Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В ходе аудиторской проверки, проводившейся с целью подтверждения достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, указано, что в организации не соблюдается порядок оформления дел с бухгалтерскими документами, подготавливаемыми для дальнейшего хранения: документы подшивались в скоросшиватели по мере совершения операций с оформлением обложки дела.

Как правильно должны быть оформлены дела с бухгалтерскими документами?

ОТВЕТ: Порядок оформления зависит от вида документов и сроков их хранения.

Все заводимые дела подлежат частичному оформлению, которое предполагает оформление обложки дела с указанием следующих реквизитов:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации, структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• срок хранения дела.

Но в отношении бухгалтерских документов установлены особые требования.

Статья 18 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» устанавливает требования к хранению документов бухгалтерского учета и отчетности:

1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь.

2. При хранении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа.

3. Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности.

Справочно В СССР издано Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105, согласно подп.6.4 п.6 которого обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами подбираются в хронологическом порядке и переплетаются.

Первичные учетные документы брошюруются в бухгалтерии по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц (п.26 Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации, утвержденной постановлением Минфина РБ от 08.02.2005 № 15, далее - Инструкция № 15).

По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами подбираются в хронологическом порядке и брошюруются. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за 2-3 месяца и более в одну папку. На обложке надписываются:

наименование организации;

название и порядковый номер папки (дела);

отчетный период - год и месяц;

начальный и последний номера мемориальных ордеров;

количество листов в деле (п.25 Инструкции № 15).

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению. К такой категории документов относятся, например, бухгалтерская отчетность организации за год, лицевые счета работников.

Полное оформление дела предполагает:

• систематизацию документов дела;

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов в деле;

• составление внутренней описи документов дела в предусмотренных случаях;

• составление листа-заверителя дела;

• оформление обложки дела (п.183 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

При полном оформлении на обложке дела указываются следующие реквизиты:

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

индекс дела по номенклатуре дел, номер тома (части) дела (если дело состоит из нескольких томов (частей));

заголовок дела;

дата (крайние даты) дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр.

19.03.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела