Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации документы создаются и подписываются на бумажных носителях. По СМДО отправляются электронные копии документов на бумажных носителях, подписанные ЭЦП.

Нужно ли на оригиналах документов на бумажных носителях, остающихся в организации, делать отметку об отправке по СМДО электронной копии?

ОТВЕТ

Да, нужно.

Отметка об отправке (штамп отправки) электронной копии документа на бумажном носителе по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота проставляется на исходящем документе на бумажном носителе, остающемся в организации, только после его фактической отправки по электронной почте (подп.141.9² п.141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.04.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

Справочно Система межведомственного электронного документооборота государственных органов обеспечивает межведомственное информационное взаимодействие государственных органов на основе унифицированных информационных технологий, форматов и протоколов обмена данных, правил и процедур их совершения (п.2 Инструкции о порядке взаимодействия ведомственных систем электронного документооборота с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов, утвержденной приказом Оперативно-аналитического центра при Президенте Республики Беларусь от 27.05.2013 № 33).

Таким образом, если по СМДО (или электронной почте) отправляются электронные копии документов на бумажных носителях, на исходящих документах, остающихся в организации, проставляется отметка об отправке (штамп отправки).

Пример Отправлено по СМДО или Отправлено по электронной почте Отправлено по э-почте

Указанная отметка может проставляться как собственноручно, так и с использованием соответствующего штампа.

Стоит отметить, что Инструкция № 4 не определяет конкретное место на документе, где должен проставляться штамп об отправке (штамп отправки) документа по СМДО (электронной почте).

Исходя из целевого назначения данного штампа, а также анализа норм Инструкции № 4 можно прийти к выводу, что данный штамп целесообразно проставлять по аналогии с реквизитами «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» и «Отметка о переносе данных на машинный носитель».

Так, отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа (часть вторая п.66 Инструкции № 4).

В свою очередь, реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается в центре нижнего поля первого листа документа (часть вторая п.66¹ Инструкции № 4).

13.03.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела