Материал помещен в архив

ВОПРОС: В Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, сказано, что при переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

Значит ли это, что если такого решения не было и в должностной инструкции сотрудника не закреплено, что в случае его увольнения должен быть составлен акт приема-передачи дел, то акт приема-передачи может не составляться?

ОТВЕТ: Да, может не составляться, но только если есть обходной лист.

Действительно, в части пятой п.7 вышеназванной Инструкции установлено, что при переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел. Исходя из данной нормы можно сделать вывод о том, что если подобного решения не было, то и акт приема-передачи дел не составляется. Однако, как показывает практика, перед тем, как кадровая служба выдаст увольняющемуся работнику трудовую книжку, он обязан представить в отдел кадров обходной лист с необходимыми подписями, который составляется с целью контроля, потому что за работником могут числиться неисполненные документы, полученные из архива дела, материальные ценности. Даже если не составляется акт приема-передачи документов и дел, работник при увольнении должен навести порядок в своих делах. Если за ним числятся какие-либо материальные ценности, то по накладной необходимо оформить внутреннее перемещение этих ценностей на другого работника, который является правопреемником или назначается решением руководителя подразделения.

Документы исполненные закрываются в канцелярии, а неисполненные переписываются также по решению руководителя на другого работника.

Не должно быть такой ситуации, когда работник уволился, а за ним числится неисполненный документ, который после его ухода никто не может найти. В этом случае обходной лист будет выполнять функцию акта приема-передачи документов и дел.

08.04.2013

Галина Кудрякова, архивист