Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В делопроизводстве организации все исходящие письма формируются в одно дело.

Какой срок хранения следует установить этому делу - 3 года или 10 лет?

ОТВЕТ: Правильно будет формировать в одно дело с перепиской и входящие, и исходящие письма по определенному вопросу.

Дела с перепиской формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - документ-ответ (часть девятая п.172 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.9 п.172 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

Аналогичный принцип формирования дел с перепиской закреплен и в части десятой п.46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.6 (пп.42-46) Правил работы архивов исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Соответственно, в одно дело с перепиской формируются и входящие, и исходящие письма по определенному вопросу. В организации, как правило, заводят два дела с перепиской:

1) «Переписка по основной деятельности»;

2) «Переписка по административно-хозяйственным вопросам».

В зависимости от того, является ли организация источником комплектования государственного архива и какую имеет форму собственности, указанные дела обладают следующими сроками хранения в соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 115 внесены изменения в Перечень № 140. Комментарий см. здесь.

14.02.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела