Материал помещен в архив

ВОПРОС: В организации имеется отдельная категория работников, которым законодательством предоставлено право от своего имени осуществлять письменные запросы о представлении информации в различные организации.

Каким образом необходимо оформлять письма-запросы в таком случае, так как размещение их на бланках для письма невозможно? Кроме того, простое письмо, только с подписью сотрудника, может вызвать сомнения в подлинности адресанта.

ОТВЕТ: Действительно, в ряде случаев право издания (подписания) документов должностными лицами закрепляется в актах законодательства РБ. Например, ст.6 Закона РБ от 23.07.2008 № 424-З «О Совете Министров Республики Беларусь» установлено, что Премьер-министр РБ подписывает постановления Совета Министров РБ, международные договоры.

Однако большинство организаций при решении данного вопроса руководствуется нормами п.15 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), согласно которой право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам, иных локальных правовых актах.

К числу локальных правовых актов, в которых закрепляются соответствующие права, относятся:

• организационные документы - устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции работникам, табель форм документов организации, инструкция по делопроизводству в организации и др.;

• распорядительные документы - приказ руководителя организации, постановление, решение коллегиального органа управления;

• договорные документы - трудовой и коллективный договоры, контракт.

Соответствующие права могут отражаться и в иных локальных правовых актах, регламентирующих вопросы документирования отдельных участков деятельности организации (положении о коллегиальном органе, инструкции о ведении делопроизводства по обращениям граждан, положении об учетной политике, положении о премировании и др.).

При оформлении письма независимо от того, каким уполномоченным должностным лицом оно подписано, следует руководствоваться требованиями пп.133-137 Инструкции по делопроизводству. При этом необходимо учитывать, что согласно нормам части первой п.19 Инструкции по делопроизводству исходящее от организации письмо должно быть оформлено на бланке для письма, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Утверждение о том, что письмо за подписью работника организации, не являющегося ее руководителем, не допускается оформлять на бланке для письма организации, безосновательно.

Реквизит «Подпись» в письме должен быть оформлен в соответствии с требованиями п.57 Инструкции по делопроизводству. Следует отметить, что в реквизите «Подпись» указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

03.09.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела