Материал помещен в архив

ВОПРОС: В должностных инструкциях ни у одного из сотрудников организации не предусмотрено обязанности работ по ведению электронной почты. В связи с этим работнику (вначале инженеру-программисту, затем - секретарю), выполнявшему данную работу, производилась доплата за ведение электронной почты в размере 20 % должностного оклада.

Позднее доплата была отменена, поскольку в должностной инструкции секретарю имеется пункт следующего содержания: «Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию и обеспечивает отправление документации».

Правомерно ли относить ведение электронной почты к обязанностям по рассмотрению и отправлению корреспонденции? Входит ли в обязанности секретаря ведение электронной почты?

ОТВЕТ: При решении вопроса о должностных обязанностях секретаря следует руководствоваться положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), том 1 «Общие положения», выпуск 1 «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики».

В данном томе ЕКСД содержится квалификационная характеристика должности «секретарь приемной руководителя», согласно которой в должностные обязанности секретаря входят передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограмм, своевременное доведение до сведения руководителя информации, полученной по каналам связи. Так как электронная почта является одним из каналов связи, то, по нашему мнению, в должностную инструкцию секретаря приемной руководителя может быть включен пункт, обязывающий его вести электронную почту.

Конкретные должностные обязанности секретаря приемной руководителя, в т.ч. по ведению электронной почты, должны определяться на основании заключенного трудового договора (контракта) и должностной инструкции с учетом требований ЕКСД. Вместе с тем соответствующие обязанности могут быть возложены на службу документационного обеспечения управления (канцелярию, общий отдел и т.п.) или иное структурное подразделение (работника) организации. Если функции службы документационного обеспечения управления выполняет секретарь приемной руководителя, то ведение электронной почты в организации логично возложить именно на это должностное лицо.

Вопрос об установлении доплат работникам организации должен решаться с учетом требований ст.67 Трудового кодекса РБ, согласно которой доплаты производятся за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. При этом доплаты производятся работникам, выполняющим у одного и того же нанимателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены). Таким образом, согласно ст.67 названного Кодекса и квалификационной характеристике должности по ЕКСД доплата секретарю приемной руководителя за ведение электронной почты может быть установлена в том случае, если выполнение соответствующей работы входит в обязанности иного должностного лица, либо это лицо временно отсутствует (болезнь, командировка, отпуск и т.п.), либо в силу каких-то причин соответствующая должность остается вакантной.

30.09.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 1 апреля 2009 г. в выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), утвержденный постановлением Минтруда РБ от 30.12.1999 № 159, на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 24.02.2009 № 29 внесены дополнения и изменения.