Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел. В структурные подразделения передаются заверенные в установленном порядке выписки из номенклатуры дел.

Можно ли оформлять выписки из номенклатуры дел не на бумажном носителе, а в электронном виде?

ОТВЕТ

Да, можно.

После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п.157 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Срок хранения выписки из номенклатуры дел организации - 3 года (п.94 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.114 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в Перечне согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (часть третья п.236 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.236 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Выписки из номенклатуры дел организации включены в п.26 приложения 20 к Инструкции по делопроизводству.

Таким образом, Инструкция по делопроизводству предусматривает возможность оформления и хранения выписок из номенклатуры дел организации в электронном виде (в виде документа в электронном виде).

В графе 5 «Примечание» номенклатуры дел проставляется отметка в том числе об электронных делах, содержащих документы в электронном виде (ЭД) (подп.165.5 п.165 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, выписка из номенклатуры дел, оформленная в виде документа в электронном виде, в номенклатуре дел будет выглядеть следующим образом:

18.01.2021

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела