Материал помещен в архив

ВОПРОС: В какой последовательности должны указываться должность, фамилия, инициалы исполнителя в распорядительной части приказа?

Каким нормативным документом Республики Беларусь регламентируется данный порядок?

ОТВЕТ: Вопрос расположения инициалов и фамилии в официальных документах достаточно сложный, ответ на него напрямую не зафиксирован в нормативных правовых актах Республики Беларусь.

Единственное правило, которое можно извлечь из образцов оформления этих элементов в нормативных и методических документах по делопроизводству, заключается в том, что в реквизите «Подпись», а также в иных реквизитах, содержащих личную подпись должностного лица (виза, гриф утверждения и др.), вначале всегда указываются инициалы, а затем - фамилия. В реквизите «Адресат» наоборот: первой указывается фамилия, а затем инициалы. Вместе с тем установленный порядок имеет четкую логику, которой следует руководствоваться и в других ситуациях при определении места расположения инициалов и фамилии в документах, в том числе в тексте.

Смысл данного правила в том, что если в тексте документа перед фамилией и инициалами должностного лица (работника) указывается слово «господин» («товарищ»), то вначале пишется фамилия, а затем - инициалы (независимо от того, указана ли при этом должность).

Пример Начальнику отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей г-ну Рыбакову А.Е. подготовить…

Если обращение «господин» («товарищ») отсутствует, то вначале указываются инициалы, а затем - фамилия.

Пример Начальнику отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей А.Е.Рыбакову подготовить…

При этом следует помнить, что в настоящее время форма обращения «господин» («товарищ») в официальных документах, как правило, опускается. Наиболее четко данная ситуация прослеживается в оформлении реквизита «Адресат», в котором фамилия всегда пишется впереди инициалов, а форма обращения («господину», «товарищу») присутствует незримо. В связи с этим и в текстах официальных документов может быть использован вариант, при котором фамилия указывается перед инициалами, что означает «незримое» присутствие сокращения «господин» или «товарищ»: «Начальнику отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Рыбакову А.Е. подготовить…».

Употребление (зримое или незримое) в официальных документах соответствующих обращений, когда в тексте указывается должность работника, является излишним, поэтому при оформлении распорядительной части приказа в тех случаях, когда указывается должность, логично вначале указывать инициалы, а затем фамилию.

Если должность в тексте не указана (например, в протоколе при перечислении присутствовавших на заседании), то логично вначале указывать фамилии, а затем инициалы. Вместе с тем с учетом изложенного не будет ошибкой применение и обратного порядка расположения инициалов и фамилии.

Иные правила установлены для оформления приказов по личному составу. В текстах таких приказов вначале всегда указывается фамилия работника (пишется прописными буквами), а имя и отчество указываются полностью.

09.11.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела