Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации была разработана и утверждена сводная номенклатура дел. Дело с приказами директора предприятия по основной деятельности имеет индекс «01-04».

Как организовать регистрацию приказов по основной деятельности: с включением в состав регистрационного индекса - индекса дела по номенклатуре дел или без него?

ОТВЕТ

Индекс дела по номенклатуре дел не включается в состав регистрационных индексов приказов по основной деятельности.

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и тому подобным, а также другими поисковыми признаками (подп.139.11 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.139.11 п.139 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113: «при регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности, а также другими поисковыми признаками». Комментарии см. здесь.

Регистрация распорядительных документов (к которым относятся приказы) и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов.

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др. (подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству).

Регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года (часть первая подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, в состав регистрационных индексов приказов директора предприятия по основной деятельности не включается индекс дела с указанными приказами по номенклатуре дел. Например, 1, 2, 3 и др.

На практике в состав регистрационных индексов приказов по основной деятельности часто включают буквенное обозначение «-од» (например, «25-од»). Это распространено в организациях, где разграничены приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам (последние имеют буквенное обозначение «-ах» или «-ахв»). Добавление литеры «-од» в состав регистрационного индекса приказа по основной деятельности не предусматривается нормой части первой подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству.

13.01.2021

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела