Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

21.10.2021

ВОПРОС

В организации ежегодно ведется дело с актами приема-передачи исключительного имущественного права на произведение к авторским договорам (срок хранения 75 лет). Работники бухгалтерии формируют документы в дело того месяца и года, в которых по ним было начислено авторское вознаграждение (не по датам документов в пределах делопроизводственного года), объясняя тем, что так удобнее и правильнее искать документ. Например, если по акту от декабря 2019 г. вознаграждение начислено в январе 2020 г., то этот акт подшивается в январь 2020 г. Таким способом сформированные дела включаются в годовые описи дел и передаются в архив организации - акты за декабрь 2019 г. включаются в опись дел за 2020 год.

Допускается ли такой порядок формирования дела? Как включать эти дела в описи при сдаче документов в архив организации?

ОТВЕТ

Не допускается. Документы должны быть систематизированы по хронологическому (по датам актов) или алфавитному (по алфавиту фамилий авторов) принципам.

Вышеописанный подход к формированию дел нарушает принцип централизации учета документов в архиве, который предполагает, что все учетные документы архива должны быть сосредоточены в специализированном подразделении архива или у специально назначенного лица, ответственного за ведение этого учета (ч.2 п.206 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

При формировании дел по дате начисления авторского вознаграждения для поиска необходимого документа необходима не только дата акта, но и дата начисления, сведения о которой содержатся только в бухгалтерии. Учет документов в архиве организации должен быть организован таким образом, чтобы без дополнительного поиска информации (сведений о дате начисления) можно было найти необходимый документ.

Также формирование дел по дате начисления вознаграждений не позволяет включить в годовой раздел сводной описи дел заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Соответственно, при подготовке дел с актами приема-передачи исключительного имущественного права на произведение к авторским договорам к передаче в архив организации документы в них должны быть систематизированы по хронологическому (по датам актов) или алфавитному (по алфавиту фамилий авторов) принципам.

Дополнительно по теме • Организация работы с документами.