Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
ВОПРОС: В номенклатуре дел какого структурного подразделения организации должны находиться книга замечаний и предложений и документы по обращениям граждан и юридических лиц?
ОТВЕТ: В номенклатуре дел заголовки дел с документами по обращениям граждан и юридических лиц включаются в раздел службы документационного обеспечения управления или иного структурного подразделения, на работников которого возложена ответственность за ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц.
Книга замечаний и предложений может быть указана под отдельным индексом в разделе, содержащем заголовки дел, структурного подразделения, в котором работает работник, ответственный за ведение и хранение книги замечаний и предложений.
Порядок и место хранения книги замечаний и предложений, а также документов по обращениям граждан и юридических лиц определяется организацией с учетом требований таких нормативных правовых актов, как:
• Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц»;
• Положение о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285;
• Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 (далее - Положение № 1786).
Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется централизованно. При этом делопроизводство по обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям граждан, поданным в письменной, устной или электронной форме (например, по почте) (п.4 Положения № 1786).
Делопроизводство по обращениям юридических лиц может вестись децентрализованно.
При необходимости можно выделить в номенклатуре дел организации отдельный раздел «Работа с обращениями граждан и юридических лиц», в котором отразить заголовки всех дел, содержащих документы по обращениям граждан и юридических лиц, а также соответствующие регистрационно-контрольные формы и книгу замечаний и предложений, даже если они ведутся в разных структурных подразделениях. При таком варианте в графе «Примечание» напротив каждого дела в этом разделе номенклатуры дел целесообразно указать сведения о подразделении, в котором ведется соответствующее дело (книга, журнал), и должностном лице, ответственном за его ведение.
Фрагмент номенклатуры дел организации с документами по обращениям граждан и юридических лиц
| Индекс дела (тома, части) | Название раздела, заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов по перечню* | Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
... |
||||
| 11. Работа с обращениями граждан и юридических лиц | ||||
|
1-1 |
Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением |
5 лет ЭПК п.76 |
В случае неоднократного обращения - 5 лет ЭПК с даты последнего обращения. Предложения по улучшению деятельности организации, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества - постоянно | |
|
11-2 |
Документы о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (докладные записки, справки, сводки и др.) |
Постоянно п.77.1 |
||
|
11-3 |
Книга замечаний и предложений |
5 лет п.80 |
После окончания ведения и передачи в архив организации | |
|
11-4 |
Документы о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информации, переписка и др.) |
5 лет п.81 |
После окончания ведения и передачи в архив организации книги замечаний и предложений | |
|
11-5 |
Документы о состоянии работы по рассмотрению замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (справки, сводки, переписка и др.) по месту составления |
Постоянно п.82.1 |
||
|
11-6 |
Регистрационно-контрольные карточки регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц |
5 лет п.78 |
* Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 115 внесены изменения в Перечень № 140. Комментарий см. здесь. |
26.02.2019
Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела