Материал помещен в архив

ВОПРОС: В какой годовой раздел описи дел - в раздел описи по году заведения и утверждения либо по году, когда документ утратил силу, - должны быть включены следующие документы:

• положения о структурных подразделениях;

• инструкции по делопроизводству;

• инструкции по охране труда;

• должностные инструкции работникам?

ОТВЕТ: Перечисленные документы имеют разные сроки хранения.

Положения о структурных подразделениях в организациях - источниках комплектования государственных архивов (далее - Список № 1) и в негосударственных организациях хранятся постоянно, в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов (далее - Список № 2), - 10 лет при условии замены новыми.

Инструкции по делопроизводству и по охране труда в организациях Списка № 1 и негосударственных организациях по месту разработки (утверждения) также хранятся постоянно, в организациях Списка № 2 при тех же условиях срок хранения составляет «до замены новыми».

Должностные инструкции работникам во всех организациях хранятся 50 лет после замены новыми.

Соблюдение всех условий, содержащихся в графе 5 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140, необходимо при проведении экспертизы ценности названных документов.

При формировании дел и включении таких документов, как положения о структурных подразделениях, инструкции по делопроизводству, инструкции по охране труда, в сдаточные или сводные описи дел необходимо, по мнению автора, взять за основу дату утверждения документа.

Срок хранения должностных инструкций работникам исчисляется после их замены новыми инструкциями, поэтому формировать такие документы в дела логично по году, когда документ утратил силу. В связи с этим и включать такие дела в годовой раздел описи необходимо по году, когда документ утратил силу.

Аналогично следует поступать при формировании и включении в опись по личному составу личных дел и личных карточек уволенных работников. На обложке дел с должностными инструкциями работникам указывается дата начала заведения дела и дата его окончания, т.е. дата замены должностной инструкции.

К сожалению, нормативные документы по архивному делу и делопроизводству не содержат прямого ответа на поставленный вопрос. В связи с этим работнику следует поступать целесообразно конкретной ситуации. В подобных случаях, когда на возникший вопрос нет ответа в законодательстве, принцип целесообразности является критерием истины.

24.01.2013

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь