Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации ежегодно составляется номенклатура дел. Общий объем документа более 200 листов.

Можно ли в целях экономии бумаги номенклатуру дел организации печатать с использованием двухсторонней печати?

ОТВЕТ

Нельзя.

Документы со сроком хранения до 3 лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа (часть четвертая п.91 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

Срок хранения номенклатуры дел составляет:

• постоянно - в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей;

• 10 лет - в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов (п.93.1 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.113.1 п.113 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Таким образом, сводную номенклатуру дел не допускается печатать на двух сторонах листа во всех организациях.

Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее - сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения. После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (пп.152, 157 Инструкции № 4).

Срок хранения номенклатур дел структурных подразделений (общественных организаций, коллегиальных органов) организаций составляет 1 год (после утверждения номенклатуры дел организации) (п.93.2 Перечня).

Срок хранения выписок из номенклатуры дел составляет 3 года во всех организациях (п.94 Перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.113.2 п.113 и п.114 Перечня в ред. постановления № 115. Комментарий см. здесь.

Соответственно, номенклатуры дел структурных подразделений (общественных организаций, коллегиальных органов) организаций, а также выписки из номенклатуры дел можно печатать на двух сторонах листа.

Справочно Номенклатуры дел структурных подразделений (общественных организаций, коллегиальных органов) организаций, а также выписки из номенклатур дел организаций разрешается хранить в электронном виде (пп.25-26 приложения 20 к Инструкции № 4).

19.06.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела