Материал помещен в архив

Дмитрий Варнашов
специалист по управлению документами, магистр управления, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

08.09.2021

ВОПРОС

В каком деле необходимо хранить уведомление о получении почтового отправления (трудовой книжки); уведомление о получении почтового отправления (уведомления о необходимости явиться за получением трудовой книжки или дать письменное согласие на отправление ее по почте)?

ОТВЕТ

Кадровая служба решает самостоятельно.

Нормы перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140, обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов (примечание 2 к Перечню № 140).

Срок хранения уведомлений о получении почтового отправления напрямую Перечнем № 140 не установлен.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп.39.4 п.39 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

При установлении сроков хранения, а также места хранения уведомлений о получении почтового отправления необходимо учитывать сроки обращения за разрешением трудовых споров.

Так, работники могут обращаться в комиссию по трудовым спорам или в установленных законодательными актами случаях в суд в трехмесячный срок со дня, когда они узнали или должны были узнать о нарушении своего права, а по делам об увольнении - в суд в месячный срок со дня вручения копии приказа об увольнении или со дня выдачи трудовой книжки с записью об основании прекращения трудового договора либо со дня отказа в выдаче или получении указанных документов. При пропуске по уважительным причинам сроков, установленных ст.242 ТК, они могут быть восстановлены соответственно комиссией по трудовым спорам или судом (ч.1 и 4 ст.242 ТК).

Учитывая характер информации, содержащейся в уведомлениях о получении почтового отправления, а также принимая во внимание сроки обращения за разрешением трудовых споров, для них целесообразно установить временный (до 10 лет) срок хранения. Например: 1 год; до минования надобности и др.

В личное дело не включаются документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (п.9 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2).

Инструкция № 2 не установила среди перечня документов, подлежащих включению в состав личного дела, уведомления о получении почтового отправления. Таким образом, указанные уведомления не могут храниться в личном деле работника.

Возможны следующие варианты хранения подобных уведомлений:

1) в деле с перепиской по кадровым вопросам;

2) деле с документами, послужившими основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшими в состав личных дел;

3) отдельном деле с уведомлениями о получении почтовых отправлений (если в деятельности кадровой службы образуется большое количество таких уведомлений в течение делопроизводственного (календарного) года);

4) книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (в конверте, прикрепленном к обложке указанной книги).

Вопрос места хранения уведомлений о получении почтового отправления (трудовой книжки и уведомления о необходимости явиться за получением трудовой книжки или дать письменное согласие на отправление ее по почте) кадровая служба решает самостоятельно.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.