Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

15.11.2021

ВОПРОС

В организации есть журнал регистрации заявлений по номенклатуре 05-15. В номенклатуре имеется пункт: «Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления)» - 05-05.

Все заявления, которые поступают от работников, должны регистрироваться в журнале регистрации заявлений без учета: войдут они в личные дела либо нет. Присваивается ли при этом индекс 05-05/01 и т. д.?

ОТВЕТ

Все заявления должны быть зарегистрированы в журнале регистрации. Порядковый номер может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, в которое будет помещено заявление.

Регистрационный индекс информационно-справочных документов (к которым относится заявление) состоит из порядкового регистрационного номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ (подп.142.6 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

То есть регистрационный индекс 05-05/1 правильный для заявлений, помещаемых в дело «Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления)».

Заявления, которые будут помещены в личное дело, должны иметь номер личного дела. Индексом личного дела является порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел, например 315/2 (ч.3 п.166 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.166 Правил № 143 в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118.

В связи со сложностью поиска индекса дела каждого личного дела можно при регистрации в регистрационном индексе указывать только порядковый номер, без индекса дела, например 1.

Индекс журнала в регистрационный индекс не включается.

Дополнительно по теме • Организация работы с документами.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.