Материал помещен в архив

ВОПРОС: В каком порядке необходимо располагать документы в личном деле работника при передаче в архив?

ОТВЕТ: При формировании личного дела документы включаются в него в последовательности, установленной п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция):

1) внутренняя опись документов личного дела;

2) дополнение к личному листку по учету кадров;

3) личный листок по учету кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

6) заявление о приеме на работу;

7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Пункты 7 и 8 Инструкции устанавливают перечень документов, которые в случае их наличия также необходимо включить в личное дело, однако последовательность их расположения не установлена. Такими документами могут быть:

• декларация о доходах и имуществе;

• обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции;

• контракт (государственных служащих);

• справка-объективка;

• анкета;

• копия (выписка) протокола заседания ученого совета;

• копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива;

• копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

• договор о материальной ответственности;

• направление на работу;

• трудовой договор (контракт) с работником.

Целесообразно перечисленные документы помещать в указанном порядке, однако в личное дело могут быть включены и другие документы, например, обязательство работника о неразглашении коммерческой тайны. В этом случае работники кадровой службы самостоятельно принимают решение о порядке размещения таких документов в личном деле.

Обратите внимание! Декларации о доходах и имуществе, а также прилагаемые к ним документы хранятся в отдельной папке, являющейся неотъемлемой частью личного дела обязанного лица, в порядке и сроки, установленные законодательством для хранения личных дел, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь (п.14 Положения о порядке проверки и хранения деклараций о доходах и имуществе, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.01.2016 № 19, далее - Положение № 19).

Целесообразность хранения деклараций о доходах и имуществе в отдельной папке обусловлена соблюдением требований:

1) п.638 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, согласно которому декларации о доходах и имуществе хранятся в организациях, в отличие от личных дел, которые могут передаваться на хранение в государственный архив.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.673 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь;

2) п.15 Положения № 19 - информация о доходах и имуществе обязанных лиц является служебной тайной и в соответствии с законодательством не подлежит разглашению, кроме случаев, предусмотренных актами законодательства.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 марта 2022 г. п.15 Положения № 19 исключен постановлением Совмина от 25.03.2022 № 169.

Таким образом, хранение деклараций о доходах и имуществе в отдельной папке позволяет не передавать их на хранение в государственный архив и ограничить доступ к ним в случае выдачи личного дела во временное пользование.

В процессе ведения личного дела в него включаются такие документы, как характеристики и аттестационные листы, списки научных трудов и изобретений, заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника, копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и др. Все документы, включаемые в личное дело после издания приказа о приеме на работу (назначении на должность), располагаются в хронологической последовательности (п.8 Инструкции). Следовательно, последними документами в личном деле будут заявление об увольнении и копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) об увольнении.

19.11.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела