Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: В ходе аудиторской проверки, проводившейся с целью подтверждения достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, указано, что в организации не соблюдается порядок оформления дел с бухгалтерскими документами, подготавливаемыми для дальнейшего хранения: документы подшивались в скоросшиватели по мере совершения операций с оформлением обложки дела.

Как правильно оформлять дела с бухгалтерскими документами?

ОТВЕТ: Порядок оформления зависит от вида документов и сроков их хранения.

Все заводимые дела подлежат частичному оформлению, которое предполагает оформление обложки дела с указанием следующих реквизитов:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации, структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• срок хранения дела (пп.181, 182 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Но в отношении бухгалтерских документов установлены особые требования.

Требования к хранению документов бухгалтерского учета и отчетности:

1) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность, другие документы, связанные с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, в течение сроков, установленных законодательством Республики Беларусь;

2) при хранении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности, должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа;

3) руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности, других документов, связанных с ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности (ст.18 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Справочно В СССР было издано Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством финансов СССР 29.07.1983 № 105, согласно подп.6.4 п.6 которого обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами подбираются в хронологическом порядке и переплетаются.

Первичные учетные документы брошюруются в бухгалтерии по участкам учета в хронологическом порядке по номерам пачек за месяц (часть вторая п.26 Инструкции о порядке организации бухгалтерского учета бюджетными организациями и централизованными бухгалтериями, обслуживающими бюджетные организации, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.02.2005 № 15).

По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним документами подбираются в хронологическом порядке и брошюруются. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за 2-3 месяца и более в одну папку. На обложке надписываются:

• наименование организации;

• название и порядковый номер папки (дела);

• отчетный период - год и месяц;

• начальный и последний номера мемориальных ордеров;

• количество листов в деле (п.25 названной Инструкции).

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, после их завершения делопроизводством подлежат полному оформлению. К такой категории документов относятся, например, бухгалтерская отчетность организации за год, лицевые счета работников.

Полное оформление дела предполагает:

• систематизацию документов дела;

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов в деле;

• составление внутренней описи документов дела в предусмотренных случаях;

• составление листа-заверителя дела;

• оформление обложки дела (п.183 Инструкции по делопроизводству).

При полном оформлении на обложке дела указываются следующие реквизиты:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел, номер тома (части) дела (если дело состоит из нескольких томов (частей));

• заголовок дела;

• дата (крайние даты) дела;

• количество листов в деле;

• срок хранения дела;

• архивный шифр.

26.03.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела