.

С 10 августа 2012 г. постановления Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» и Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановления Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 утратили силу.

С 14 августа 2012 г. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5, на основании постановления Минюста РБ от 14.08.2012 № 249 утратили силу.