Материал помещен в архив

ВОПРОС

В организации издаются совместные распорядительные документы директора и первичной профсоюзной организации в форме решения. Таких документов ежегодно образуется незначительное количество (от 3 до 5).

Нужно ли включать в номенклатуру дел отдельное дело с такими решениями?

ОТВЕТ

Нужно.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ (п.11 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.11 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

Дело - это документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку (подп.3.2.35 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18)).

Таким образом, дело может состоять и из одного документа.

Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации и каждого структурного подразделения (п.152 Инструкции по делопроизводству). Поэтому вне зависимости от количества издаваемых совместно руководителем организации и первичной профсоюзной организацией решений в номенклатуру дел организации необходимо включить соответствующее дело.

Пример   Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню* Примечание 1 2 3 4 5   1. Руководство       ...         1-10 Совместные решения директора предприятия и первичной профсоюзной организации   Постоянно п.9.1   ...           * Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.9.1 п.9 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

11.11.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела